醫(yī)療設(shè)備檔案開發(fā)利用工作探析

文·韓莉

煙臺山醫(yī)院是集醫(yī)療﹑教學(xué)﹑科研于一體的三級甲等綜合醫(yī)院，擁有價(jià)值2000萬元以上美國GE3.0磁共振成像系統(tǒng)﹑1000萬元以上的飛利浦64排CT和500萬元以上的奧林巴斯電子內(nèi)窺鏡等國際領(lǐng)先的醫(yī)療設(shè)備近百臺套。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，多數(shù)現(xiàn)代醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備價(jià)值占固定資產(chǎn)總價(jià)的二分之一甚至更多。先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備在醫(yī)院診斷﹑治療﹑教學(xué)﹑科研中發(fā)揮著不可或缺的作用。醫(yī)療設(shè)備檔案對全面掌握設(shè)備性能﹑使用﹑維護(hù)以及后續(xù)采購等方面具有無可替代的作用；其開發(fā)利用水平直接影響醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量﹑技術(shù)水平﹑社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。筆者長期從事醫(yī)療設(shè)備采購﹑檔案管理工作，在醫(yī)療設(shè)備檔案開發(fā)利用方面進(jìn)行了大量探索和實(shí)踐，積累了一定的經(jīng)驗(yàn)和體會。

一、醫(yī)療設(shè)備檔案開發(fā)利用的重要意義

醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)療服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)支撐，直接關(guān)系著病人的生命安全﹑醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會聲譽(yù)。醫(yī)療設(shè)備的采購﹑使用﹑維修及報(bào)廢等工作都離不開檔案。因此，做好醫(yī)療設(shè)備檔案的收集﹑保管﹑利用工作，顯得尤為重要。

（一）為采購設(shè)備提供參考依據(jù)。鄧小平同志曾經(jīng)指出：“任何重要工作的最后一項(xiàng)工作，都應(yīng)該是檔案工作；同樣，檔案工作也應(yīng)該是下一次類似重要工作開始時的第一項(xiàng)工作?！痹O(shè)備采購工作也是如此，我們每次采購前都要詳細(xì)參閱以前的采購檔案，每次采購結(jié)束后都把采購檔案應(yīng)收盡收。如今，大型醫(yī)療設(shè)備科技含量高﹑價(jià)值昂貴，動輒幾百萬﹑數(shù)千萬，醫(yī)院采購先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備前都要反復(fù)論證，曾經(jīng)的采購記錄﹑以往設(shè)備的檔案資料﹑日常使用的適應(yīng)性等都是非常重要的參考資料。目前我院共有68個采購供應(yīng)公司，其中醫(yī)用材料46個，其它物資22個；每年采購設(shè)備﹑耗材合計(jì)8000余種，每次一個大型醫(yī)療設(shè)備的采購論證就需要提供數(shù)十卷數(shù)百件檔案。

（二）為保養(yǎng)維修設(shè)備提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。在繁忙的診療服務(wù)中，醫(yī)療設(shè)備連軸運(yùn)轉(zhuǎn)，零部件的磨損﹑腐蝕和松動會影響設(shè)備的精度﹑性能和工作效率，就必須定期維護(hù)和檢修。醫(yī)療設(shè)備檔案是維護(hù)和檢修設(shè)備的必需基礎(chǔ)資料，及時高效的檔案信息服務(wù)支撐能有效縮短設(shè)備維修耗時，既提高了服務(wù)患者效率，也為醫(yī)院創(chuàng)造了效益。2017年，我院一臺采購于2015年的骨密度檢測儀出現(xiàn)故障，廠家以過了一年保修期為由索要大額維修費(fèi)，我們科室提供了采購時特別約定的3年保修合同，為醫(yī)院避免了不必要的支出。

（三）為維護(hù)醫(yī)院利益提供原始憑據(jù)。2016年2月1日，國家食品藥品監(jiān)管總局修訂的《醫(yī)療器械使用質(zhì)量監(jiān)督管理辦法》要求醫(yī)療設(shè)備要實(shí)施“全過程”監(jiān)管，旨在解決醫(yī)療設(shè)備的購進(jìn)﹑驗(yàn)收﹑使用記錄不全﹑不規(guī)范，尤其是植入類醫(yī)療器械和體外診斷試劑的使用記錄，可追溯性差的問題。恰是2016年，病人楊某因下肢動脈硬化閉塞癥植入進(jìn)口外周血管支架，八個月后支架斷裂，家屬質(zhì)疑醫(yī)院采購的支架有問題。因我院醫(yī)療設(shè)備檔案管理細(xì)致完備，我們科室提供了病人所用支架采購的醫(yī)療器械經(jīng)營許可證﹑注冊證﹑產(chǎn)品合格證﹑采購記錄等完整合法有效的所用檔案，證明了該支架斷裂屬于特殊部位正常范圍的疲勞斷裂，打消了病人家屬疑慮﹑避免了醫(yī)療糾紛。

二、當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備檔案開發(fā)利用情況調(diào)研分析

筆者從事醫(yī)務(wù)工作20余年，先后到省內(nèi)外50余家各級各類醫(yī)院考察學(xué)習(xí)﹑業(yè)務(wù)交流，對醫(yī)療設(shè)備檔案的收﹑管﹑用進(jìn)行了長期關(guān)注和研究，發(fā)現(xiàn)在醫(yī)療設(shè)備檔案開發(fā)利用方面普遍存在以下問題。

（一）管理層面重視不夠。從2009年新醫(yī)改提出“為群眾提供安全﹑有效﹑方便﹑價(jià)廉的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)”﹑到2013年《國務(wù)院關(guān)于促進(jìn)健康服務(wù)業(yè)發(fā)展的若干意見》再次提出“堅(jiān)持政府引導(dǎo)﹑市場驅(qū)動”，再到2016年以來提出建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度﹑改革完善藥品生產(chǎn)流通使用政策﹑鼓勵藥品醫(yī)療器械創(chuàng)新……醫(yī)院創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)環(huán)境不斷優(yōu)化。但長期以來政府衛(wèi)生投入不足，醫(yī)院面臨的競爭日趨激烈，創(chuàng)收壓力一直存在，多數(shù)醫(yī)院將主要精力用于臨床治療和科研等產(chǎn)生效益快的工作，盡管采購醫(yī)療設(shè)備有助于推動臨床治療工作的發(fā)展，對醫(yī)療設(shè)備的檔案管理工作還是沒有給予足夠的重視，醫(yī)療設(shè)備檔案的利用效果更是無暇顧及。

（二）操作層面重管輕用。醫(yī)療設(shè)備檔案涵蓋申購過程中形成的申購單﹑論證報(bào)告表﹑醫(yī)療儀器生產(chǎn)許可證﹑購銷合同﹑協(xié)議書﹑發(fā)票復(fù)印件（原件保存在財(cái)務(wù)檔案中）﹑安裝調(diào)試及驗(yàn)收報(bào)告﹑設(shè)備安裝使用說明﹑維修手冊及其他隨機(jī)技術(shù)資料等數(shù)十份資料；運(yùn)行過程中形成的使用情況記錄﹑操作規(guī)程﹑維修保養(yǎng)情況記錄﹑使用率和完好率記錄﹑每年的經(jīng)濟(jì)效益分析﹑最終的報(bào)廢表等。為了操作的方便，很大一部分應(yīng)該收集的檔案散存在一線使用科室和基層維修人員手中，檔案管理人員收集起來難度大﹑任務(wù)重。加上多數(shù)醫(yī)院的人財(cái)物都會向醫(yī)療﹑科研第一線傾斜，作為輔助性崗位的檔案管理人員配備數(shù)量捉襟見肘，人少事多現(xiàn)象十分普遍，能夠盡量收齊﹑管好已經(jīng)難能可貴，開發(fā)利用方面鮮有問津。

（三）研究領(lǐng)域顧此失彼。在中國知網(wǎng)文獻(xiàn)全部分類中檢索，輸入“醫(yī)療設(shè)備檔案”顯示450篇論文，輸入“醫(yī)療設(shè)備檔案管理”顯示268篇論文，輸入“醫(yī)療設(shè)備檔案利用”只發(fā)現(xiàn)26篇論文，而2010年以來的研究論文僅有12篇。由此可見，醫(yī)療設(shè)備檔案研究人員也大多將注意力放在怎樣將檔案收集全﹑管理好方面，對怎樣利用好醫(yī)療設(shè)備檔案的學(xué)術(shù)研究還存在很大空白。

（四）考核獎懲機(jī)制缺位。在醫(yī)院績效考核的指揮棒下，醫(yī)務(wù)人員普遍重視出成果快﹑直接創(chuàng)收效果明顯的門診量﹑手術(shù)量﹑住院數(shù)等顯績，對檔案為醫(yī)療設(shè)備的采購﹑使用﹑保養(yǎng)﹑維修等方面節(jié)約的成本認(rèn)識不夠。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，很少有醫(yī)院對醫(yī)療設(shè)備檔案開發(fā)利用的效果提出明確要求，醫(yī)療設(shè)備檔案利用效果獎懲激勵機(jī)制更是缺乏。醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員干多干少一個樣﹑干與不干一個樣，檔案管理工作成為一個甘為人后﹑自覺自愿的良心活。

管中窺豹，可見一斑。多數(shù)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作還停留在收集和管理階段，對醫(yī)療設(shè)備檔案開發(fā)利用實(shí)踐和理論研究領(lǐng)域還存在很大空白。

三、開發(fā)利用醫(yī)療設(shè)備檔案的幾點(diǎn)思考

科學(xué)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理利用工作有助于制定合理的采購計(jì)劃﹑提高使用效率﹑將醫(yī)療設(shè)備的利用價(jià)值最大化。

（一）抓好頂層設(shè)計(jì)，建立績效考核機(jī)制。醫(yī)院管理層面要充分認(rèn)識醫(yī)療設(shè)備檔案對醫(yī)院績效管理的作用和意義，借鑒臨床醫(yī)務(wù)診療工作的考核辦法，從制度設(shè)計(jì)層面謀劃醫(yī)療設(shè)備檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)﹑要求，以及合理制定醫(yī)療檔案開發(fā)利用獎懲辦法，將設(shè)備檔案管理工作作為醫(yī)院目標(biāo)管理責(zé)任制的一部分，納入院部對科室的目標(biāo)考核，及時與有關(guān)人員的考評﹑職稱晉級﹑年終評優(yōu)掛鉤。讓檔案管理工作者開展工作有遵循﹑有目標(biāo)，不作為有警示﹑有懲戒，做出業(yè)績有榮譽(yù)﹑有收益，從而激發(fā)醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員鉆研業(yè)務(wù)﹑創(chuàng)新工作﹑創(chuàng)造效益的蓬勃熱情。

（二）加強(qiáng)專業(yè)人才配備，提供檔案利用智力保障。習(xí)近平總書記今年年初系統(tǒng)提出了“發(fā)展是第一要務(wù)，人才是第一資源，創(chuàng)新是第一動力”三個“第一”的重要論斷。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是專業(yè)性極強(qiáng)的工作，既需要檔案專業(yè)知識﹑也需要醫(yī)學(xué)專業(yè)知識﹑還需要前沿科技知識，需要引進(jìn)﹑培養(yǎng)熱愛檔案﹑熟悉醫(yī)學(xué)﹑掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。而實(shí)際工作中，醫(yī)院多是將臨床一線亟需人才引進(jìn)放在第一位。但是，有作為才有地位，現(xiàn)有檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)﹑勇挑重?fù)?dān)，讓不會說話的檔案創(chuàng)造看得見的經(jīng)濟(jì)﹑社會效益，引起決策層重視和支持，從而不斷加大對醫(yī)療設(shè)備檔案管理人才的引進(jìn)﹑培養(yǎng)﹑使用力度。

（三）深度介入診療活動，全程跟蹤服務(wù)醫(yī)學(xué)科研。醫(yī)療設(shè)備技術(shù)飛速發(fā)展要求檔案管理人員及時了解醫(yī)療設(shè)備的發(fā)展動態(tài)和產(chǎn)品現(xiàn)狀，以超前﹑主動的信息服務(wù)來保證醫(yī)療工作的順利進(jìn)行，使醫(yī)療設(shè)備的效能得到充分發(fā)揮，投資得到最大收益。醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員要與醫(yī)療設(shè)備的一線操作﹑保養(yǎng)﹑維修人員密切配合，必要時請求供應(yīng)商技術(shù)人員協(xié)助，全面掌握醫(yī)療設(shè)備的性能和使用規(guī)則，做到日常有維護(hù)﹑使用按規(guī)程﹑小故障快排除﹑大檢修有依據(jù)。逐步鍛造出一支醫(yī)院自己的醫(yī)療設(shè)備保養(yǎng)維修技術(shù)隊(duì)伍，在做到小故障自行維修﹑節(jié)約時間和經(jīng)費(fèi)的基礎(chǔ)上，對醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行適應(yīng)性技術(shù)改進(jìn)，逐步提高醫(yī)院的應(yīng)用科研水平。

（四）潛心研究設(shè)備資料，深入發(fā)掘檔案價(jià)值。醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員要樹立把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案室”變成“思想庫”的理念。在設(shè)備采購論證環(huán)節(jié)提供同類設(shè)備技術(shù)水平﹑性價(jià)比﹑故障率﹑售后服務(wù)質(zhì)量和供應(yīng)商誠信等基礎(chǔ)信息。在采購實(shí)施環(huán)節(jié)要提供以往招標(biāo)材料﹑醫(yī)療設(shè)備采購可行性分析報(bào)告等，如進(jìn)口設(shè)備，還要對能否享受免稅政策進(jìn)行前期調(diào)研。在采購策略上遵循四比原則：即同一產(chǎn)品比質(zhì)量，同一質(zhì)量比價(jià)格，同一價(jià)格比服務(wù)，同一服務(wù)比信譽(yù)。在設(shè)備使用過程中為科室提供定期保養(yǎng)提醒﹑做好檢修記錄留存﹑技術(shù)改進(jìn)圖紙檔案保管，盡最大努力縮短停機(jī)時間﹑提高設(shè)備使用效率﹑節(jié)約維修費(fèi)用﹑創(chuàng)造更多收益。要定期編制醫(yī)療設(shè)備檔案開發(fā)利用案例，供一線科室借鑒﹑供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。

（五）利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)，為檔案開發(fā)插上信息翅膀。隨著人民群眾對美好生活需求日益增長，對醫(yī)療健康的要求也越來越高。煙臺山醫(yī)院十多年前就探索推廣網(wǎng)上診療服務(wù)，2013年推出手機(jī)預(yù)約診療服務(wù)平臺，市民只要下載相關(guān)軟件就能實(shí)現(xiàn)手機(jī)網(wǎng)上預(yù)約掛號。2016年DMIAES項(xiàng)目啟動，標(biāo)志著煙臺山醫(yī)院成為國內(nèi)首家運(yùn)用大數(shù)據(jù)建模分析進(jìn)行精益管理的醫(yī)院。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，我院的信息化建設(shè)歷程就是各級綜合性醫(yī)院的一個縮影。近年來，醫(yī)院采購醫(yī)療設(shè)備數(shù)量越來越多，科技含量越來越高，需要保存的信息量越來越大，有相當(dāng)一部分是電子數(shù)據(jù)信息，這倒逼著我們做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理的信息化建設(shè)。從我們的實(shí)踐看，功能強(qiáng)大的信息管理系統(tǒng)不僅能通過隨時記錄﹑更新醫(yī)療設(shè)備檔案信息，更能開展相應(yīng)的檔案信息分析，檔案信息開發(fā)已經(jīng)發(fā)揮了巨大的使用價(jià)值。當(dāng)然，在云計(jì)算﹑大數(shù)據(jù)時代來臨的大背景下，醫(yī)療設(shè)備檔案開發(fā)利用工作還有很長的路要走。

以習(xí)近平同志為核心的黨中央，把維護(hù)人民健康作為治國理政的基本要務(wù)，推進(jìn)健康中國建設(shè)取得令世界矚目的成就。醫(yī)療設(shè)備檔案工作者理應(yīng)身在局部﹑心系全局，深入挖掘醫(yī)療設(shè)備檔案的深層價(jià)值，充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備的綜合效益，不斷提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平，為做好區(qū)域醫(yī)療衛(wèi)生工作和健康中國建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量。