淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

摘要：21世紀以來，我國正式進入了信息數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)挖掘的普及也給我國各方面的工作都提供了便利，尤其是一直以來都較為繁瑣的檔案管理工作。檔案管理工作指的是將國家各方面的文件分門別類進行總結(jié)整理，并且制作備份良好的保存。總的來說，檔案管理工作是一門需要進行大量的數(shù)據(jù)處理和文件歸納的工作，在傳統(tǒng)的工作方法下，往往需要花費大量的人力物力，投入大量的時間才能完成。而隨著我國綜合實力的提升，需要管理的文件也越來越多，光靠傳統(tǒng)的方法，似乎已經(jīng)行不通，迫切的需要尋求新的道路。因此，在本文中，筆者將著重探討在新信息數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的創(chuàng)新問題。

關(guān)鍵詞：時代發(fā)展；信息數(shù)據(jù)時代；檔案管理工作；創(chuàng)新

檔案管理工作比想象當中要重要得多。它管理著一個國家最基本的文件，也把握著國家發(fā)展最重要的脈絡(luò)，信息時代下的檔案管理工作，相當于將一個國家的過去，未來都通過檔案連接起來，必須做到高效準確，才能夠有利于國家的發(fā)展和時代的進步。接下來，筆者將論證，在信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新的必要性。

1 信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

（1）順應(yīng)時代的發(fā)展。信息時代下的檔案管理工作之所以需要創(chuàng)新，有很大程度上是順應(yīng)時代的發(fā)展導(dǎo)致的。眾所周知，現(xiàn)代社會發(fā)展越來越快，如果不能順應(yīng)潮流，則會馬上被淘汰。而傳統(tǒng)的檔案管理工作，通過人工計算，整理等等一系列的工作手段達到目的，既浪費了人力物力，又占用了大量時間，在當代快節(jié)奏為主的社會，是沒有必要將如此多的人力物力和時間花費在這樣重復(fù)而繁瑣的工作上的。因此，改革和創(chuàng)新工作方法就成為了必然。

（2）提高工作的效率。當代社會，工作效率的高低就決定了一個工作，甚至行業(yè)的存廢問題。如果工作效率達不到要求，就需要做出改變。而創(chuàng)新，就是改變的基礎(chǔ)。創(chuàng)新檔案管理工作，通俗來說，就是去發(fā)掘一個更好更快的方法，來代替現(xiàn)有的工作方式，往往能夠大大的節(jié)省時間和人力物力的消耗。筆者認為，為了檔案管理工作的長久存續(xù)，也為了國家資金和人員消耗的減少，工作效率的提升必不可少。

（3）技術(shù)充分的自信。在目前大數(shù)據(jù)時代下，對于檔案管理工作的創(chuàng)新，是具有充分的技術(shù)保障的。無論是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，還是大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，都已經(jīng)達到了一個比較高的水平，可以應(yīng)用于檔案管理工作，并且促進檔案管理工作水平的提升。在現(xiàn)有的技術(shù)支持下進行創(chuàng)新既然能夠改變現(xiàn)有傳統(tǒng)的檔案管理工作的尷尬現(xiàn)狀，又何樂而不為呢？

2 檔案管理工作的創(chuàng)新

全面分析一個問題，需要站到許多層面上來看。筆者將檔案管理工作的創(chuàng)新分為以下幾個層面：

2.1 宏觀上來看，觀念轉(zhuǎn)變

觀念轉(zhuǎn)變是筆者認為檔案管理工作創(chuàng)新的前提，當然也是相對來說最基礎(chǔ)，也最重要的一個部分。試想，若所有進行檔案管理工作的人員，都未確立良好的，接受轉(zhuǎn)變的心態(tài)，或者所有與檔案管理有關(guān)的人員都在有形或無形的阻撓創(chuàng)新制度的形成，那么，檔案管理工作的創(chuàng)新，又如何繼續(xù)？這樣來看，工作人員的觀念轉(zhuǎn)變對于檔案管理工作創(chuàng)新的成功是十分重要的。筆者分析認為，從觀念上來看，許多人員之所以無法認同創(chuàng)新改革理念，是與其思想的慣性和惰性有關(guān)，習(xí)慣了傳統(tǒng)的方式，即使明明知道傳統(tǒng)方式是不順應(yīng)時代發(fā)展的，效率也低，卻無法說服自己去接受新的改變。因此，心態(tài)問題是首先要克服的。

2.2 內(nèi)容上來看，方式轉(zhuǎn)變

方式轉(zhuǎn)變指的就是檔案管理具體手段的改變，也就是最為直觀，最為具體的創(chuàng)新。筆者認為，方式上的創(chuàng)新應(yīng)當具體包括各個方面，從電子技術(shù)的運用，到工作手段的改變，再到工作效率的提升，都需要考慮到。具體來說，有以下兩種方式。

第一，電子技術(shù)的運用。這是信息時代，大數(shù)據(jù)被廣泛的運用于社會生活的各個方面。而檔案管理的手段同樣也包括在內(nèi)。建立電子檔案管理，用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進行分門別類的分析，可以有效的減少人工投資和時間消耗，將專業(yè)人才放在更加有用的地方，發(fā)揮他們的專長，而不是被埋沒在冗長繁雜的非技術(shù)活動上，消磨時間和心智。

第二，管理機制的改變。在傳統(tǒng)意義上，檔案管理工作是無所謂管理機制的，大多是建立一個檔案室，將相關(guān)的人才，甚至是無關(guān)緊要的人員調(diào)配到檔案室，進行繁瑣的文案整理和分類工作。筆者認為，檔案管理工作的管理機制需要被重新確立，通過完整的分工，將每一個相關(guān)人員的任務(wù)安排得當，只有這樣，才能夠促進檔案管理工作的高效率。

2.3 規(guī)模上來看，擴展范圍

檔案管理工作，一直以來都是幕后的工作。檔案管理人員只需要通過對現(xiàn)有的文案，進行整理和總結(jié)分析，最后將文件分門別類的放在該放的地方進行妥善保存，就算是完成了工作。但是，筆者認為，在當代的快速發(fā)展環(huán)境下，任何工作都需要講究靈活和變通，檔案管理工作也是一樣。從規(guī)模上來說，檔案管理工作，可以不僅僅局限于幕后，而是應(yīng)當走向臺前，主動擴張自己的工作范圍，或者建立一個資料庫，共享平臺等，將與檔案室有關(guān)的資料放在上面進行探討和分析，當然保密工作需要做好，這樣才能夠促進我國檔案管理工作越做越好。

3 檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

3.1 電子檔案的普及

在前文中，筆者提到電子檔案的普及問題，是確實可行用在檔案管理工作上的。既有創(chuàng)新的模式，又能帶來現(xiàn)實的效果。電子檔案指的就是，將紙質(zhì)的檔案建立一個對應(yīng)的電子檔進行備份。在這樣的基礎(chǔ)上，文件更加容易保存，也不容易丟失。并且提高了工作效率，減少了工作時間和人力物力的支出。

3.2 大數(shù)據(jù)收納的構(gòu)建

檔案管理工作的創(chuàng)新途徑還需要與時代相結(jié)合，而在大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)收納的充分條件便已經(jīng)初步建立。接下來，只需要建立起必要條件，也就是將檔案管理工作與大數(shù)據(jù)收納進行結(jié)合，即將數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析等先進技術(shù)進行使用，將檔案管理工作中相關(guān)的文件和文案中的數(shù)據(jù)提煉出來，進行相對應(yīng)的具體分析并且形成新的文件報表，進行紙質(zhì)檔和電子檔的相應(yīng)備份，在運用大數(shù)據(jù)收納的同時，不忘記傳統(tǒng)方法中的精髓。

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作者簡介：劉芳（1984.06）檔案館員，中級。endprint