文·劉冬梅

社會保障檔案是社會保障工作中形成的帶有專業(yè)性﹑連續(xù)性﹑高技術(shù)性﹑保密性等信息資料的人事檔案，是開展社會保障工作的客觀依據(jù)。社保檔案，關(guān)乎民生，作用廣泛，價值寶貴。做好社會保障檔案工作是維護(hù)人民群眾合法權(quán)益的重要基礎(chǔ)，是社會保障工作依法監(jiān)管的必然要求。近年來，泰安市人力資源和社會保障局（以下簡稱人社局）為滿足社會保障事業(yè)發(fā)展的需要，加強(qiáng)社會保障檔案的集中統(tǒng)一管理，全面提高社會保障檔案管理水平，大力推進(jìn)社會保障檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)社會保障檔案信息資源利用的最大化，推動了社會保障事業(yè)的快速發(fā)展。

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實責(zé)任，夯實檔案管理工作基礎(chǔ)

泰安市社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)包括：社會勞動保險事業(yè)處﹑醫(yī)療保險事業(yè)處﹑機(jī)關(guān)事業(yè)單位保險處﹑農(nóng)村養(yǎng)老保險事業(yè)處等，負(fù)責(zé)全市社會養(yǎng)老保險﹑城鎮(zhèn)職工（居民）基本醫(yī)療保險﹑工傷保險﹑失業(yè)保險﹑生育保險等業(yè)務(wù)。泰安市人社局高度重視社會保障檔案工作，建立了市﹑縣（市﹑區(qū)）﹑鄉(xiāng)鎮(zhèn)（辦事處）社保單位共同參與的社會保險檔案工作網(wǎng)絡(luò)。各單位加強(qiáng)聯(lián)系溝通﹑配合協(xié)作，形成齊抓共管的局面，共同推進(jìn)社會保障檔案工作的開展。

（一）明確責(zé)任。社會保障經(jīng)辦機(jī)構(gòu)把有關(guān)社保文件材料的形成﹑積累﹑整理﹑歸檔的要求列入工作標(biāo)準(zhǔn)﹑工作程序及有關(guān)部門﹑相關(guān)人員的崗位職責(zé)，把社會保障檔案管理與業(yè)務(wù)工作同部署﹑同實施﹑同檢查，與崗位目標(biāo)考核掛鉤；建立綜合檔案室，對本單位形成的各種門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理，建立健全社會保障檔案的收集﹑整理﹑保管﹑利用等制度，并配備專門檔案管理人員，落實經(jīng)費，改善保管條件。在貫徹落實《檔案法》的基礎(chǔ)上，根據(jù)社保檔案的特點，修訂完善了檔案人員職責(zé)和崗位責(zé)任制度﹑文件歸檔制度﹑檔案保管制度﹑查閱利用制度等多項制度，并嚴(yán)格落實，把檔案納入了制度化管理軌道。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)。重點加強(qiáng)檔案的收集，著重在提高檔案管理的規(guī)范化上下功夫。正確界定各類社會保障文件材料的歸檔范圍，全面收集社會保障工作中形成的各種門類和不同載體的文件材料，確保歸檔文件材料完整齊全﹑真實準(zhǔn)確，做到社保檔案的規(guī)范化整理。同時還確定了社保檔案管理和建設(shè)的三條原則，即在檔案基礎(chǔ)建設(shè)和正常管理中，要高起點﹑嚴(yán)要求，堅持規(guī)范﹑科學(xué)﹑高效的原則。規(guī)范，就是要嚴(yán)格按照省﹑市檔案局規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求來規(guī)范各項基礎(chǔ)工作；科學(xué)，就是在規(guī)范的基礎(chǔ)上，結(jié)合實際，探索計算機(jī)管理檔案的方法，使檔案工作走向科學(xué)化﹑現(xiàn)代化；高效，就是充分發(fā)揮檔案的本職作用，利用現(xiàn)代化手段，完善檔案查詢﹑統(tǒng)計﹑預(yù)測辦法，更有效快捷地為社保各項工作服務(wù)。

二、推進(jìn)信息化建設(shè)，實現(xiàn)信息采集準(zhǔn)確、程序規(guī)范、信息共享、利用安全

在當(dāng)今信息化高速發(fā)展的時代，社保檔案管理必須緊跟時代的步伐向信息化的方向快速發(fā)展，確保為職工和單位提供更優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)。泰安市各社保單位以辦公自動化建設(shè)為契機(jī)，積極推進(jìn)社會保障檔案信息化﹑現(xiàn)代化建設(shè)。為實行互聯(lián)互通，實現(xiàn)檔案信息資源共享，各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)將社保檔案管理系統(tǒng)納入社會保障業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)之中，做好電子文件的收集整理歸檔工作，電子文件實行脫機(jī)備份，與紙質(zhì)文件建立相應(yīng)的有機(jī)聯(lián)系。加強(qiáng)對社保檔案動態(tài)電子信息的管理，確保動態(tài)數(shù)據(jù)齊全﹑準(zhǔn)確和安全。同時，加快社保檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，逐步實現(xiàn)社保檔案信息資源的科學(xué)整合和有效利用。

強(qiáng)化社保檔案管理信息化建設(shè)措施，實現(xiàn)社保檔案管理信息化，首先要進(jìn)行功能齊備﹑系統(tǒng)完善的信息平臺建設(shè)。信息平臺涉及到社保工作所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域，要對所有確認(rèn)項目﹑實用操作以及安全保障進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，最大限度地體現(xiàn) “信息四化”，即信息采集準(zhǔn)確化﹑信息程序規(guī)范化﹑信息內(nèi)容共享化﹑信息利用安全化。

（一）信息采集準(zhǔn)確化。社保信息采集的真實性﹑準(zhǔn)確性﹑完整性是社會保障機(jī)構(gòu)開展支付救助補(bǔ)償?shù)闹匾獞{據(jù)信息，故對平臺信息的科學(xué)采集﹑項目設(shè)置有極高的要求，比如數(shù)字化信息的采集認(rèn)證和修改權(quán)限設(shè)置﹑相關(guān)紙質(zhì)及圖片資料的信息化儲存設(shè)置﹑補(bǔ)充項目設(shè)置等等，都要保證準(zhǔn)確無誤。

（二）信息程序規(guī)范化。各經(jīng)辦單位的業(yè)務(wù)側(cè)重點不同，這就要求各個階段業(yè)務(wù)平臺設(shè)置既專項明確又密切相關(guān)。根據(jù)相關(guān)政策法規(guī)實現(xiàn)信息整合，既方便工作人員核查，又使職工及時了解其權(quán)益。比如職工在確認(rèn)為工傷后，系統(tǒng)根據(jù)其傷情診斷結(jié)合相關(guān)法規(guī)，智能呈現(xiàn)職工停工留薪期限，避免職工與單位因不了解政策法規(guī)而造成不必要的糾紛。

（三）信息內(nèi)容共享化。社保業(yè)務(wù)工作分散在多個部門和工作窗口，通過引入信息技術(shù)﹑通訊技術(shù)和人工智能技術(shù)實現(xiàn)信息共享。比如通過人工智能技術(shù)和通訊技術(shù)實現(xiàn)手機(jī)短信自動通知功能及反饋信息收集功能，實現(xiàn)職工通過個人信息認(rèn)證，可用手機(jī)或網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)自助查詢。

（四）信息利用安全化。信息平臺檔案信息管理安全設(shè)置措施主要從以下幾個方面著手：一是建立封閉的運行環(huán)境，使數(shù)據(jù)化的檔案信息能在局域網(wǎng)的環(huán)境下安全運行，減少外網(wǎng)對運行環(huán)境的干擾；二是建立嚴(yán)格的管理制度，嚴(yán)格管理人員安全化操作培訓(xùn)上崗；三是配備必要的安全防護(hù)介質(zhì)，避免出現(xiàn)高科技干擾或泄密；四是設(shè)置安全預(yù)警防護(hù)措施，以確保信息平臺安全，保障個人信息安全。

三、突出重點，加強(qiáng)監(jiān)管，推進(jìn)社保檔案管理規(guī)范化

根據(jù)泰安市社會保障工作實際，重點做好養(yǎng)老保險﹑醫(yī)療保險﹑工傷保險﹑失業(yè)保險﹑生育保險等內(nèi)容的社保檔案工作。

為規(guī)范社保檔案管理，主要從四個方面細(xì)化管理。一是在檔案分類方面，為了便于檔案的查閱和長期保存，根據(jù)檔案資料不同的類別﹑保管期限和保存方式采用分類管理方式；二是在檔案交接方面，各項業(yè)務(wù)檔案實行責(zé)任交接，實現(xiàn)對口交接﹑責(zé)任到人，避免檔案資料遺失；三是在檔案保存方面，各社保機(jī)構(gòu)為檔案室購置齊備的硬件設(shè)施，確保了檔案資料的科學(xué)管理和安全保存，對于參保人員基礎(chǔ)信息﹑繳費信息等重要檔案文件，將所有數(shù)據(jù)信息拷貝到移動硬盤，實行異地存放；四是在檔案借閱方面，嚴(yán)格借閱審批手續(xù)，進(jìn)一步規(guī)范借閱經(jīng)辦制度。

四、依法管理，強(qiáng)化指導(dǎo)，推動社會保障檔案管理工作再上新水平

為確保社保檔案工作質(zhì)量，各級社保部門會同檔案管理部門進(jìn)一步加強(qiáng)了聯(lián)系，加大了對社會保障檔案工作的監(jiān)管﹑指導(dǎo)力度。一是依法管理與業(yè)務(wù)指導(dǎo)相結(jié)合，檔案部門經(jīng)常到社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢查，指導(dǎo)檔案工作的開展。多次召開檔案管理專題會議，結(jié)合泰安市社保檔案工作的實際情況，制定實施辦法，把《山東省社會保險檔案管理暫行辦法》落到實處。二是宏觀管理與微觀指導(dǎo)相結(jié)合。通過舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，現(xiàn)場指導(dǎo)等形式，為社會保障檔案工作提供技術(shù)支持；通過樹立檔案管理工作典型，總結(jié)經(jīng)驗，以點帶面，推動全市社會保障檔案工作開展。三是加強(qiáng)社會保障檔案干部隊伍建設(shè)。社會保障經(jīng)辦機(jī)構(gòu)選擇政治素質(zhì)好﹑責(zé)任心強(qiáng)﹑工作認(rèn)真負(fù)責(zé)﹑檔案業(yè)務(wù)精干的人員從事檔案工作，并保持檔案人員的相對穩(wěn)定。