試論基建工程檔案信息化的管理與建設(shè)

孫紅梅

摘要：基建工程檔案信息化是影響基建工程開展的重要因素，本文圍繞基建工程檔案信息化管理的相關(guān)內(nèi)容做深入的分析，先介紹了當(dāng)前基建檔案管理中存在的問題，再從信息化管理的角度出發(fā)，分析了基建工程檔案管理的基本思路，希望能對相關(guān)人員工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：基建工程；工程檔案；檔案信息化

前言：

工程檔案是記錄工程項(xiàng)目施工建設(shè)情況的重要依據(jù)，隨著我國基建工程項(xiàng)目逐漸增多，如何做好基建工程檔案管理，已經(jīng)成為相關(guān)人員研究的重點(diǎn)。在信息化技術(shù)快速發(fā)展的今天，基建工程檔案管理有了新的發(fā)展，大量新技術(shù)的進(jìn)步，為基建工程檔案管理提供了新的方向，能夠顯著提高檔案管理水平，因此應(yīng)該得到相關(guān)人員的關(guān)注。

一、基建工程檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理體系存在問題

在傳統(tǒng)基建工程項(xiàng)目中，由于大部分的基建工程具有施工周期長、階段多的特點(diǎn)，本身就對工程的檔案管理提出了一定的要求。有學(xué)者研究認(rèn)為，在傳統(tǒng)的檔案管理中，由于工程項(xiàng)目本身具有特殊性，導(dǎo)致工程項(xiàng)目的檔案管理存在復(fù)雜性的特點(diǎn)[1]，這一特征在基建工程中同樣適用。同時(shí)，部分基建工程管理單位一直受傳統(tǒng)思維的影響，認(rèn)為保證工程質(zhì)量、確保工期是整個(gè)工程建設(shè)的重點(diǎn)，因此整個(gè)工程項(xiàng)目的管理資源都向著上述工作傾斜。在這種情況下檔案管理容易被相關(guān)部門“忽視”，導(dǎo)致各項(xiàng)工作無法順利開展。

（二）檔案管理意識不強(qiáng)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)隊(duì)伍的流動(dòng)性大，本身存在人員隊(duì)伍不穩(wěn)定的情況，這在一定程度上增加了檔案管理的難度。同時(shí)，部分工程項(xiàng)目在開展過程中，存在工程參建隊(duì)伍數(shù)量多的現(xiàn)象，導(dǎo)致整個(gè)工程項(xiàng)目的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，格式不確定，增加了檔案管理部門的工作難度，檔案管理部門的監(jiān)督、檢查職能也得不到有效的發(fā)揮。導(dǎo)致出現(xiàn)上述問題的主要原因就是檔案管理意識不強(qiáng)，工作人員在檔案管理中不能充分考慮基建工程檔案管理的要求，導(dǎo)致其檔案管理能力達(dá)不到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，影響了檔案管理工作。

二、基建工程檔案信息化管理的基本思路

在信息化的大環(huán)境下，基建工程檔案管理環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了明顯變化，這就要求相關(guān)人員能充分了解基建工程檔案管理的基本思路，為切實(shí)提高檔案管理水平奠定基礎(chǔ)。本文將結(jié)合某研究院的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對其信息化管理路徑做深入研究。

（一）確定檔案管理的基本原則，指導(dǎo)檔案管理工作順利開展

實(shí)際上，基建工程檔案室反映、記錄工程項(xiàng)目建設(shè)的重要依據(jù)，能夠?yàn)槲磥砉こ添?xiàng)目的管理提供必要的憑證。某研究院研究認(rèn)為，檔案本身具有特殊性，檔案的開放與利用具有相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值與社會價(jià)值。所以，做好檔案管理勢在必行。在當(dāng)前的基建檔案信息化管理過程中，尊重以下幾點(diǎn)原則：（1）注重效益性原則。檔案管理必須要充分考慮用戶的需求，能夠了解檔案信息化管理的現(xiàn)狀，確定檔案管理的基本流程。（2）統(tǒng)籌規(guī)劃原則。在檔案信息化管理中，需要從全面的角度來考慮，通過系統(tǒng)規(guī)劃、統(tǒng)籌部署，保證基建工程項(xiàng)目的檔案管理工作能順利完成。（3）資源共享原則。在檔案管理工作中，必須要充分考慮檔案的社會價(jià)值，通過檔案共享，讓檔案能發(fā)揮更大的作用，這也是檔案信息化管理的必然途徑。

（二）優(yōu)化檔案管理思路，保證檔案管理水平

在信息化時(shí)代下，檔案信息化管理已經(jīng)得到了進(jìn)一步的發(fā)展，因此在檔案信息化管理中，必須要進(jìn)一步改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，讓基建檔案管理思路更好的服務(wù)于檔案管理工作。

例如，某研究院為了能夠進(jìn)一步提高檔案管理能力，在工作中充分考慮了信息化環(huán)境對檔案管理工作的要求，并制定了基建檔案信息化管理的“四大思路”：（1）積極開展本單位的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，努力提高檔案管理工作中計(jì)算機(jī)資源的使用效率，努力提高基建工程檔案的信息化水平。（2）重視檔案的網(wǎng)絡(luò)資源庫建設(shè)。根據(jù)本單位已有的信息技術(shù)資源進(jìn)行檔案建設(shè)，在對基建工程圖紙保存之外，有關(guān)基建工程的所有信息材料均錄入到電腦中，保證在產(chǎn)生需求的同時(shí)能夠及時(shí)的調(diào)出、使用資源[2]。（3）積極推進(jìn)檔案信息化保障系統(tǒng)建設(shè)。在信息化條件下，信息系統(tǒng)內(nèi)部的基建工程檔案的安全性必然會受到威脅，為了避免檔案隨意外泄、保證檔案安全，該單位在檔案管理中加快了檔案信息化保障系統(tǒng)的建設(shè)，分別從防火墻、身份認(rèn)證兩方面進(jìn)行改進(jìn)，顯著提高了本單位的基建檔案安全管理能力。

從實(shí)踐效果來看，某研究院在采用上述措施之后，該單位的檔案管理能力顯著提高，至今尚未出現(xiàn)嚴(yán)重的檔案管理問題，證明其基建檔案信息化管理工作方法具有可行性。

（三）推動(dòng)基建檔案信息化管理制度化

基建工程項(xiàng)目建設(shè)的過程就是檔案形成的過程，因此為了保證檔案能夠發(fā)揮預(yù)期的效果，就應(yīng)該推動(dòng)基建檔案信息化管理工作開展，從工程立項(xiàng)到工程驗(yàn)收的各個(gè)階段確定檔案信息化管理的基本流程，保證檔案信息化管理工作順利完成。

在上述四項(xiàng)的影響下，某研究院在基建工程檔案管理中，嚴(yán)格按照國家發(fā)展的《全國工程檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的相關(guān)內(nèi)容展開工作，根據(jù)《綱要》的要領(lǐng)，對工程項(xiàng)目的檔案管理思路進(jìn)行完善，并制定了一系列的管理制度，提高了本單位檔案管理水平。在實(shí)踐過程中，該研究院在基建檔案信息化管理制度建設(shè)中所采取的措施包括：（1）樹立工作人員的檔案管理意識。工作人員是基建檔案信息化管理的基礎(chǔ)，因此在工作中注意培養(yǎng)工作人員的意識，讓工作人員具有強(qiáng)烈的使命感。（2）落實(shí)責(zé)任制度。根據(jù)當(dāng)前的人員分配情況，對每個(gè)工作人員在基建檔案信息化管理中的工作進(jìn)行了明確，讓每個(gè)工作人員都能認(rèn)真負(fù)責(zé)本崗位工作，最終提高了檔案信息化管理水平。

結(jié)論：

基建工程檔案信息化管理影響工程項(xiàng)目的發(fā)展。因此對相關(guān)人員而言，必須要深入了解信息技術(shù)對檔案管理工作的影響，尋找提高檔案管理能力的基本方向，為切實(shí)提高檔案管理能力奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]周美蘭.工程檔案信息化建設(shè)問題探析[J].城建檔案，2015，（05）：36-38.

[2]李鳳艷.檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性分析[J].人力資源管理，2015，（04）：182.endprint