韶關(guān)市第一中學(xué)2017年檔案接待利用分析報(bào)告

李勝

摘要：中學(xué)檔案資料中記錄著非常重要的信息，對(duì)于學(xué)校工作的正常開展具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。中學(xué)檔案的接待利用工作起著連接中學(xué)檔案內(nèi)外的關(guān)鍵作用，決定著中學(xué)檔案價(jià)值能否實(shí)現(xiàn)，因此，中學(xué)檔案接待利用工作的重要性不言而喻。本文對(duì)我校2017年檔案接待利用基本情況進(jìn)行了比較全面的論述分析，在此基礎(chǔ)上，提出了具有針對(duì)性的改進(jìn)措施，進(jìn)而促進(jìn)中學(xué)檔案接待利用工作水平的不斷提高，對(duì)從事中學(xué)檔案管理工作的人員具有一定的借鑒價(jià)值。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；檔案；接待利用

1 前言

中學(xué)檔案是中學(xué)在從事教學(xué)教育、科研創(chuàng)造、行政和學(xué)生管理以及生產(chǎn)后勤過程中產(chǎn)生的，沉淀著中學(xué)的歷史精華，檔案資料獨(dú)特而豐富，濃縮了中學(xué)科技和教育成果的獨(dú)特魅力。做好中學(xué)檔案的接待利用工作是中學(xué)檔案管理者在進(jìn)行檔案管理過程中的一項(xiàng)中內(nèi)容。近年來，學(xué)校的檔案管理水平穩(wěn)步提高，管理標(biāo)準(zhǔn)逐步統(tǒng)一，分類也趨向更加合理，進(jìn)而為學(xué)校檔案的接待利用工作提供了可靠的保障。但是當(dāng)前的學(xué)校檔案接待利用工作中仍存在不少問題，對(duì)中學(xué)檔案管理水平的進(jìn)一步提高造成了不小的阻礙，因此，需要對(duì)檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行深入的分析研究，進(jìn)而有效解決檔案管理過程中的問題。

2 韶關(guān)市第一中學(xué)2017年檔案接待利用基本情況

2.1 檔案接待利用工作現(xiàn)狀

檔案的接待利用是對(duì)外介紹和宣傳檔案館中的檔案內(nèi)容，通過采取各種方式為檔案的利用者提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。中學(xué)檔案接待利用的工作現(xiàn)狀可以通過綜合利用率、利用目的、利用主體以及利用服務(wù)方式進(jìn)行全面可觀的反應(yīng)。根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，韶關(guān)市第一中學(xué)檔案資料在2017年的利用人次高達(dá)2251次、利用卷次1784次、利用件次1964次，總體看來綜合利用率較高；利用目的主要有教學(xué)研究、工作考察、宣傳教育以及其他利用，利用次數(shù)分別為157、862、431、61；檔案利用的主體主要是在校學(xué)生、教師以及行政管理人員；利用服務(wù)方式主要是檢索目錄和制發(fā)檔案證明。

2.2 檔案接待利用工作過程中存在的問題

韶關(guān)市第一中學(xué)2017年檔案接待利用過程中存在的問題如下所示：

（1）工作人員結(jié)構(gòu)不合理，在專業(yè)構(gòu)成上，不僅有檔案專業(yè)，還有計(jì)算機(jī)、歷史學(xué)以及行政學(xué)等專業(yè)，導(dǎo)致缺乏專業(yè)的檔案管理人員。

（2）兼職檔案管理人員較多，素質(zhì)有待提高。兼職檔案工作人員是中學(xué)檔案工作隊(duì)伍中重要的組成部分，但是由于在招聘過程中沒有進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，造成部分兼職的檔案管理工作人員素質(zhì)較低，影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行。

（3）檔案管理部門的服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。部分檔案管理人員將工作的重心放在了滿足校內(nèi)師生和工作人員的檔案需求，缺乏服務(wù)社會(huì)的意識(shí)和相應(yīng)措施。

2.3 檔案接待利用工作問題原因分析

檔案接待利用工作中的問題，究其原因主要是由以下幾方面造成的。

（1）檔案宣傳工作不到位。宣傳工作向來是開展任何工作前不可或缺的一環(huán)，但是中學(xué)開設(shè)的檔案宣傳活動(dòng)數(shù)量過少，并且能夠影響的范圍非常有限。

（2）檔案利用信息不對(duì)稱。在檔案的接待利用過程中，相關(guān)的檔案管理部門對(duì)檔案資料的數(shù)量、重點(diǎn)、特色以及優(yōu)勢(shì)等沒有全面的認(rèn)識(shí)，而作為檔案資料的利用者并不清楚哪些檔案能夠進(jìn)行利用。

3 檔案接待利用工作的改進(jìn)措施

3.1 加強(qiáng)檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)

學(xué)校檔案管理部門要結(jié)合當(dāng)前檔案管理人員的實(shí)際情況，進(jìn)一步加強(qiáng)中學(xué)檔案工作人員的隊(duì)伍建設(shè)。首先，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，有效的改善中學(xué)檔案管理工作在管理工作中的邊緣化現(xiàn)象；其次，要改善檔案管理工作人員的隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，有針對(duì)性的進(jìn)行不同類型專業(yè)人才的招聘，完善檔案管理的人才結(jié)構(gòu)；最后，要重視中學(xué)檔案兼職人員的隊(duì)伍建設(shè)，根據(jù)檔案管理工作的要求，進(jìn)行兼職人員的合理配置，同時(shí)，還要做好兼職人員的培訓(xùn)工作，并采取一定的考核機(jī)制，促進(jìn)兼職人員素質(zhì)的不斷提高。

3.2 強(qiáng)化檔案主動(dòng)服務(wù)意識(shí)

通過將主動(dòng)服務(wù)意識(shí)融入到中學(xué)的檔案管理工作中，能夠最大限度的發(fā)揮出檔案資料中蘊(yùn)含的價(jià)值。檔案管理工作人員不僅要充分了解檔案資料的價(jià)值，同時(shí)還要了解檔案利用者的實(shí)際需求。首先，要建立完善的內(nèi)外聯(lián)動(dòng)宣傳機(jī)制，抓住校內(nèi)、校外兩條宣傳主線，充分利用不同的宣傳主體進(jìn)行有效的宣傳，采取豐富多樣的宣傳方式，進(jìn)而提高宣傳效果；其次，加強(qiáng)檔案利用需求的研究，檔案利用的主體是人，只有充分了解檔案利用者的實(shí)際需求，才能根據(jù)其需要提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

3.3 建設(shè)富有特色的中學(xué)檔案資源

中學(xué)檔案的接待利用是建立在檔案資源的基礎(chǔ)之上，為了提高檔案的接待利用質(zhì)量，就要不斷豐富中學(xué)檔案資源，可以從以下幾方面進(jìn)行。

（1）進(jìn)行檔案資料的全面收集，在檔案資料的收集過程匯總，要做到“應(yīng)收盡收，應(yīng)建盡建，應(yīng)存盡存”，提高檔案資料收集的全面性。

（2）積極參與校園文化建設(shè)，在進(jìn)行檔案的管理工作時(shí)，要與校園人文景觀、校園活動(dòng)以及教學(xué)科研互動(dòng)相結(jié)合，進(jìn)而不斷豐富中學(xué)檔案資源。

（3）創(chuàng)新中學(xué)檔案編研工作，將數(shù)字化技術(shù)有效的引入到檔案的編研過程中，進(jìn)而提高檔案的編研質(zhì)量。

4 結(jié)語

總而言之，2017年的學(xué)校檔案接待利用工作雖然取得了一定的成績，為校內(nèi)校外的檔案利用者提供了良好的檔案服務(wù)，同時(shí)，在檔案管理工作中還存在著不少問題，影響了檔案管理工作的順利開展，因此，要通過采取有針對(duì)性的改進(jìn)措施，進(jìn)而不斷提高學(xué)校檔案接待利用的工作質(zhì)量。

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