淺談學(xué)校檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

摘要：檔案工作是學(xué)校各項(xiàng)管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對(duì)于學(xué)校的整理發(fā)展來(lái)說(shuō)，有著不可替代的作用。本文詳細(xì)的分析了當(dāng)前在學(xué)校檔案的工作現(xiàn)狀，以及所出現(xiàn)的問(wèn)題，以期提出有效的對(duì)策與建議，進(jìn)而提升學(xué)校檔案工作的質(zhì)量，最終實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的管理。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化；現(xiàn)狀；對(duì)策

眾所周知，在學(xué)校各項(xiàng)管理工作中，檔案工作是其中一項(xiàng)基本的內(nèi)容。這是因?yàn)椋嚓P(guān)資料是否規(guī)范完備與詳盡，直接影響學(xué)校未來(lái)的發(fā)展與建設(shè)。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理檔案，能夠?yàn)槠渌黜?xiàng)工作的開(kāi)展提供重要的參考意見(jiàn)。可見(jiàn)，做好學(xué)校的檔案工作有著重要的意義。

一、當(dāng)前學(xué)校檔案工作的現(xiàn)狀及所出現(xiàn)存在的問(wèn)題

當(dāng)前，從各個(gè)學(xué)校的普遍情況來(lái)看，都很重視在檔案方面的相關(guān)工作，并給予了在人力上與經(jīng)費(fèi)上的支持，也取得了一定的成績(jī)。但是，在實(shí)際操作過(guò)程中，仍然存在如下問(wèn)題，影響了整體學(xué)校的檔案工作的質(zhì)量。

（一）檔案工作的管理制度尚不健全。

據(jù)調(diào)查顯示，學(xué)校檔案工作的管理制度不健全，成為了影響整體檔案工作質(zhì)量的主要原因。具體體現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一，在檔案管理責(zé)任制度上，沒(méi)有進(jìn)行明確的規(guī)定。由于責(zé)任制度不夠健全，導(dǎo)致在實(shí)際的工作中，如若發(fā)生問(wèn)題，出現(xiàn)責(zé)任遺漏的情況。其二，在歸檔過(guò)程中，檔案的級(jí)別劃分較為模糊，存在著一定的問(wèn)題。一般來(lái)說(shuō)，檔案的歸檔，會(huì)根據(jù)其價(jià)值的不同劃分為不同的等級(jí)，其等級(jí)不同，所采用的管理方式與手段也相應(yīng)的有所不同。在實(shí)際的工作中，由于檔案劃分等級(jí)不夠明確，具體工作人員在判斷檔案價(jià)值方面也相應(yīng)的有所失誤。

（二）檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。

當(dāng)前，學(xué)校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一，在很大程度上限制了整體檔案工作的質(zhì)量。究其原因，這是與學(xué)校檔案管理工作缺乏執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的環(huán)境密不可分。具體來(lái)看，一些學(xué)校在檔案管理工作方面的管理流程和具體步驟不夠明確，沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)指導(dǎo)具體的檔案管理工作。另外，在檔案管理工作的目標(biāo)設(shè)定上，缺乏結(jié)合實(shí)際情況的有效目標(biāo)，存在一定的滯后性。由于檔案建設(shè)目標(biāo)不夠明確，相應(yīng)的就使得整個(gè)的檔案管理工作缺乏一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而造成整個(gè)管理過(guò)程較為混亂，進(jìn)而影響了學(xué)校檔案工作質(zhì)量的提高。

（三）相關(guān)檔案工作人員專業(yè)性不強(qiáng)。

從總體上來(lái)看，從事學(xué)校檔案工作的相關(guān)人員，其專業(yè)化水平不高，大多是非檔案專業(yè)畢業(yè)的，或是之前沒(méi)有從事過(guò)相關(guān)的檔案工作。這樣來(lái)看，檔案管理人員整體專業(yè)化水平較差，嚴(yán)重的影響了學(xué)校檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化水平。具體來(lái)說(shuō)，從事相關(guān)檔案工作的人員，對(duì)于具體的檔案管理工作不夠重視，相應(yīng)的也不能最大限度的發(fā)揮出具體檔案的真實(shí)價(jià)值。與此同時(shí)，這些檔案工作人員，沒(méi)有科學(xué)化的管理理念與先進(jìn)的管理辦法，在檔案歸檔的過(guò)程中，極易出現(xiàn)檔案劃分等級(jí)錯(cuò)誤的情況出現(xiàn)，或是有造成相關(guān)檔案損壞的問(wèn)題發(fā)生。

二、實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理的具體做法

針對(duì)當(dāng)前在學(xué)校檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)采取切實(shí)有效的對(duì)策與建議，不斷的提升學(xué)校檔案工作的質(zhì)量與效率，最終實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，具體辦法如下：

（一）建立健全相關(guān)檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

學(xué)校的相關(guān)部門和從事具體檔案管理工作人員，要想使得學(xué)校的檔案工作更加規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，首先應(yīng)當(dāng)健全相關(guān)的檔案管理制度。一方面，健全管理責(zé)任制。在管理中，要將工作進(jìn)行分類，然后根據(jù)工作現(xiàn)狀進(jìn)行部門的劃分，使得工作人員有明確的管理范圍，從而實(shí)現(xiàn)責(zé)任的全面落實(shí)。另一方面，規(guī)范檔案劃分制度。眾所周知，每一份檔案的重要性存在著差別，所以在實(shí)際工作中要對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)處理，通過(guò)級(jí)別的統(tǒng)一，然后采取統(tǒng)一的管理方式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（二）統(tǒng)一各項(xiàng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。

在檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一方面，需要做到以下兩點(diǎn)。一是對(duì)檔案管理的流程和步驟進(jìn)行明確劃分，根據(jù)檔案價(jià)值的不同，做好差異性的管理，對(duì)檔案管理的過(guò)程進(jìn)行步驟劃分，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理。二是在檔案管理過(guò)程中，確定統(tǒng)一的管理目標(biāo)。只有在管理目標(biāo)確定的情況下，管理的具體標(biāo)準(zhǔn)才更容易明確。

（三）加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，打造專業(yè)化隊(duì)伍。

專業(yè)化的人才是提高學(xué)校檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，對(duì)于提高檔案管理質(zhì)量與效率發(fā)揮著不可替代的作用。這樣來(lái)看，從學(xué)校角度來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，打造專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)他們對(duì)于檔案理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，使得相關(guān)工作人員明確檔案管理的意義，進(jìn)而在實(shí)際的工作中重視檔案管理工作。其次，加強(qiáng)對(duì)管理人員進(jìn)行實(shí)際管理的培訓(xùn)，包括對(duì)檔案資料的分級(jí)、分類、存儲(chǔ)等。通過(guò)專業(yè)化的操作，盡可能地避免操作失誤帶來(lái)的錯(cuò)誤或是檔案資料損毀等問(wèn)題。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，學(xué)校的檔案工作在整個(gè)學(xué)校的運(yùn)行與發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的作用。一方面，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理檔案，使得檔案資料更為詳盡，為今后學(xué)校的發(fā)展提供有力的借鑒與參考。另一方面，完備的檔案資料對(duì)于學(xué)校各個(gè)方面的建設(shè)進(jìn)行科學(xué)合理的評(píng)估，提供了寶貴的建議。鑒于此，作為相關(guān)的管理工作者來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)重視學(xué)校的檔案工作，深入分析在當(dāng)前學(xué)校檔案工作的現(xiàn)狀以及所出現(xiàn)的問(wèn)題，并提出具有針對(duì)性、實(shí)效性的對(duì)策與建議，不斷的提升檔案工作的質(zhì)量與效率，最終實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理。

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作者簡(jiǎn)介：肖燕瓊（1980.09.25）女，籍貫，云南宣威，漢族，畢業(yè)于云南師范大學(xué)，本科學(xué)歷，現(xiàn)任云南省輕工業(yè)技工學(xué)校老師。endprint