淺論檔案管理和利用中的保密工作

徐慧春

（中國(guó)人民銀行雞西市中心支行 黑龍江 158100）

隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，檔案資源的社會(huì)價(jià)值日益為公眾所認(rèn)知，它的功能是其它信息資源無(wú)法替代的，所以利用檔案為人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐服務(wù)具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性。但在大量檔案信息被挖掘利用的同時(shí)，也有一些因利用不當(dāng)而造成失泄密問(wèn)題。出現(xiàn)這樣問(wèn)題所占比例雖然極小，但其負(fù)面影晌是不容忽視的。因此，在加大檔案利用力度的同時(shí)，還要注意檔案的保密工作，這已經(jīng)成為檔案部門(mén)必須高度重視的問(wèn)題。

一、當(dāng)前保密工作中容易出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）思想認(rèn)識(shí)上的麻痹。一些人保密觀(guān)念淡薄，認(rèn)為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)無(wú)密可保，在當(dāng)前高科技發(fā)展的時(shí)代有密難保。檔案工作人員、涉密工作人員忙于具體業(yè)務(wù)，對(duì)經(jīng)手的大量國(guó)家秘密見(jiàn)密不知密，習(xí)以為常，麻痹大意，對(duì)國(guó)家秘密的安全造成了嚴(yán)重的威脅。

（二）通信和辦公自動(dòng)化程度不斷提高，對(duì)保密工作提出新的挑戰(zhàn)。隨著先進(jìn)的通信工具和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與設(shè)備被廣泛應(yīng)用于辦公活動(dòng)中，在極大地提高了工作效率的同時(shí)，秘密傳遞渠道的拓寬和秘密載體的多樣化，也使泄密的可能性大大增加。特別是無(wú)線(xiàn)電技術(shù)、紅外、藍(lán)牙、激光、計(jì)算機(jī)等高科技手段的普及，使保密與竊密之間的斗爭(zhēng)更加尖銳復(fù)雜，涉密檔案文件的保密工作面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

（三）保密制度不健全，措施不落實(shí)?！稒n案法》、《保密法》及其〈實(shí)施辦法〉為我們做好各項(xiàng)保密工作提供了法律依據(jù)和行為準(zhǔn)則，保密單位根據(jù)各自的情況也制定了相應(yīng)的保密法規(guī)、制度。但是仍存在領(lǐng)導(dǎo)不重視、措施不落實(shí)、制度執(zhí)行力欠缺等情況，使檔案保密工作出現(xiàn)空檔，失密情況時(shí)有發(fā)生，給國(guó)家、集體和個(gè)人帶來(lái)不可估量的損失。

（四）定密上的隨意性。定密工作是檔案保密工作的基礎(chǔ)，《保密法》規(guī)定國(guó)家秘密需要“依據(jù)法定程序確定”。但一些單位為了保險(xiǎn)，隨意擴(kuò)大定密范圍，把不是國(guó)家秘密的檔案定為秘密級(jí)，把應(yīng)定為秘密的檔案定為機(jī)密級(jí)。還有的單位為了省事，對(duì)該定密的不定密，或?yàn)榱送獬鰯y帶方便，怕遺失后承擔(dān)保密責(zé)任而不定密級(jí)。

（五）密與非密文件資料混合組卷?！稒n案法》第十四條規(guī)定：“保密檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密，必須按照國(guó)家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理”。它明確規(guī)定了標(biāo)有密級(jí)的文件資料必須單獨(dú)立卷。但在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有的單位在文書(shū)立卷時(shí)不按照檔案法規(guī)定進(jìn)行立卷，在文件分類(lèi)時(shí)，沒(méi)有把密級(jí)的文件單獨(dú)立卷，把密與非密文件混合組卷，給檔案的管理和開(kāi)發(fā)利用造成了嚴(yán)重的影響。

二、如何做好檔案管理和利用中的保密工作

（一）加大學(xué)習(xí)宣傳力度，強(qiáng)化保密觀(guān)念和保密技術(shù)手段。思想上保密意識(shí)的強(qiáng)弱，安全防范教育的好壞，是做好保密工作的前提，因此，必須強(qiáng)化全員保密教育，增強(qiáng)保密意識(shí)，這是做好檔案利用工作的客觀(guān)需要。通過(guò)宣傳教育提高工作人員對(duì)保密工作的認(rèn)識(shí)，使之明確加強(qiáng)保密工作是維護(hù)國(guó)家安全、擴(kuò)大改革開(kāi)放、搞好經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要保證。檔案工作者要加強(qiáng)對(duì)新知識(shí)、新技術(shù)的學(xué)習(xí)，做到既精通檔案業(yè)務(wù)和保密要求，又能夠較為全面地掌握計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的管理和技術(shù)防范手段，通過(guò)新技術(shù)手段進(jìn)一步把保密工作做實(shí)、做好。

（二）強(qiáng)化檔案庫(kù)房的科學(xué)管理。檔案庫(kù)房管理是檔案保密的重點(diǎn)，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。在檔案管理的實(shí)踐中，有些單位通常將檔案庫(kù)房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓之中。從保密管理和檔案安全的角度來(lái)講，不是隨意的任何一間房間都能夠拿來(lái)作檔案庫(kù)房使用的。按照檔案保密和安全管理的要求，檔案庫(kù)房不適合設(shè)在辦公樓的最底層尤其是不具備通風(fēng)防潮條件的地下室，檔案庫(kù)房應(yīng)配備防盜門(mén)、鐵欄窗、煙感器、電子監(jiān)控設(shè)備等，以達(dá)到防盜等要求。同時(shí)，還應(yīng)努力做到檔案庫(kù)房、檔案工作人員辦公室、閱檔室之間的三分離。要嚴(yán)格檔案庫(kù)房的管理，指定專(zhuān)人進(jìn)行負(fù)責(zé)，制定嚴(yán)密的檔案庫(kù)房管理制度，禁止無(wú)關(guān)人員出入。

（三）加強(qiáng)涉密檔案的科學(xué)管理。直到現(xiàn)在，一些單位還存在把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供的現(xiàn)象，留下了擴(kuò)散機(jī)密的隱患。針對(duì)這種問(wèn)題，可以采取對(duì)已經(jīng)混訂在卷內(nèi)的密級(jí)文件可以原封不動(dòng)，但在一般查檔中只提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷辦法加以解決。特別是在2000年中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布以后，按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒。因此，調(diào)閱檔案時(shí)要以件為單位進(jìn)行提供，以避免擴(kuò)大涉密文件閱知范圍。立檔單位應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》要求，對(duì)密級(jí)文件單獨(dú)立卷，徹底解決密與非密的文件材料混卷問(wèn)題，堵塞因混卷在提供利用過(guò)程中造成機(jī)密擴(kuò)散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問(wèn)題。同時(shí)，要按立檔單位檔案中的文件密級(jí)編制目錄，建立涉密文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳及存放地點(diǎn)索引，為科學(xué)的管理、有效的保密、及時(shí)的利用創(chuàng)造條件。

（四）做好檔案利用中的監(jiān)督工作。檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過(guò)程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全。具體來(lái)說(shuō)，檔案利用監(jiān)督可以從以下兩個(gè)方面實(shí)施:一是強(qiáng)化制度建設(shè)。建立健全立卷歸檔、檔案查閱、檔案保管等一系列工作制度，堅(jiān)持把保密要素滲透到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，做到用制度管人、靠制度管事，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，進(jìn)一步規(guī)范保密人員的工作行為，杜絕檔案保密工作的主觀(guān)隨意性，防止因工作失誤而造成失泄密責(zé)任事故。二是強(qiáng)化監(jiān)督措施。在利用中，要了解和掌握檔案利用人的心理與思想動(dòng)機(jī)，根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。在條件允許的情況下，檔案館室還應(yīng)該安裝攝像監(jiān)視器。對(duì)某些為獲取憑證而來(lái)館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案，避免檔案損失。

（五）做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作。首先應(yīng)明確檔案保密期限與保密期限的區(qū)分原則。確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義，依照本單位的工作需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。《保密法》第十五條中規(guī)定：“國(guó)家秘密的保密期限，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家秘密事項(xiàng)的性質(zhì)和特點(diǎn)，按照維護(hù)國(guó)家安全和利益的需要，限定在必要的期限內(nèi)，不能確定期限的，應(yīng)當(dāng)確定解密的條件。國(guó)家秘密的保密期限，除另有規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)三十年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)二十年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)十年”。由此可知，保密期限是依照國(guó)家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，如泄露或公開(kāi)，將對(duì)國(guó)家的安全和利益造成的危害來(lái)進(jìn)行確定的。這里所說(shuō)的“另有規(guī)定”主要是指在保密事項(xiàng)范圍中明確規(guī)定某類(lèi)國(guó)家秘密事項(xiàng)保密期限為“長(zhǎng)期”的情況。這些國(guó)家秘密事項(xiàng)具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性，長(zhǎng)期關(guān)系國(guó)家安全和利益，即使確定為本款限定的最長(zhǎng)的保密期限，也難以滿(mǎn)足保密需求。在授權(quán)機(jī)關(guān)做出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對(duì)其采取長(zhǎng)期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供。

（六）做好檔案密級(jí)的調(diào)整工作。檔案在管理過(guò)程中，其密級(jí)不會(huì)是固定、一成不變的，檔案的密級(jí)會(huì)隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況而發(fā)生變化的，其基本變化一般為升密、降密，直至解密?？偟膩?lái)講，變化的原因有三項(xiàng)：保密范圍的變化，密級(jí)文件作用的變化，保密時(shí)限的變化。對(duì)只標(biāo)有密級(jí)而沒(méi)有保密時(shí)限，要按照《保密法》關(guān)于劃定密級(jí)和保密期限屆滿(mǎn)自行解密的要求進(jìn)行調(diào)整。對(duì)涉密檔案要定期審核，應(yīng)當(dāng)自行解密的自行解密，需要延長(zhǎng)保密期限的，要在原保密期限屆滿(mǎn)前重新確定保密期限。要主動(dòng)接受保密部門(mén)對(duì)調(diào)整密級(jí)工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定，嚴(yán)格確定密與非密的劃定原則，嚴(yán)格劃清密與非密的區(qū)分界限，要明確哪些檔案能夠開(kāi)放利用，哪些檔案必須限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些檔案不能開(kāi)放提供利用，為進(jìn)一步強(qiáng)化涉密檔案建設(shè)打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

（七）正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系。在日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，長(zhǎng)期埋頭苦干，默默奉獻(xiàn)。在實(shí)踐中，有的同志過(guò)于強(qiáng)調(diào)保密要求，因噎廢食，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象，由此產(chǎn)生大批檔案得不到充分的利用的弊端，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案資源浪費(fèi)。一方面，導(dǎo)致單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員不能及時(shí)全面地了解情況，使檔案得到有效地利用；另一方面，檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)。上述情況表明，檔案管理人員改變觀(guān)念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行。保密檔案應(yīng)該注重保密工作，但要清醒地認(rèn)識(shí)到保密與利用的辯證關(guān)系。保密的目的之一是為了科學(xué)地利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的保存價(jià)值。同時(shí)，也要注意，檔案利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無(wú)限制的利用勢(shì)必會(huì)給黨和國(guó)家的安全和利益造成危害。因此，對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都至關(guān)重要，決不可偏廢。