如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考

任臣智

(山西省孝義市西辛莊鎮(zhèn)辦公室，山西　孝義　032300)

由于時(shí)代的不斷進(jìn)步與科技的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)已經(jīng)被大眾化，并應(yīng)用于社會(huì)各方面的領(lǐng)域。傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式已經(jīng)不能適用于現(xiàn)在的社會(huì)，也滿足不了社會(huì)發(fā)展的需求，同時(shí)辦公室檔案管理工作也存在很多問題。為了做到與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，必須提高檔案管理工作的效率，使之與先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)綜合運(yùn)用，從而完善辦公室檔案管理工作。針對(duì)各項(xiàng)工作的運(yùn)行特點(diǎn)，我們要不斷的優(yōu)化創(chuàng)新，積極出臺(tái)更好的策略。保持檔案的秩序性和完整性是辦公室檔案管理工作的主要目的，更好的讓使用者提高工作效率。

一、辦公室檔案管理的問題

(一)淡薄的管理意識(shí)

目前，我國(guó)從事辦公室檔案管理的工作人員有一大部分人的管理意識(shí)很淡薄，而一些檔案管理的工作人員群體是來兼職的，兼職的檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不高也會(huì)導(dǎo)致檔案管理的工作效率和工作水平低，并且在完善檔案管理工作的道路上也會(huì)產(chǎn)生影響，導(dǎo)致檔案管理模式更加落后于社會(huì)。時(shí)代的改變，也意味著舊的辦公室檔案管理方式要進(jìn)行改革換新，也就是利用網(wǎng)絡(luò)信息化推動(dòng)辦公室檔案管理工作的效率。

(二)有限的專業(yè)水平

首先，管理人員和檔案的管理越來越跟不上時(shí)代的發(fā)展。原因是管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)和專業(yè)素質(zhì)，那么首當(dāng)其沖的任務(wù)是提高管理檔案人員的素質(zhì)和普及專業(yè)知識(shí)[1]。其次，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理方式已經(jīng)無法滿足社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)信息化充分運(yùn)用在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域中，檔案管理也應(yīng)該信息化和數(shù)據(jù)化，這就對(duì)管理工作人員的素質(zhì)有著一定的要求，高素質(zhì)的員工可以幫助檔案管理與網(wǎng)絡(luò)信息更好的融合，并且大幅度提升檔案管路工作的監(jiān)管，也有利于在該領(lǐng)域中可以有更好的表現(xiàn)。

(三)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息化不足

辦公室檔案管理人員如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的工作方式，那么必定會(huì)跟不上檔案管理發(fā)展的步伐。由于很多地方在檔案管理工作中的制度不夠完善，形成紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)化檔案兩種檔案的現(xiàn)象。而且如今的檔案管理模式不夠?qū)I(yè)化，暫時(shí)停留在初步階段，會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作不能保存之類的問題。

二、針對(duì)辦公室檔案管理提高工作效率的措施

(一)辦公室檔案管理制度的完善

單位的工作效率是會(huì)受到辦公室檔案管理工作效率的直接影響，由此可見，提高辦公室檔案管理的工作效率是很重要的。單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該針對(duì)檔案管理構(gòu)建一個(gè)完整的方案，視檔案管理工作為中間力量，使檔案管理工作有序進(jìn)行。將檔案和文件共同管理在單獨(dú)的管理室，按照不同時(shí)期以及不同類別的檔案進(jìn)行管理放置，為了以后方便查找檔案同時(shí)要貼上標(biāo)簽。對(duì)于一些很重要的文件單獨(dú)存放在檔案室的安全地方，同時(shí)要對(duì)文件進(jìn)行加密處理，保證文件的安全性，當(dāng)然保密文件也會(huì)區(qū)分不同級(jí)別，并按時(shí)更新保密的期限，而對(duì)于有些文件已經(jīng)失去保密性的要做好記錄并整理好文件。所以，單位的檔案管理程序的完善必須要有兩個(gè)人互相督促和加強(qiáng)警惕，更好的推動(dòng)辦公室檔案管理工作的進(jìn)行。

(二)檔案管理意識(shí)的增強(qiáng)

單位雖然在不斷的完善檔案管理制度，但是對(duì)于檔案管理的意識(shí)非常淡薄，導(dǎo)致檔案管理的進(jìn)步空間比較小。所以單位還需完善檔案管理的管理意識(shí)，并且強(qiáng)化檔案管理人員的崗位責(zé)任制以及合理的規(guī)章制度，同時(shí)樹立正確的管理理念，推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)步，使檔案管理工作效率提高。

(三)檔案管理人員水平的提高

時(shí)代不斷的進(jìn)步，辦公室檔案管理人員要立足于社會(huì)發(fā)展就必須加強(qiáng)檔案管理的意識(shí)，單位可以組織檔案管理水平綜合素質(zhì)高的人員開展檔案管理人員的培訓(xùn)工作，在培訓(xùn)時(shí)互相交流管理經(jīng)驗(yàn)和提出意見，交流中提高檔案管理水平[2]。而辦公室檔案管理人員不僅要認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性以及復(fù)雜性，還要掌握專業(yè)的管理操作技能，提升對(duì)檔案管理工作的責(zé)任心。

(四)檔案收集的強(qiáng)化

在辦公室工作中，檔案收集是一項(xiàng)非常重要的工作。強(qiáng)化檔案的收集工作就必須要加強(qiáng)檔案管理工作。例如不同類別的辦公室檔案首先要進(jìn)行分類、編排、整理以及保管，其次對(duì)分類好的檔案貼上標(biāo)簽、編碼、提取關(guān)鍵詞等工作，最后為了便于以后的查找和使用，要進(jìn)行附件處理。這些檔案需要利用計(jì)算機(jī)建立檢索體系并進(jìn)行信息管理，達(dá)到實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上管理的目的。

三、結(jié)語

綜上所述，辦公室檔案管理工作與很多的因素緊密相關(guān)。對(duì)于單位完善其他工作來說，辦公室檔案管理工作起到了一定輔助的作用，那么提高辦公室檔案管理工作的效率就要加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和水平以及意識(shí)，更新辦公室檔案管理的工作觀念，管理的制度也要完善，為了實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作面向高效化和便捷化，應(yīng)該在實(shí)踐中一直探索創(chuàng)新，從而達(dá)到提高單位工作效率的目的，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)信息化也慢慢的成為現(xiàn)代化檔案管理工作的必然趨勢(shì)。