數(shù)字檔案館建設(shè)問題的思考

文·于介芳 劉朋海

數(shù)字檔案館是指以電子檔案為對(duì)象，以計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案接收﹑整理﹑保管﹑鑒定﹑保護(hù)﹑共享利用的檔案管理模式。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程進(jìn)一步加快，數(shù)字檔案館將成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)必不可少的信息保障體系，它的建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前評(píng)價(jià)一個(gè)國家信息基礎(chǔ)水平的重要標(biāo)志。

一、數(shù)字檔案館建設(shè)的意義及必要性

（一）數(shù)字檔案館建設(shè)是國家信息化的需要

二十世紀(jì)九十年代以來，信息技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，成熟的信息及電子技術(shù)已普及到各行各業(yè)。我國近年來大大加快了各項(xiàng)工作的信息化進(jìn)程，新時(shí)期數(shù)字檔案館建設(shè)工作刻不容緩。用現(xiàn)代化的手段做好新時(shí)期的檔案工作，更好地為以經(jīng)濟(jì)建設(shè)中心的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這既是新時(shí)期檔案工作的迫切需要，也是國家信息化的需要。在日常的檔案管理工作中，形成了大量的檔案信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)，因而難以滿足人員個(gè)體微觀管理和人員群體宏觀的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具管理檔案信息，從而提高檔案信息的規(guī)范程度與利用效率。

（二）數(shù)字檔案館建設(shè)是合理使用先進(jìn)的現(xiàn)代化辦公設(shè)備的需要

隨著經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展，很多單位和部門都購進(jìn)了先進(jìn)的辦公自動(dòng)化設(shè)備，計(jì)算機(jī)應(yīng)用和信息化工作也取得較大的進(jìn)展，這就迫切需要建立一套現(xiàn)代化的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)有資源，提高應(yīng)用水平和工作效率，從而不斷促進(jìn)檔案工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

二、數(shù)字檔案館建設(shè)的幾個(gè)難點(diǎn)

（一）數(shù)字檔案的憑證價(jià)值問題

檔案的基本價(jià)值有兩方面，憑證價(jià)值和參考價(jià)值，而尤以憑證價(jià)值最為重要，雖然，目前人們對(duì)數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力，這無疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。因此，確認(rèn)數(shù)字檔案憑證價(jià)值就成為數(shù)字檔案館建設(shè)中無法回避的難題。

（二）數(shù)字檔案館建設(shè)的諸多技術(shù)問題

如數(shù)字檔案的失真問題?！皺n案數(shù)字化工作的生命線在于其能夠保持檔案原貌”。然而，就目前已研制出的各種掃描輸入技術(shù)，其平均識(shí)別率還難以保質(zhì)保量地完成館藏檔案數(shù)字化的任務(wù)。這對(duì)于追求最大程度真實(shí)性的檔案來說無疑是致命弱點(diǎn)。又如數(shù)字檔案信息的長期存取問題。由于電腦存儲(chǔ)的介質(zhì)材料的技術(shù)問題和機(jī)讀語言格式的快速發(fā)展和經(jīng)常轉(zhuǎn)換問題使數(shù)字信息的存儲(chǔ)壽命受到了很大限制。數(shù)字檔案信息技術(shù)問題是數(shù)字檔案館建設(shè)的一個(gè)具體而又棘手的難題。

（三）數(shù)字檔案館法律法規(guī)方面的問題

面對(duì)數(shù)字檔案館產(chǎn)生的新情況﹑新特點(diǎn)，檔案法規(guī)中的一些內(nèi)容已不適應(yīng)。如電子檔案的法律憑證﹑對(duì)利用者的身份認(rèn)證﹑著作權(quán)﹑知識(shí)產(chǎn)權(quán)﹑隱私權(quán)的使用和保護(hù)等問題，必須要得到相應(yīng)法律法規(guī)的支持，否則，數(shù)字檔案館的數(shù)字化館藏也就失去了利用的價(jià)值﹑存在的意義。因此，修改完善檔案法規(guī)勢在必行，但要兼顧到方方面面，還是有相當(dāng)?shù)碾y度。

（四）數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)理論問題

數(shù)字檔案館的建設(shè)必然要受到數(shù)字檔案館理論研究的影響和指導(dǎo)。目前，對(duì)數(shù)字檔案館的研究還處于起步階段，許多認(rèn)識(shí)不相同，統(tǒng)一尚需時(shí)日。如數(shù)字檔案館的概念﹑數(shù)字檔案的概念﹑數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界等一些基礎(chǔ)理論問題都需要深入研究和界定，都是一些不易解決的難題。

（五）數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問題

數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是要使地區(qū)檔案館﹑全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個(gè)整體，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。要對(duì)這分散在各地的數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環(huán)境，要有一致的文件格式﹑統(tǒng)一的著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)﹑數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)﹑元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)﹑全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等等，“而實(shí)際上，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)體系，是一個(gè)系統(tǒng)，因此對(duì)于我們來說，如何結(jié)合我國實(shí)際，迅速建立起一個(gè)適合我國數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化體系是擺在我們面前的一個(gè)迫切需要解決的新問題?！?/p>

三、解決數(shù)字檔案館建設(shè)難點(diǎn)的對(duì)策

（一）提高社會(huì)﹑公眾的認(rèn)知度，加強(qiáng)政府管理

從建設(shè)信息化創(chuàng)新型國家的角度，政府要加大對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的政策﹑資金﹑技術(shù)和人才的投入力度，并建立相應(yīng)的與社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制相適應(yīng)的投入產(chǎn)出機(jī)制。隨著數(shù)字政府上網(wǎng)工程的建設(shè)實(shí)施和公開現(xiàn)行文件服務(wù)中心的建立，數(shù)字化檔案館的建設(shè)已成勢所趨，各級(jí)部門﹑單位要有計(jì)劃﹑有步驟﹑有重點(diǎn)﹑有針對(duì)性地搞好數(shù)字檔案館的建設(shè)，不斷提高數(shù)字檔案館檔案的利用率。

（二）“雙軌”并行，循序漸進(jìn)

由于現(xiàn)在數(shù)字檔案館存在著種種技術(shù)缺陷，數(shù)字檔案館還不能全面替代原有檔案館的作用。因此，在數(shù)字檔案的原始性﹑憑證性得不到保證和無法確認(rèn)的情況下，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件﹑紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁﹑光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。

（三）組織專業(yè)人才攻克技術(shù)難題創(chuàng)新檔案基礎(chǔ)理論

數(shù)字檔案館是以信息源﹑網(wǎng)絡(luò)﹑數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的，其相關(guān)技術(shù)較為復(fù)雜。如數(shù)字化圖像的存儲(chǔ)與壓縮﹑數(shù)據(jù)組織技術(shù)﹑信息檢索技術(shù)﹑多語言平臺(tái)互換互換互訪技術(shù)﹑海量信息存儲(chǔ)與調(diào)配技術(shù)等，既是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的難關(guān)，也是制約數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的難題。因此，數(shù)字檔案館的建設(shè)必須首先建立一支技術(shù)過硬的專業(yè)人才，完善和創(chuàng)新檔案基礎(chǔ)理論，并不斷借鑒國外的先進(jìn)技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，迅速開發(fā)和應(yīng)用一系列新技術(shù)，如身份認(rèn)定﹑智能檢索﹑信息隱蔽﹑數(shù)字水印﹑電子簽章﹑操作跟蹤﹑信息加密等，使數(shù)字檔案館的硬件和軟件齊頭并進(jìn)。

（四）加快建立法律法規(guī)和制定嚴(yán)格的管理制度

完備的信息網(wǎng)絡(luò)法律法規(guī)能夠?yàn)殡娮訖n案的法律憑證﹑對(duì)利用者的身份認(rèn)證﹑著作權(quán)﹑知識(shí)產(chǎn)權(quán)﹑隱私權(quán)的使用和保護(hù)等問題確立法律依據(jù)，許多問題只有以法的形式確定下來，才能做到有法可依。同時(shí)對(duì)電子文件的生成到歸檔都要盡快制定出嚴(yán)格的管理流程，使電子檔案納入規(guī)范的程序化管理，并迅速制定嚴(yán)格而科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，使數(shù)字檔案館建設(shè)法制化﹑標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。