信息化背景下的高校檔案建設研究

文·張光明

隨著電子信息技術的發(fā)展，高校檔案已由傳統(tǒng)紙質管理向信息化﹑數字化管理模式轉變。本文對傳統(tǒng)檔案管理三種模式，即集中式﹑分散式和集中分散結合式進行利弊分析，由此引申到信息化背景下的高校檔案管理，并以青島大學綜合檔案館為研究對象進行實例分析。

一、傳統(tǒng)高校檔案管理模式分析

高校檔案管理模式是高校管理檔案的一系列流程，它包括檔案的收集﹑建檔﹑整理﹑宣傳﹑利用等工作。健全的檔案管理方式能夠規(guī)范檔案排布，方便檔案查詢和利用，促進檔案事業(yè)良性發(fā)展。[1]在管理過程中，高校通過結合本校條件和特點，設置健全的檔案管理機構，制定標準化的工作制度并配備專業(yè)的檔案工作人員，能使檔案更好地在高校治理中發(fā)揮作用。傳統(tǒng)模式是高校管理檔案的重要途徑，它以紙質檔案媒介管理為核心，通過反映檔案的歷史原貌，促進檔案的合理開發(fā)和利用。傳統(tǒng)高校檔案管理模式主要有三種，即集中管理模式﹑分散管理模式和集中分散結合管理模式。[2]

（一）集中管理模式

集中管理模式是通過獨立的高校檔案管理機構對校內檔案進行管理，在檔案的建設﹑教學和科研項目實行權力集中的管理。[3]高校通常會設置獨立的檔案管理機構負責全校的檔案工作，它直屬于學校而不依附任何部門，級別和一般科室同級。這種模式適用于規(guī)模較大，建校時間較長，參與管理程度高的學校。

集中管理模式的集約化程度高，在實際運營操作過程具有獨立的優(yōu)點和缺點。首先，集中管理模式可以提高效率，節(jié)約成本，采用集中管理模式的高校一般配有專職的管理人員和專門的檔案管理場所，通過一系列程序化的流程增加工作的專業(yè)性，節(jié)省成本并避免資源的浪費，從而大幅提高檔案管理過程中的效率；其次，集中管理模式也方便檔案的開發(fā)和利用，通過對檔案的集中管理使檔案更好地發(fā)揮宣傳和教育作用。但隨著檔案數量的逐年增加，集中化管理對高校硬件和軟件的要求也相應提升，為了解決日益緊張的人﹑地資源稀缺的問題，高校只能投資建設更大的場館﹑招聘新的人員，增加成本支出；同時，集中管理還存在著巨大的安全隱患，由于所有檔案放在一起管理，很多檔案資源涉及高校核心內容，一旦泄露對高校將帶來不良影響；最后，集中管理模式不利于各部門對檔案的開發(fā)和利用，由于檔案管理部門對檔案的統(tǒng)一保管，而其他院部在檔案形成之初就要上交，所以其他院部在利用檔案時就會面臨一系列的申請程序，繼而影響各部門利用檔案宣傳和學習的主動性。

（二）分散管理模式

分散管理模式是指由檔案室掌控檔案流程和目錄，而其他部門和院系具體負責保存本部門的檔案和材料，[4]如黨委辦公室保存黨委檔案，教務處﹑學工處保存教師和學生檔案。在此情況下檔案室的級別較低，一般依附于黨委辦公室﹑校長辦公室，作為下一科室存在。

該模式的優(yōu)點在于減少資源的占用﹑方便檔案管理。首先，采用分散管理模式的高校能夠減輕檔案管理部門的負擔，其只要做好檔案的分類和統(tǒng)計工作，而其他部門負責檔案的具體管理，從而減少了資金投放，使檔案保管更加靈活；同時，各科室在利用檔案宣傳時也更加簡潔高效，單獨一個部門處理即可，減少檔案在相關部之間轉移的風險。該模式的缺點是檔案管理工作具有不專業(yè)性，缺少專門的檔案工作人員指導，檔案無法得到充分利用；其次，由于檔案資源分布在各個部門導致檔案的完整性遭到破壞，涉及多部門的檔案由于受制于科室分布，不利于在全校層面上推廣和利用檔案資源；最后，因檔案的保管期限各有不同，檔案室需要依據不同的標準進行定期檢查，而分散式的管理模式則不利于檔案的統(tǒng)一鑒定或者銷毀。

（三）集中分散結合模式

集中分散的模式是指由檔案管理機構對檔案管理的流程進行整體把控，在實際操作過程中由檔案形成部門負責具體檔案的收集和整理，但其只能保存一定時間，超過一定時間后需將本部門的檔案全部移交至校級檔案管理機構。[5]相比較分散管理模式，集中分散結合模式下檔案管理部門的權限相對較大，多是與其他院部平級的機構，但人員設置上相較于集中管理模式要少。

集中分散模式的優(yōu)點在于管理靈活，便于綜合控制，同時方便對檔案的利用，但是該模式對高校的管理能力要求高。因為管理權限不明確，很多檔案的存放位置具有不確定性，這對校級檔案管理機構的宏觀調控能力有更高的要求；而檔案實施保管時的過度分散又會對檔案的完整性和安全性帶來較大挑戰(zhàn)，使校級檔案管理工作的難度增大，所以這種模式一般是從分散模式到集中模式的過渡存在形式。

二、信息化背景下高校檔案管理模式分析

高校檔案信息化的管理模式是通過信息技術手段，將學校管理過程中形成的各類檔案信息進行數字化處理，從而充分發(fā)揮電子數據的存儲優(yōu)勢，突破空間的限制，實現高校檔案和其他資源的有效融合。

信息化高校檔案管理模式主要包括五個部分：網絡基礎層﹑信息數據層﹑應用系統(tǒng)層﹑信息服務層和虛擬大學層，每一層級呈現逐漸遞進關系。[6]網絡基礎層是信息化建設的基礎，它為檔案的信息化處理提供網絡支持；信息數據層是高校檔案信息化處理的核心內容，它相當于一個涵蓋所有檔案信息的大數據，所有紙質信息經過處理會變成電子信息存儲于信息數據層，并為信息的傳輸和數據的交流做鋪墊；應用系統(tǒng)層是大數據和外部交流的中介，該層級包括OA系統(tǒng)（自動化辦公系統(tǒng)）﹑數字圖書館﹑數字檔案館等各類管理系統(tǒng)，通過這類系統(tǒng)使包括檔案信息的高校資源能夠以數字化的形式呈現在高校管理者面前；信息服務層是高校的主要用戶界面，主要是為校內的非管理人員使用，各類人群通過它查詢校內資源，從而實現校內外資源的有效銜接；虛擬大學層是高校網絡建設的頂層，它是一個將信息服務層和應用系統(tǒng)層融合的綜合服務網絡，一般通過學校官方平臺的形式對外展示，既方便校內管理人員操作，也便于校外人員查詢。

三、信息化背景下的青島大學檔案建設探究

信息化背景下檔案建設是一項復雜的工作，但每個學校自身的條件和特點不同，適用的檔案管理方式也千差萬別。本文以青島大學為例，探討當前青島大學電子檔案建設需要加強的措施。

（一）構建合理的權限體系

從宏觀上看，青島大學檔案館對電子檔案具有歸檔﹑查閱﹑檢索﹑整理和利用﹑銷毀檔案的權限，但是文件收集﹑整理的過程是由其他院部具體負責的，而電子文檔上交至檔案室后其他院部對電子文檔的后續(xù)事宜便沒有任何規(guī)定，所以筆者建議構建院部和檔案館之間的合理的權限體系，從而形成完整的檢索制度。具體而言，為提升電子檔案文件的可靠性，文件生成機構在收集﹑整理完畢后必須在規(guī)定時間內提交至檔案室并將電子檔案錄入檔案信息庫，此后對電子文件再無控制權限，從而防止文件存放兩處造成信息不對等，特別是電子檔案的可操作性非常強，稍微的格式修改就會對文件造成無法彌補的損害；對于普通用戶而言，其只有查閱和按規(guī)定復制的權限，絕對不可以在文件上做任何電子標注，從而增加高校電子文件的權威性。

（二）設置電子文件收集整理標準

青島大學原由幾所高校合并組建，在學校成立初期文件歸檔部門各自為政，“信息孤島”現象層出不窮，后期雖頒布相關標準化文件，[7]但是多針對傳統(tǒng)紙質文件，缺少電子文件的歸檔材料標準。畢竟電子文檔的載體形式不同于紙質載體，所以在文件的設置上應當單獨處理，綜合檔案館應編制電子檔案的文件著錄，并對電子文件系統(tǒng)進行著錄的標準化設計。具體來說，綜合檔案館首先應當頒布電子文件的標準化文件，制定電子文件著錄項標準，明確電子文件的歸檔范圍，規(guī)范電子文件存儲格式，并在此基礎上對電子文件系統(tǒng)進行著錄標準的信息數據層設計，如設計歸檔文件的內容﹑收集時間﹑文件出處﹑主要責任人等相關材料，在院部操作過程中如出現材料不符合系統(tǒng)設計的歸檔著錄標準，便無法將電子文件輸入信息數據層，從而使各部門在文件的收集和整理過程中按照文件的標準進行，防止出現電子文件格式不統(tǒng)一﹑材料不齊的狀況。

（三）加強電子檔案安全性建設

因為電子文件的安全性比紙質檔案脆弱，所以需加強電子文件的安全性能建設。首先要加強系統(tǒng)安全保障建設，針對保存場所要加強系統(tǒng)主機安全建設，使存儲數據的機房能夠符合服務器的運行要求；通過安裝高性能的電源保證數據不會因為突然斷電而消亡；購置性能好的軟硬件材料使主機運行良好，防止因外部機器帶來的問題。其次，學校需加強網絡基礎層的建設，通過設立最新的網絡防火墻，使檔案室專用網絡與學校的普通校園網隔離，并配合相應的防毒軟件使網絡安全無憂。再次，針對信息數據層要建立完整的數據庫管理和備份，以防校園系統(tǒng)崩潰時能夠恢復原來的檔案數據，數據服務器可采用磁盤陣列技術，保護電子文件的真實﹑完整﹑有效性，提高電子文件的可信度。[8]最后，保證應用系統(tǒng)層的安全，通過建立可靠的入網訪問控制，并對重要信息設置訪問許可的方法，從而在保障服務功能時限制不同權限對系統(tǒng)的訪問和查看，從而最大程度保證檔案信息的安全。

（四）方便用戶的網上查詢工作

隨著高校電子檔案的普及，學校應當主動公開沒有私密的公開文件，對于需要申請查看電子檔案，學校也應當適時開通網上申請渠道，方便用戶查詢。筆者以一個校外人的身份登陸青島大學官網查詢時發(fā)現，針對公開的項目，綜合檔案館基本實現了信息公開。但是針對可申請公開的項目，檔案館雖有公開界面，卻采取了網絡屏蔽措施使外網用戶無法登陸界面查詢信息，這就導致了必須登陸青島大學內網才能查詢信息；而更多情況則是若需查詢此類信息，必須是親自前往青島大學檔案館并出示身份證和相關介紹信后才能公開。筆者建議對有些信息的查詢工作，可以在用戶通過互聯網上傳身份證件并說明正式理由，由檔案館的后臺工作人員審核之后進行辦理，如符合相關規(guī)定則對申請者的申請進行處理，如不符合相關規(guī)定則需分情況：對于確實不符合公開條件的申請應向其說明理由，對于因證件不符合規(guī)定的應當五日內向其告知一次性補正，并開通用戶熱線，以增加辦事效率，減少學校和查詢者的負擔。

●參考文獻●

[1]劉琪.數字化校園背景下檔案管理模式研究[D].鄭州航空工業(yè)管理學院，2017（05）:9.

[2]張燕翎.試論高校檔案管理模式[J].機民兵船檔案，2005（2）:8-9.

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[6]孫焱.基于校園網的高校檔案信息管理與服務模式探討[J].吉林工程技術師范學院學報，2012（07）:36-38.

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