淺談檔案管理中開放利用與保密之間的平衡關(guān)系

趙 單

(昭通市第一人民醫(yī)院，云南 昭通 657000)

淺談檔案管理中開放利用與保密之間的平衡關(guān)系

趙 單

(昭通市第一人民醫(yī)院，云南 昭通 657000)

近年來，社會(huì)發(fā)展穩(wěn)步推進(jìn)，信息建設(shè)日趨完善，檔案資源所蘊(yùn)含的價(jià)值開始深受社會(huì)群眾廣泛關(guān)注。于是檔案資料的保密，以及深化利用工作就變得十分重要。這些工作能否做好，將會(huì)對國家的安全和利益都會(huì)產(chǎn)生顯著的影響。對廣大的檔案管理工作人員而言，保密和深化利用已經(jīng)成為檔案管理的工作重點(diǎn)。

檔案管理；開發(fā)利用；保密

一、檔案利用與保密的關(guān)系

在《檔案法》中，已經(jīng)明確提出，檔案資料要遵循逐步向社會(huì)公開的原則。而在《保密法》中，其十六條指出：如果國家級保密事項(xiàng)，超過期限不再需要保密，那么原來確定的保密級單位或者上級主管部門，就需要提出申請及時(shí)給予解密。在當(dāng)前法律體系中，檔案資料的開發(fā)利用和保密之間的矛盾，已經(jīng)在現(xiàn)有的法律法規(guī)中被明確，這也足以看出該它們之間的關(guān)系具有顯著的復(fù)雜性。在檔案管理工作中，一定要做好內(nèi)外使用環(huán)境的界限劃分，同時(shí)也要做好加密和非加密的區(qū)分工作，真正實(shí)現(xiàn)既能夠保障國家保密級檔案能夠得到很好的保護(hù)，同時(shí)最大限度的開發(fā)非保密級資料的利用水平。

二、檔案利用與保密工作存在的問題

在過去相當(dāng)長的時(shí)間里，受限于傳統(tǒng)保密觀念，檔案管理人員十分注重檔案保密工作，檔案利用卻被有選擇的忽視。經(jīng)常采取的措施為：將檔案束之高閣，對其進(jìn)行隔離處理，導(dǎo)致檔案價(jià)值的流失。另外，由于存在著諸多的泄密案件，相關(guān)的信息安全意識開始得到了社會(huì)的強(qiáng)化，檔案保密要求也開始變得更高，檔案的正常利用開始受到顯著影響。實(shí)際上，檔案之所以要進(jìn)行保密，并非將其簡單的隔離，而是將其在保密的環(huán)境下進(jìn)行科學(xué)的利用，從而最大限度的提升檔案的利用價(jià)值。所以，作為檔案管理部門，必須要革新自身的傳統(tǒng)工作理念，一方面要做好各項(xiàng)檔案保密工作，另一方面還需要提升檔案利用水平，最大限度的提升它的社會(huì)服務(wù)功能。

三、做好檔案利用和保密工作的協(xié)調(diào)措施

(一)梳理檔案管理中保密和開放利用之間的關(guān)系

檔案工作包括了兩個(gè)極為重要的領(lǐng)域，一個(gè)是檔案的保密，另一個(gè)是開發(fā)利用。在檔案管理環(huán)節(jié)，就需要將保密和開發(fā)利用進(jìn)行辯證地看待。如果僅僅針對其中的一點(diǎn)開展相關(guān)工作，顯然不利于檔案管理工作的正常開展，最好是要將兩者進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合。檔案的開發(fā)利用，無疑是檔案管理工作的核心生命線，在具體管理環(huán)節(jié)，相關(guān)人員需要做到基于保密來開展相關(guān)的工作，最終實(shí)現(xiàn)保密和開發(fā)利用進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，以及資源信息的共享。最終實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)應(yīng)用和開發(fā)。

(二)做好檔案開放利用過程中的保密工作

第一，做好檔案開放利用前的準(zhǔn)備。①做好檔案的分類整理。對原始文檔資料進(jìn)行科學(xué)的整理，然后對相關(guān)的涉密以及非涉密檔案資料進(jìn)行科學(xué)的細(xì)分，進(jìn)而保障分類具有更高的科學(xué)性，另外還需要讓編目變得更加清晰。②構(gòu)建完善的檔案號碼，對必須要?dú)w檔的資料進(jìn)行有效的整理，確保檔案資料能夠得到良好的保護(hù)。對珍貴的檔案可以采用拍照、復(fù)印等多種形式進(jìn)行復(fù)制，創(chuàng)建相應(yīng)的副本，使之進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變。③創(chuàng)設(shè)檢索工具，讓檔案的檢索實(shí)現(xiàn)多元化。

第二，完善檔案開放體系。要緊密的結(jié)合《保密法》對檔案保密等級進(jìn)行細(xì)分，形成規(guī)則，從而讓相關(guān)的管理者對檔案進(jìn)行科學(xué)的管控。另外，還需要緊密的結(jié)合《保密法》，對超過保密期的檔案，要進(jìn)行及時(shí)的解密，然后理清保密和非保密，以及內(nèi)外環(huán)境的界限。確保檔案資料可以被合理利用。然后結(jié)合需求，設(shè)置合理的利用區(qū)間，完善審批流程。

(三)完善檔案利用過程管控體系

第一，建立健全規(guī)章制度。檔案管控部門需要緊密的結(jié)合國家檔案和保密工作制度方針，完善相應(yīng)的規(guī)章體系。另外，還需要對保密檔案的管理行為進(jìn)行科學(xué)的管控，使用結(jié)束之后，就需要給予及時(shí)的歸檔和管理，強(qiáng)化絕密檔案的管控，而檔案的銷毀和移出等，則需要嚴(yán)格按照流程制度進(jìn)行。使用結(jié)束之后，需要進(jìn)行及時(shí)的清查，一旦出現(xiàn)了泄密，就需要及時(shí)的進(jìn)行補(bǔ)救等。

第二，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。有效增強(qiáng)檔案管理者的綜合政治素養(yǎng)，積極的學(xué)習(xí)相關(guān)法律，如保密法和檔案法等，要充分的做到知法守法，嚴(yán)格的遵守職業(yè)道德，強(qiáng)化安全意識。另外，檔案管理者還需要強(qiáng)化理論學(xué)習(xí)，不斷提升自身專業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)能力，牢固掌握基礎(chǔ)性的檔案管理工作，全面掌握檔案工作規(guī)律，有效提升相關(guān)人員檔案管理工作水平。

第三，完善庫房管理強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)保密。檔案管理開始進(jìn)入到數(shù)字時(shí)代，在檔案價(jià)值開發(fā)利用階段，要科學(xué)的做好信息安全保密工作。如果涉及到絕密信息，需要從物理層面，對相關(guān)數(shù)字檔案進(jìn)行隔離。要對網(wǎng)絡(luò)保密工作進(jìn)行制度化建設(shè)，確保信息能夠科學(xué)的傳播。針對庫房，則需要委派專業(yè)人員負(fù)責(zé)保管，并完善相應(yīng)的管理制度，并在檔案館(室)內(nèi)科學(xué)布置攝像頭，對檔案利用的整個(gè)過程進(jìn)行全面的監(jiān)控，從而有效提升檔案資料的安全性。

四、結(jié)束語

檔案的保密和開放關(guān)系需要被科學(xué)的處理，其原則就是要在科學(xué)的保密體系之下，對其進(jìn)行大膽的開放，嚴(yán)格和寬松的程度要進(jìn)行科學(xué)的調(diào)整。在具體工作過程中，還需要借助于科學(xué)態(tài)度，來處理相關(guān)的實(shí)際問題，要遵循“涉密不上網(wǎng)、上網(wǎng)不涉密”的原則，從制度和方法上，搞好開放和控制的標(biāo)準(zhǔn)，人防與技防相結(jié)合，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理水平的升級。

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