在醫(yī)院文件管理中紙質(zhì)與電子文件并存

朱國雄

(肇慶市第一人民醫(yī)院，廣東　肇慶　526060)

當前，衛(wèi)生信息化建設(shè)已經(jīng)適應(yīng)時代發(fā)展的需要，但是現(xiàn)在需要醫(yī)院依然使用紙質(zhì)文件進行數(shù)據(jù)的儲存，而只有實現(xiàn)紙質(zhì)以及電子文檔的儲存，才能更好的服務(wù)醫(yī)院的工作以及相應(yīng)的科研建設(shè)。只有實現(xiàn)文檔的紙質(zhì)以及電子相結(jié)合，才能更好的避免出現(xiàn)重復(fù)工作的現(xiàn)象，不斷優(yōu)化傳統(tǒng)的文件管理工作。

一、醫(yī)院管理人員應(yīng)該掌握紙質(zhì)與電子文件管理技能

(一)了解紙質(zhì)文件以及電子文件管理相關(guān)的基本概念

對于紙質(zhì)文以及電子的方式來管理醫(yī)院的文件，一般有邏輯歸檔、物理歸檔，其中前者是借助計算機在不更改原來儲存方式以及位置時，把電子檔案轉(zhuǎn)交給其他部門，后者是指把計算機中的文件獨立集中保管，比如u盤等物理介質(zhì)中。

(二)紙質(zhì)文件與電子文件的標注

相關(guān)人員必須掌握以下幾個方面的標注，比如電子文件光盤標簽以及紙質(zhì)文件與相應(yīng)的電子文件的互見標注。一般光盤標簽是指在光盤中所保存的電子檔案的內(nèi)容，是否可以規(guī)范的刻錄到光盤中，這樣把電子文件的位置在紙質(zhì)文件以及電子文件中進行標注，可以便于文件的查詢工作。以便于醫(yī)院的相關(guān)人員對光盤標簽的內(nèi)容進行了解。

(三)能夠熟練使用辦公軟件

醫(yī)院文檔管理人員必須掌握相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)知識以及計算機操作知識。由于電子文件必須依托于計算機，因此相關(guān)人員必須能夠熟練的運用計算機操作技術(shù)、光盤刻錄以及相應(yīng)的信息處理等，這樣可以為檔案的管理、使用以及相應(yīng)的開發(fā)提供強有力的保障。

二、領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一思想

(一)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視紙質(zhì)以及電子文件管理

在不斷推進醫(yī)院文件信息化的進程中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在其中扮演著舉足輕重的作用。首先應(yīng)該在領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一調(diào)度下，優(yōu)化各個科室對該項建設(shè)的認識。其次，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，雖然在推動紙質(zhì)化向電子化過渡，其實是以紙質(zhì)文件管理為基礎(chǔ)，并且電子文件的管理過程也存在一定的局限性，可是電子文件的管理方式、記錄方式以及載體的不同，因此對于電子文件的保存應(yīng)該制定新的管理方法。最后，由于在對電子文件進行歸檔處理的過程中，必須借助紙質(zhì)文件到紙質(zhì)歸檔管理，因此需要注意以下幾點：第一，在制作電子文件的過程中，相關(guān)的管理工作人員，在對電子文件進行保存的過程中應(yīng)該加強對電子文件的保管，從而可以使得電子文件真實有效的保存。第二，建立科學有效的電子檔案數(shù)據(jù)庫，對于需要進行歸檔的文件，相關(guān)部門都應(yīng)該對其進行盡早的處理，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該通過開會的形式對各個工作人員進行指導(dǎo)，這樣可以不斷提高工作人員對檔案歸檔處理的意識，還可以不斷提高他們的工作積極性，制定行之有效的管理方法，在工作中做到有章可循，從而可以使得紙質(zhì)文件和電子文件更好的促進醫(yī)院的日常工作。

(二)在制度中凸顯紙質(zhì)以及電子文件管理

醫(yī)院的相關(guān)部門應(yīng)該把紙質(zhì)文件以及電子文件歸檔的過程中，應(yīng)該將其納入相應(yīng)管理制度當中，由于電子文件在不同的環(huán)節(jié)產(chǎn)生，并且涉及的部分繁多，例如有的文件在計算機網(wǎng)絡(luò)上產(chǎn)生，而有的則在pc端產(chǎn)生。此外，電子文件由于來源于不同的人員，其具有不同的業(yè)務(wù)水平，這樣使得電子文件存在質(zhì)量上存在差異性，并且對歸檔電子的完整性造成影響。只有各個單位把電子文件和紙質(zhì)文件進行配套管理，才能有效的避免電子文件在進行配套管理工作過程中出現(xiàn)差錯。只有將電子文件的如下環(huán)節(jié)(形成、積累、整理、鑒定、歸檔)納入管理制度以及有關(guān)工作人員的指責中，才能有效的促進電子文檔的形成以及歸檔同步進行，進而凸顯紙質(zhì)文檔的作用。

三、提供配套管理所必須的物質(zhì)保障

有紙質(zhì)文件以及電子文件進行保管以及歸檔的過程中存在一定的差異性。一般情況下，紙質(zhì)文檔主要把存在庫房以及裝具中，此外可以進行隨時的查詢?？墒怯捎陔娮訖n案文件由于其如下幾個方面和紙質(zhì)版之間存在差異性，比如：記錄的方法、載體的形式以及相應(yīng)的閱讀方式等，從而可以看出其對文件的管路環(huán)節(jié)要求較高。歸檔紙質(zhì)和電子文件在實施的過程中，醫(yī)院的各個部門都應(yīng)該依據(jù)自身的需要設(shè)置對文件分類，對于不同的數(shù)據(jù)采取不同的保管方式，比如核心文件應(yīng)該使用紙質(zhì)版，這樣可以防止儲存在數(shù)據(jù)庫中出現(xiàn)惡意軟件的入侵等，對于那些經(jīng)常使用文件應(yīng)該使用電子文檔進行保存，這樣可以提高醫(yī)院的工作效率，這時需要醫(yī)院提供給相應(yīng)的設(shè)備，比如打印機以及文件掃描儀等。

四、結(jié)論

總之，面對醫(yī)院海量的信息，只有對其進行有效的管理，才能不斷優(yōu)化醫(yī)院的工作效率以及相應(yīng)的科研水平。對于不同的文件配置相應(yīng)的載體，才能更好的發(fā)揮文件的作用。現(xiàn)在如何做好紙質(zhì)文件以及電子文件的歸檔已經(jīng)成為醫(yī)院辦公自動化的重要一步。在進行管理的過程中應(yīng)該充分利用紙質(zhì)以及電子文件的優(yōu)勢，從而不斷優(yōu)化醫(yī)院的工作。

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