房產(chǎn)檔案信息化管理探討

馬興花

摘要：本文在探討房產(chǎn)檔案信息化管理的含義、房產(chǎn)檔案信息化管理特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，指出房產(chǎn)檔案信息化管理存在的部分單位房產(chǎn)檔案資料數(shù)字化建設(shè)不足、檔案管理人員專業(yè)技能不足、管理效率及手段有待改進(jìn)等5個問題，提出加強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息化管理的5條建議，即，加強(qiáng)房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)、提升管理人員專業(yè)技能、整合管理系統(tǒng)、實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦事、加大對安全體系的建設(shè)力度等。

Abstract： Based on the discussion of the meaning and characteristics of real estate archives informatization management， this paper points out five problems of real estate archives informatization management， such as， insufficient digital construction of archives of some units， lack of professional skills of archive management personnel， management efficiency and means to be improved， and so on. Five suggestions for strengthening the informatization management of real estate files are proposed， namely， strengthening the digital construction of real estate files， upgrading the professional skills of management personnel， integrating management systems， realizing online services， and strengthening the construction of security systems.

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案;信息化;產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍;管理

Key words： real estate archives;informatization;property rights;management

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1006-4311（2018）35-0123-03

0? 引言

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展及房屋商品化的深入推進(jìn)，房屋成交的數(shù)量也明顯增多，增加城市房屋產(chǎn)權(quán)辦理機(jī)構(gòu)工作量的同時，房產(chǎn)檔案管理的難度也在加大。而隨著住房制度改革的不斷深化，特別是在當(dāng)今社會信息化的背景下，市場化的高度發(fā)展對房產(chǎn)檔案管理也必然提出新的要求，傳統(tǒng)房產(chǎn)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足實(shí)際需求，檔案管理信息化建設(shè)成為新時期房產(chǎn)檔案管理的必然趨勢及要求。

1? 房產(chǎn)檔案信息化管理的含義

房產(chǎn)檔案是在房地產(chǎn)管理過程中形成的可以歸檔保存載體的一種文件性質(zhì)的材料，是房地產(chǎn)物權(quán)登記的成果記載和原始憑證，是對房屋產(chǎn)權(quán)、房屋自然狀況以及權(quán)利狀況進(jìn)行詳細(xì)記載的各種資料的總稱。隨著房地產(chǎn)市場的蓬勃發(fā)展，房產(chǎn)檔案的數(shù)量日益增多，為城市拆遷規(guī)劃、房屋權(quán)屬登記與交易、處理房地產(chǎn)糾紛等提供了重要依據(jù)，是房地產(chǎn)經(jīng)營和管理的重要組成部分。房產(chǎn)檔案管理是國家對房地產(chǎn)進(jìn)行管理時，對所有權(quán)以及相關(guān)的一些權(quán)利進(jìn)行登記、交易、確權(quán)等活動過程中產(chǎn)生的，可以反映權(quán)利人的自然房屋狀態(tài)以及其土地使用的情況。

房產(chǎn)檔案管理信息化是指應(yīng)用計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)據(jù)庫和多媒體存儲等現(xiàn)代信息技術(shù)，通過圖像、文字等手段，將房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的電子信息檔案，將資料以電子信息的形式進(jìn)行儲存，利用計(jì)算機(jī)對其進(jìn)行管理，最終成為一個有序的信息管理系統(tǒng)。房產(chǎn)檔案信息化管理模式從面向傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案等實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以房產(chǎn)檔案資源的數(shù)字化信息向社會提供服務(wù)為中心的轉(zhuǎn)變，建立一個有序的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫，將各類房產(chǎn)檔案資源以電子信息的形式進(jìn)行存儲，以網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行共享，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)資源共享。實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的信息化，已成為房地產(chǎn)行業(yè)科學(xué)管理的發(fā)展方向。將信息技術(shù)與房產(chǎn)檔案管理相融合，構(gòu)建信息化檔案管理模式，能夠改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的眾多弊端。特別是大數(shù)據(jù)高度發(fā)展的今天，通過網(wǎng)絡(luò)完成房產(chǎn)檔案信息的存儲與管理，提高了信息交流與溝通的有效性的同時，也增加了信息容量，也更方便存儲及調(diào)取，不易造成信息丟失問題，房產(chǎn)檔案信息化管理在推進(jìn)我國房地產(chǎn)市場改革中，無疑發(fā)揮著越來越重要的作用。

2? 房產(chǎn)檔案信息化管理的特點(diǎn)

房產(chǎn)檔案管理是以國家相關(guān)的法律法規(guī)為依據(jù)，對房地產(chǎn)物權(quán)全過程進(jìn)行完整記錄，專業(yè)性和政策性較強(qiáng)，其合法性是最主要的特征。在開展檔案管理工作的過程中，其登記的內(nèi)容中必須要將房產(chǎn)地址、面積大小以及權(quán)利狀況清楚標(biāo)明，以便于登記工作能夠符合專業(yè)要求。檔案管理的時效性和動態(tài)性也較強(qiáng)，房地產(chǎn)情況、權(quán)利具有明顯動態(tài)性，會隨著產(chǎn)權(quán)人變化、房屋買賣、繼承、贈與等房地產(chǎn)物權(quán)的變化而變化。同時，檔案管理人員需要及時記錄房產(chǎn)信息變更情況，以確保信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性，房產(chǎn)檔案管理因而具有一定的時效性。同樣，房產(chǎn)檔案是對其物權(quán)情況的真實(shí)記錄，必須和實(shí)際情況相符。而房產(chǎn)檔案的信息化管理，也體現(xiàn)如下特點(diǎn)：

2.1 數(shù)字化與專業(yè)性相結(jié)合

信息化管理的背景下，檔案實(shí)體被作為原始的憑證入庫保存，與日常服務(wù)分離。大量的信息通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理和應(yīng)用，并形成相關(guān)的信息化管理數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而建立房產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)。利用存儲于計(jì)算機(jī)中的集圖、文、像于一體的多媒體信息，實(shí)現(xiàn)檔案管理的日常服務(wù)。房產(chǎn)檔案管理的專業(yè)性主要體現(xiàn)在它是由房產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)登記活動，其記錄具有真實(shí)性，過程具有嚴(yán)肅性、專業(yè)性，其登記及交易等行為是依照一定的法規(guī)來進(jìn)行的，檔案資料的專業(yè)性較強(qiáng)。

2.2 網(wǎng)絡(luò)化與動態(tài)性相結(jié)合

通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息交流傳遞是房產(chǎn)檔案信息化的關(guān)鍵，并以此實(shí)現(xiàn)信息資源共享。借助網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，能夠提高檔案資料的利用率，檔案信息收集、整理、移交、歸檔等工作都可以在網(wǎng)上集中辦理，省卻了傳統(tǒng)檔案管理過程中不必要的時間浪費(fèi)，所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)里完成，顯著提高檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)信息價值最充分的利用。房產(chǎn)檔案形成后，房產(chǎn)權(quán)屬情況隨著房產(chǎn)的買賣、繼承、贈與等行為使房屋產(chǎn)權(quán)不斷發(fā)生變化，因此形成房地產(chǎn)檔案的變更和轉(zhuǎn)移，具有很強(qiáng)的動態(tài)性。

2.3 智能化與圖檔相結(jié)合

隨著信息化的快速發(fā)展，檔案管理也體現(xiàn)出智能化的特點(diǎn)。利用計(jì)算機(jī)軟件，如設(shè)計(jì)檔案管理APP等，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息網(wǎng)上智能化檢索，更加方便輸入信息及瀏覽，能顯著提高工作效率，節(jié)省了很多人力物力。而在房產(chǎn)檔案管理中就形成了以簿、圖、檔為主要內(nèi)容的產(chǎn)籍，通過智能化的應(yīng)用及圖檔結(jié)合，真正把權(quán)利反映清楚，并能提高管理效率。

3? 房產(chǎn)檔案信息化管理存在的問題

3.1 部分單位房產(chǎn)檔案資料數(shù)字化建設(shè)不足

當(dāng)前部分單位房產(chǎn)檔案管理工作停留在收集到原始資料，僅輸入了房產(chǎn)基礎(chǔ)信息資料到管理系統(tǒng)，尚未將所管理的房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案資料掃描件輸入管理系統(tǒng)，沒有建成功能完備的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案資料數(shù)據(jù)庫，一定程度影響了房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍檔案資料的有效管理和使用。

3.2 檔案管理人員專業(yè)技能不足

現(xiàn)階段的信息技術(shù)在房產(chǎn)檔案管理中的有效應(yīng)用，使得信息化時代對房產(chǎn)檔案的管理方式有著更高的要求，管理人員不再像過去那樣完全紙質(zhì)化操作，而更多的體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)操作過程中，并且隨著技術(shù)手段不斷更新，檔案管理人員也要不斷掌握新的管理方法，時代特征明顯成為房產(chǎn)檔案管理中的一個主要特點(diǎn)。因此，在房產(chǎn)檔案管理的過程中，相關(guān)工作人員除要有較強(qiáng)的專業(yè)知識和技能外，也必須掌握一定的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識。當(dāng)前，我國的房產(chǎn)檔案管理工作人員相當(dāng)一部分人員表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)相關(guān)知識不足，對信息化的高度發(fā)展表現(xiàn)出力不從心，當(dāng)工作中遇到問題時，不能及時找到解決問題的辦法，不能做到有針對性的采取措施加以處理，在一定程度上影響了房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的效率和質(zhì)量。

3.3 管理效率及手段有待改進(jìn)

目前，很多單位都有自己的房產(chǎn)登記管理檔案系統(tǒng)，而在信息化管理時代，這種不統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)就造成了管理的分散化，不利于信息管理的統(tǒng)一，從而增加了單位之間、部門之間的必要性審批和審查步驟，降低了工作效率。同時，由于各單位對房產(chǎn)檔案管理的重視程度不同，使得部分單位的房產(chǎn)管理信息化平臺淪為形式，很多信息技術(shù)僅用于登記、儲存和查閱檔案方面，而在其它方面如檔案信息的整合、數(shù)據(jù)挖掘和進(jìn)一步分析利用上等并沒實(shí)現(xiàn)有效利用。

3.4 沒有完全實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)、全流程網(wǎng)上辦事

與房產(chǎn)所有人共享信息不足，沒有把產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍與房產(chǎn)交易合為一體，產(chǎn)權(quán)登記發(fā)證、產(chǎn)權(quán)交易、房產(chǎn)抵押等工作需要房產(chǎn)所有人走遍每個辦事環(huán)節(jié)，沒有完全實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)所有人網(wǎng)上辦事。

3.5 房產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險能力較弱

現(xiàn)階段管理房產(chǎn)檔案信息化管理部門在日常工作中，會考慮到數(shù)據(jù)安全性而采用一些數(shù)據(jù)保護(hù)措施，但往往只是簡單的保護(hù)，風(fēng)險意識還不夠強(qiáng)。一旦在房產(chǎn)檔案的數(shù)據(jù)傳輸過程中，不嚴(yán)格按照要求操作，就很可能導(dǎo)致信息被泄密。在現(xiàn)實(shí)工作中，一些部門仍然缺乏健全的管理制度，導(dǎo)致管理人員的安全意識不強(qiáng)。

4? 房產(chǎn)檔案信息化管理的建議

一是加強(qiáng)房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)。在完善已有的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍綜合業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，要將所管理的房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍檔案資料全部采用電子掃描等輸入方式轉(zhuǎn)化為產(chǎn)權(quán)電子檔案信息，全部輸入管理系統(tǒng)，建設(shè)功能完備的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍綜合業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫和實(shí)物影像數(shù)據(jù)庫，形成數(shù)字化檔案，逐步實(shí)現(xiàn)“以圖管房、數(shù)據(jù)共享、網(wǎng)上運(yùn)作、規(guī)范管理”，確保房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍檔案資料的安全存放和使用方便。

二是提升管理人員專業(yè)技能。加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)相關(guān)知識，提升房產(chǎn)檔案專業(yè)知識以及數(shù)字化操作能力。及時跟蹤最新理論技能知識，引導(dǎo)職工不斷自覺學(xué)習(xí)，掌握新時期房產(chǎn)檔案電子化的特點(diǎn)以及規(guī)范的管理內(nèi)容，并努力實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案電子化管理的創(chuàng)新。不定期對檔案管理人員進(jìn)行考核，加大獎懲力度，激勵員工自覺學(xué)習(xí)，提升專業(yè)化水平。

三是整合管理系統(tǒng)，提高工作效率。要加強(qiáng)單位之間、部門之間檔案管理的協(xié)調(diào)與溝通，整合不同單位、部門的房產(chǎn)登記管理檔案系統(tǒng)，提升管理效率，改進(jìn)管理手段，確保檔案管理水平整體提升。同時，加強(qiáng)檔案信息的整合、數(shù)據(jù)挖掘和進(jìn)一步分析利用，提升房產(chǎn)檔案信息的有效利用率。

四是要加強(qiáng)與房產(chǎn)所有人的信息共享，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦事。把產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍與房產(chǎn)交易合為一體，使產(chǎn)權(quán)登記發(fā)證、產(chǎn)權(quán)交易、繼承、贈與、抵押等工作逐漸由手工作業(yè)過渡到網(wǎng)絡(luò)微機(jī)作業(yè)，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的全程數(shù)字化。一方面房產(chǎn)所有人可根據(jù)需要在網(wǎng)上查找相關(guān)的房產(chǎn)信息，還可將自身存在的相關(guān)問題留在網(wǎng)頁上，管理人員可及時了解使用者的需求，并解答其預(yù)留問題。另一方面房產(chǎn)所有人可通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦事，極大地提高了工作效率。

五是加大對安全體系的建設(shè)力度。嚴(yán)格制定并實(shí)施安全制度。該制度必須能夠覆蓋房產(chǎn)檔案管理中的每一個環(huán)節(jié)，提升房產(chǎn)檔案抗風(fēng)險能力。強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識，將房產(chǎn)檔案數(shù)字化的安全保護(hù)責(zé)任落實(shí)到個人，樹立良好的職業(yè)道德，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)工作中的規(guī)定，嚴(yán)禁隨意更改操作流程或省略操作環(huán)節(jié)的行為產(chǎn)生，嚴(yán)禁重要檔案發(fā)生泄露和被利用等現(xiàn)象。增加對計(jì)算機(jī)檢測及安全技術(shù)的應(yīng)用，根據(jù)檔案的機(jī)密程度，有針對性地對訪問的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。此外，還應(yīng)注意房產(chǎn)檔案的備份工作，避免數(shù)據(jù)丟失帶來不必要的損失。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫嘉翊.房產(chǎn)檔案信息化管理探索[J].現(xiàn)代國企研究，2015（16）.

[2]梁海燕.房產(chǎn)檔案信息化管理應(yīng)用探究[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2013（15）.

[3]張林婕.加強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)推動房產(chǎn)檔案管理發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（3）.

[4]周玲.房屋產(chǎn)權(quán)檔案管理中存在的問題及信息化管理研究[J].吉林農(nóng)業(yè)，2014（23）.

[5]徐晶敏.信息化發(fā)展背景下房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理工作的法制化運(yùn)行[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2016（17）.

[6]鄭慧瓊.淺談房產(chǎn)檔案信息化管理[N].晉中日報，2010，10，12.