新時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案管理模式的優(yōu)化對(duì)策

陳 樂

(秦皇島市衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)，河北 秦皇島 066000)

一、事業(yè)單位檔案管理模式變革的時(shí)代背景

(一)經(jīng)濟(jì)發(fā)展體制的轉(zhuǎn)變

伴隨改革開放的不斷擴(kuò)大，我國(guó)經(jīng)濟(jì)成就舉世矚目。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制時(shí)期，員工的流動(dòng)性比較小，人事檔案管理相對(duì)簡(jiǎn)單，通過手動(dòng)整理即可完成，檔案管理的作用較為有限，檔案管理的所有權(quán)歸單位。但是進(jìn)入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制時(shí)期，檔案管理所面臨的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，所有制經(jīng)濟(jì)占比發(fā)生了顯著變化，國(guó)有經(jīng)濟(jì)的占比降幅較為明顯，集體經(jīng)濟(jì)、私有經(jīng)濟(jì)的成分逐漸增多，員工的流動(dòng)性相比以前逐漸增多，人事檔案管理變得愈加復(fù)雜，僅依靠手工難以滿足發(fā)展需要，檔案管理的所有權(quán)發(fā)生改變，人事檔案資料使用的不便性，嚴(yán)重制約了經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。因此，在經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)變下，檔案管理模式須順勢(shì)而行，方能更好的發(fā)揮自身的價(jià)值作用，為經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

(二)社會(huì)公眾的共享需求

以往，由于經(jīng)濟(jì)成分較為單一，工資是主要的收入來源，大部分人的收入相對(duì)平等，人們并沒有感受到不公平，也沒有形成一定的心理反差，當(dāng)時(shí)對(duì)檔案管理并非十分迫切。但是，隨著改革開放的逐漸深入，經(jīng)濟(jì)成分構(gòu)成的日趨多樣化，人們的收入也較以往多樣，政策允許一部分人先富起來，人們之間的收入差距愈來愈大，在心理上也產(chǎn)生了顯著的變化，體制內(nèi)的員工時(shí)有辭職下海經(jīng)商，事業(yè)單位員工隊(duì)伍的流動(dòng)日漸增多，對(duì)檔案管理提出了新的要求，須引入現(xiàn)代化的信息手段規(guī)范檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的異地檢索審核。除此之外，事業(yè)單位員工的離職、異地升遷、跳槽等也要求檔案管理更加便捷、省心，他們迫切希望事業(yè)單位能夠積極推動(dòng)檔案管理模式的變革，并共享檔案管理的信息化成果，實(shí)現(xiàn)檔案管理問題的一站式解決。

(三)現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展

現(xiàn)代通訊和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，對(duì)事業(yè)單位檔案管理產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，事業(yè)單位只有以創(chuàng)新作為檔案管理的驅(qū)動(dòng)戰(zhàn)略，才能更好地滿足社會(huì)公眾對(duì)檔案管理的共享需求。在事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理中，檔案管理部門僅僅是一個(gè)對(duì)檔案材料保管的部門，紙質(zhì)檔案是當(dāng)時(shí)檔案材料的主要類型，然而隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案的類型也在日趨豐富，比如有圖片、文字、視頻、音頻等類型，但是電子檔案是主要的檔案類型，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案難以滿足公眾的需求，為此事業(yè)單位只有把現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案管理進(jìn)行有效融合，才能順應(yīng)新時(shí)代背景下社會(huì)公眾對(duì)檔案管理的需求。

二、新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理主要問題分析

(一)檔案管理理念較為落后

傳統(tǒng)檔案管理分為收集、整理、保存和利用四個(gè)階段。在檔案資料保存前，先要對(duì)檔案材料的價(jià)值進(jìn)行研判，再結(jié)合檔案管理制度和價(jià)值水平，確定檔案材料的保存年限和手段，此時(shí)才正式進(jìn)入檔案材料的保管階段，只有客戶提出服務(wù)要求才進(jìn)入利用環(huán)節(jié)，而在新時(shí)代大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理，傳統(tǒng)的管理流程已被徹底顛覆，如果繼續(xù)沿用以往的管理模式，必難以適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展要求，也難以滿足社會(huì)公眾的需要，在云技術(shù)和大數(shù)據(jù)不斷普及的當(dāng)下，不能被動(dòng)等待客戶提出要求才去滿足，而是要主動(dòng)挖掘客戶的需求及檔案的利用價(jià)值，并在最短時(shí)間以最快的速度、最高的服務(wù)滿足之，因此新時(shí)代適時(shí)的轉(zhuǎn)變檔案管理理念顯得尤為迫切。

(二)檔案管理手段依舊老套

檔案管理的發(fā)展要經(jīng)歷人工管理、計(jì)算機(jī)化、電子化、數(shù)字化和智能化等階段。檔案管理的最初階段是人工階段，所有檔案資料的收集、整理、分類、保存和檢索全部由人工完成，效率低下，效果差，隨著計(jì)算機(jī)的普及，檔案管理實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)化，比如通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檢索、存儲(chǔ)，而后隨著云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)的興起，檔案管理又邁入了數(shù)字化階段。但是，現(xiàn)在有不少事業(yè)單位并沒有進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，有的單位雖然引入了一定的信息化技術(shù)、軟件并配備相應(yīng)的硬件設(shè)備，但是并沒有達(dá)到一定的規(guī)模，所以檔案管理的效果并沒有完全顯現(xiàn)出來。因此，事業(yè)單位檔案管理的信息化，不能只是說一說而已，要大膽創(chuàng)新，求真務(wù)實(shí)，只有敢于下大力氣解決這一問題，檔案管理的信息化建設(shè)就會(huì)早日實(shí)現(xiàn)。

(三)檔案管理人員素質(zhì)低下

傳統(tǒng)的檔案管理模式對(duì)檔案管理人員的要求比較低，只要勤奮、敬業(yè)、愛崗，具備一定的檔案管理知識(shí)即可，但是在新時(shí)代大數(shù)據(jù)技術(shù)的深刻影響下，檔案管理人員除了具備如上條件外，還需要掌握一定的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并能夠熟練操作計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，滿足用戶的需求。然而，有些事業(yè)單位檔案管理人員僅會(huì)簡(jiǎn)單的日常管理，而對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用不能做到熟練自如，并缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，不利于充分挖掘檔案資料的價(jià)值作用。

(四)檔案管理安全重視不夠

傳統(tǒng)的檔案管理在安全方面強(qiáng)調(diào)防火、防盜、防潮和防腐蝕，而在新形勢(shì)下的檔案管理除了做好傳統(tǒng)的四防工作外，還要嚴(yán)密預(yù)防檔案數(shù)據(jù)資料不被黑客攻擊和病毒軟件的盜取。另外，儲(chǔ)存數(shù)據(jù)資料的電子設(shè)備的使用年限、技術(shù)條件也會(huì)給檔案數(shù)據(jù)帶來一定的安全隱患，儲(chǔ)存數(shù)據(jù)資料的客戶端也往往會(huì)成為網(wǎng)絡(luò)攻擊的對(duì)象。

三、事業(yè)單位檔案管理模式變革的優(yōu)化對(duì)策

(一)以新發(fā)展理念為指導(dǎo)，助推檔案管理模式變革

首先，創(chuàng)新是檔案管理模式變革的根本動(dòng)力。在新時(shí)代發(fā)展背景下的檔案管理，只有大膽創(chuàng)新，解放思想，破除阻力，方能實(shí)現(xiàn)蛻變。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者首先要?jiǎng)?chuàng)新管理思維，堅(jiān)持以滿足客戶需要為根本，積極推動(dòng)檔案管理模式的變革。事業(yè)單位的廣大員工也要樹立創(chuàng)新意識(shí)，以檔案管理實(shí)踐中的問題為導(dǎo)向，有針對(duì)性的提出創(chuàng)新性的解決方案，不斷進(jìn)行檔案管理流程再造。

其次，開放共享是檔案管理模式變革的關(guān)鍵。傳統(tǒng)的檔案管理所提供的服務(wù)是面向黨政機(jī)關(guān)，導(dǎo)致社會(huì)公眾對(duì)某些事件缺乏相當(dāng)知情權(quán)，使得事業(yè)單位檔案管理與社會(huì)公眾缺乏密切聯(lián)系。而在新時(shí)代背景下的檔案管理，不光要面向黨政機(jī)關(guān)提供服務(wù)，更重要的是向社會(huì)大眾開放，接受社會(huì)大眾的監(jiān)督和評(píng)價(jià)，讓公眾成為改進(jìn)檔案管理的重要抓手。還有，事業(yè)單位的檔案資料不能畫地為牢，僅供某些機(jī)關(guān)單位的獨(dú)立使用，對(duì)于一些不涉密的檔案要與公眾共享，在共享的過程中挖掘檔案資料的使用價(jià)值。

(二)要力推事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)

首先，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要從思想上重視檔案管理的信息化，借助信息化技術(shù)手段進(jìn)一步提升檔案管理的效率和質(zhì)量。其次，事業(yè)單位要加大對(duì)檔案管理信息化的投資力度，引入先進(jìn)的技術(shù)、培訓(xùn)專業(yè)的人才、購置領(lǐng)先的設(shè)備，為檔案管理信息化的順利實(shí)現(xiàn)提供相應(yīng)的軟硬件支撐。再次，要憑借先進(jìn)的信息化手段實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料價(jià)值的深度挖掘。

(三)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的培訓(xùn)和引進(jìn)

首先，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的教育培訓(xùn)，使他們掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)專業(yè)知識(shí)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、二次處理技術(shù)和專業(yè)的檔案管理知識(shí)，不斷更新知識(shí)體系結(jié)構(gòu)和管理理念，以滿足新時(shí)代背景下的檔案管理所提出的新要求。其次，事業(yè)單位要從高校引進(jìn)檔案管理專業(yè)畢業(yè)的高層次人才，使他們成為檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)中的主要力量，以專業(yè)的知識(shí)和規(guī)范化的操作改進(jìn)檔案管理的質(zhì)量，不斷提高用戶對(duì)事業(yè)單位檔案管理的滿意度和忠誠度。

(四)要強(qiáng)化檔案管理資料的安全保障體系建設(shè)

檔案資料的安全是事業(yè)單位檔案管理的生命線，置檔案資料安全于不顧的信息化建設(shè)是失敗的，大數(shù)據(jù)背景下的檔案資料安全面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，檔案資料安全除了確保檔案資料存儲(chǔ)的物理介質(zhì)的安全性，還要千方百計(jì)的防范黑客的攻擊和病毒軟件的侵蝕，因?yàn)檫@些威脅對(duì)于檔案資料的防衛(wèi)是致命性的，如果一旦遭遇黑客攻擊或病毒侵害其造成的損失十分巨大。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的安全體系建設(shè)顯得十分重要。