運(yùn)用QC方法提高檔案管理效率

文·盛杰 馬德起

QC小組作為一種質(zhì)量改進(jìn)的方法自1978年引進(jìn)我國(guó)后，已在各行各業(yè)發(fā)揮著積極又重要的作用。其圍繞企業(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略﹑方針目標(biāo)和現(xiàn)場(chǎng)存在的問(wèn)題，以提升產(chǎn)品質(zhì)量﹑節(jié)約資源﹑培養(yǎng)員工和增加收益為目的，運(yùn)用相關(guān)理論與方法開(kāi)展活動(dòng)。在企業(yè)持續(xù)地開(kāi)展QC小組活動(dòng)，既是群眾性質(zhì)量管理活動(dòng)的一種有效組織形式，又是職工參加企業(yè)民主管理經(jīng)驗(yàn)同現(xiàn)代科學(xué)管理方法相結(jié)合的產(chǎn)物，更是迅速提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的有效途徑。

一、課題選擇

山東省建筑設(shè)計(jì)研究院圖檔室的工作包含工程設(shè)計(jì)文件﹑技術(shù)檔案的管理。目前，圖紙歸檔已進(jìn)行了信息化平臺(tái)操作，將圖紙全部掃描入庫(kù)，保證了圖紙永久性存放，方便了設(shè)計(jì)人員查閱。但是，圖紙的歸檔還存在一些問(wèn)題，比如圖紙標(biāo)識(shí)錯(cuò)誤頻出﹑前期歸檔資料準(zhǔn)備不足﹑設(shè)計(jì)人員對(duì)歸檔有抵觸情緒等。針對(duì)以上的圖檔管理問(wèn)題，我們組成了QC小組，以提高圖檔管理工作效率為課題，運(yùn)用QC質(zhì)量管理的方法，尋求更好的方法解決當(dāng)下存在的諸多問(wèn)題，全面提升圖檔室的工作質(zhì)量和工作水平。

二、現(xiàn)狀調(diào)查及原因分析

（一）圖檔室工作現(xiàn)狀調(diào)查

QC小組成員收集大約150份針對(duì)圖檔室工作的調(diào)查問(wèn)卷。從中隨機(jī)選取120份，對(duì)調(diào)查問(wèn)卷內(nèi)容結(jié)合檔案管理人員的實(shí)際工作情況進(jìn)行檢查與分析。同時(shí)，QC小組對(duì)圖檔管理情況進(jìn)行了認(rèn)真調(diào)查和分析，并繪制了影響因素圖（圖1）和排列圖（圖2），從而確定了影響圖檔管理工作效率的因素。

圖1 圖檔管理工作的影響因素圖

圖2 圖檔管理工作的影響因素排列圖

由圖1和圖2我們不難看出，影響圖檔管理工作的因素中，歸檔工作程序繁瑣的因素較多，其頻數(shù)為86次，占73%；其次是管理規(guī)定不細(xì)致因素，為15.83%；而圖紙追蹤困難和圖檔人員不足等因素分別占到6.67%和4.16%。因此，進(jìn)一步提高圖檔管理工作效率顯得尤為必要。

（二）影響圖檔管理工作的原因分析

QC小組成員從人員﹑機(jī)器﹑方法﹑材料和環(huán)境五個(gè)方面，認(rèn)真分析研究了影響圖檔管理工作的原因，共找出10條原因，并一一列舉在因果圖上，如圖3所示。

圖3 影響圖檔管理工作因果圖

QC小組成員采用調(diào)查分析和集中討論的方法，對(duì)全部末端原因進(jìn)行逐一驗(yàn)證，確認(rèn)圖檔管理工作效率低的4條主要原因，見(jiàn)表1。

三、制定對(duì)策及實(shí)施

（一）制定對(duì)策

針對(duì)上述主要原因，QC小組成員進(jìn)行認(rèn)真研究和總結(jié)，按照每條主因制定了相應(yīng)的對(duì)策，如表2所示。

表2 圖檔管理工作效率低的要因?qū)Σ弑?/p>

2 人員配合不到位人員之間相互配合人員之間配合默契，確保歸檔及時(shí)準(zhǔn)確。強(qiáng)化內(nèi)部溝通，制定相關(guān)的獎(jiǎng)罰制度3 圖檔室空間受限提高圖檔空間利用率充分發(fā)揮圖檔室的作用，更好地服務(wù)于設(shè)計(jì)一線人員改進(jìn)工作方法，修訂現(xiàn)行的規(guī)定，在現(xiàn)有空間的基礎(chǔ)上提高利用率4歸檔的有關(guān)規(guī)定過(guò)于死板歸檔規(guī)定因地制宜歸檔更加順暢，節(jié)約成本，提高工作效率圖檔工作人員根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)，提出規(guī)定中不合理的部分，及時(shí)修改加以矯正

（二）對(duì)策實(shí)施

小組成員嚴(yán)格按照提高圖檔管理工作效率所制定的對(duì)策，在圖檔管理工作中，做到逐條落實(shí)﹑嚴(yán)格把關(guān)，確保對(duì)策的實(shí)施效果。具體實(shí)施方法如下。

1. 加大管理力度，嚴(yán)格執(zhí)行院制圖規(guī)定

首先，圖檔工作人員積極學(xué)習(xí)院制圖規(guī)定并嚴(yán)格執(zhí)行。從源頭做起，設(shè)計(jì)人員人手一冊(cè)院《工程制圖統(tǒng)一規(guī)定》。設(shè)計(jì)人員嚴(yán)格按照統(tǒng)一規(guī)定的圖例﹑線型﹑線寬﹑字型﹑字高等繪制施工圖，并做到個(gè)人自檢。制定了各專業(yè)﹑各設(shè)計(jì)階段變更圖填寫要求，保證圖紙不再出現(xiàn)各分院的圖面質(zhì)量不佳﹑風(fēng)格不統(tǒng)一的問(wèn)題。

2. 提出分流工程措施，人員配合到位

針對(duì)各分院在歸檔過(guò)程中設(shè)計(jì)人員配合不到位，拖后歸檔工程，造成圖檔室歸檔扎堆﹑工作忙亂的現(xiàn)象，我們課題組向各分院的歸檔人員提出了分流工程的措施，確保人員配合到位，保證緊急先行的工程。同時(shí)，實(shí)施圖紙歸檔后發(fā)放獎(jiǎng)金的措施，明顯提高了工程歸檔的積極性。資料歸檔及時(shí)﹑齊全，方便了資料的查閱。

3. 合理利用圖檔室空間及電子閱覽室

針對(duì)當(dāng)前空間狹小的現(xiàn)狀，我們建議需要替換的圖紙可以直接替換原圖，減少圖紙存放空間，保證圖紙的準(zhǔn)確性。為了更加合理的利用空間，在當(dāng)前滿足圖紙信息歸檔的前提下，適度縮短底圖存放期限，由原來(lái)的五年保留期改為保留近三年工程的圖紙。

目前，電子閱覽室未得到充分的利用。通過(guò)調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)原因有三：一是空間小，操作受限；二是設(shè)計(jì)人員工作太忙，根本沒(méi)時(shí)間前來(lái)查閱；三是宣傳不到位，多數(shù)設(shè)計(jì)人員不知道電子閱覽室的存在。對(duì)此課題組成員采取相應(yīng)的措施：對(duì)所有來(lái)歸檔和借閱資料的設(shè)計(jì)人員大力宣傳電子閱覽室的功能，鼓勵(lì)他們積極前來(lái)查閱。

4. 完善歸檔的有關(guān)制度

我院制定的歸檔制度過(guò)于死板，隨著時(shí)代的發(fā)展，我們發(fā)現(xiàn)有些老的規(guī)定嚴(yán)重制約了歸檔的進(jìn)程。針對(duì)那些規(guī)定，我們課題小組在歸檔中制定了以下措施。

（1）院里規(guī)定必須有規(guī)劃定點(diǎn)批文方可歸檔，但在實(shí)施過(guò)程中，我們對(duì)有些系統(tǒng)的工程，只要出具所屬管理部門的相關(guān)批文也放行歸檔，歸檔的數(shù)量大幅度增加，保證了我院工程歸檔的及時(shí)性。

（2）院規(guī)定歸檔工程的地質(zhì)勘察報(bào)告必須有審查單位的公章。由于地質(zhì)勘察報(bào)告都是甲方的資料，隨著當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，有些甲方為節(jié)約成本只提供電子版本，對(duì)此我們要求提供審查單位意見(jiàn)即可。

（3）只有關(guān)圖紙歸檔的規(guī)定中，總平面圖規(guī)定所有子項(xiàng)都必須出具相應(yīng)的總平面圖，為了節(jié)約成本，我們認(rèn)為只要出具一份總平面即可，不需要每個(gè)子項(xiàng)都出一份。

（4）針對(duì)緊急放行的工程，重新制定了緊急放行歸檔的要求，歸檔的效率顯著提高，方便了設(shè)計(jì)人員出圖，更好地服務(wù)于甲方。

（5）完善歸檔制度，制定施工圖資料歸檔明細(xì)要求。明細(xì)要求的出臺(tái)使施工圖資料歸檔的要求更加明確，方便設(shè)計(jì)人員更加直觀地了解資料歸檔需要注意的問(wèn)題，減少了歸檔中出現(xiàn)的錯(cuò)誤和漏洞。

綜上所述，本次QC小組活動(dòng)證明了其有效性，大大提高了圖檔管理工作效率，為設(shè)計(jì)人員資料借閱﹑工程歸檔﹑管理人員數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等工作提供了極大的便利，達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)。