機關事業(yè)單位人事檔案管理的重要性探究

馮彥東

(延川縣人力資源和社會保障局，陜西 延川 717200)

事業(yè)單位人事檔案包含了職員的工作經歷、學習經歷、性格、愛好、特長等全面信息。人事檔案主要用于人員的考察、調動、升遷等工作。人事檔案是考察職員的主要依據，為事業(yè)單位人事管理提供科學的參考價值。

一、機關事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

(一)機關事業(yè)單位人事檔案管理工作是考察個人歷史資料的重要依據

人事檔案管理工作是一個動態(tài)的過程，跨越時間限制。檔案記錄了每個職工不同時期和不同職業(yè)階段的所有信息，并且比較全面、真實。當單位上需要對個人進行考察的時候，可以作為當事人的歷史資料，以供單位對個人進行全面了解和掌握。單位對個人進行考察的時候，一般都需要通過人事檔案來了解，對于干部和專業(yè)性人才的調動工作，人事檔案資料已經成為重要的參考依據。

(二)人事檔案管理工作在事業(yè)單位一些重大決策中有著重要的參考作用

事業(yè)單位職工的績效考核和職工的利益息息相關，績效考核工作涉及到職工日常工作的方方面面。每個職工的業(yè)績、日常工作情況、在一些重大事件中的表現(xiàn)等都記錄在檔案中，事業(yè)單位在進行績效考核時通過查閱人事檔案就可以客觀評價職工的情況，提高決策的科學性和合理性。人事檔案管理工作對于職工的每個時期表現(xiàn)情況都能準確、全面記錄，事業(yè)單位在實施一些改革政策過程中需要更改職員信息時人事檔案依然是重要依據。尤其當事業(yè)單位進行一些重大決策或者干部調任、提拔的時候通過人事檔案就可以全面、清晰的掌握人員的真實情況。

(三)人事檔案管理工作可以記錄職工的整個成長經歷

人事檔案不但記錄職工的個人工作經歷、專業(yè)技能、文化程度也記錄職工平時在重要活動中的表現(xiàn)情況和業(yè)績。因此事業(yè)單位可以通過人事檔案來了解職工的整個情況，挖掘職工的優(yōu)點，進而制定有針對性的人才培養(yǎng)計劃和分配計劃，是每個人才價值都得到合理利用。事業(yè)單位人事部門可以通過人事檔案管理工作實現(xiàn)人力資源信息共享，為人事工作的調動和調整提供一些科學的依據，保障人才能在各個地區(qū)實現(xiàn)合理的流動。

二、新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理制度的新策略

(一)提高事業(yè)單位對人事檔案管理工作重要性的認識，不斷完善各種規(guī)章制度

人事檔案管理在事業(yè)單位中發(fā)揮著重要的作用，單位各級領導需要增強對人事檔案管理工作的重視力度，保障人事檔案管理工作在人力、物力、財力上資源充足。定期的開展檢查、評價工作，對于檔案管理工作中遇到的問題要積極的給予支持和建議，一些硬件設施問題要不斷的進行改善，保證人事檔案管理有一個良好的工作環(huán)境，提高整個單位每個職工對于檔案管理的意識。在實際工作中做好監(jiān)督工作，保證人事檔案管理工作的每項規(guī)章制度都能落到實處，促使人事檔案管理工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。同時，事業(yè)單位需要根據國家的政策和單位的實際情況來制定相應的人事檔案管理制度，保障制度的落實，利用先進的計算機信息技術來形成先進的信息化管理模式，使得檔案的管理流程更加清晰，禁止一些虛假信息出現(xiàn)在人事檔案中，不斷的完善人事檔案管理工作的細節(jié)，保障人事檔案管理工作科學合理的開展。

(二)定期對人事檔案管理人員進行培訓，提高人事檔案管理工作的綜合素養(yǎng)

根據社會發(fā)展和事業(yè)單位的不斷變革，事業(yè)單位需要加大對人事檔案管理人員的培訓力度，提高人事檔案人員的綜合素養(yǎng)才能保障人事檔案管理工作符合社會的需求。事業(yè)單位必須建立一支具有較高業(yè)務能力、思想政治覺悟以及職業(yè)道德的人事檔案管理隊伍。定期組織人事檔案管理人員進行培訓，提高人事檔案管理人員的實際操作能力和綜合學識。

(三)利用現(xiàn)代技術進行現(xiàn)代化管理，滿足社會發(fā)展的需求

當今社會是信息化社會，要想提高人事檔案管理工作效率，使人事檔案能得到更廣泛的應用，就需要利用現(xiàn)代技術進行信息化管理。事業(yè)單位可以利用計算機等現(xiàn)代技術輔助人事檔案管理工作，建立電子檔案，避免了紙質檔案在保存過程中容易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象。同時可以利用網絡的一些處理軟件對檔案進行統(tǒng)一管理，需要查閱檔案的時候可以借助檢索工具進行檢索查閱，方便、快捷提高了工作效率。利用網絡技術還可以實現(xiàn)人事檔案共享，實現(xiàn)人才資源的優(yōu)化配置?，F(xiàn)代化人事檔案管理模式是人事檔案管理工作適應現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

人事檔案管理工作在事業(yè)單位中發(fā)揮著重要的作用，因此，事業(yè)單位需要從整體上對人事檔案管理工作進行規(guī)劃，不斷完善各種規(guī)章制度，保障人事檔案管理順利進行。