關(guān)于做好金融企業(yè)檔案管理工作的探討

文·荊冰

金融企業(yè)檔案是金融企業(yè)經(jīng)營管理活動的直接歷史紀(jì)錄，既是金融企業(yè)的有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)，也是金融企業(yè)的核心信息資產(chǎn)。金融企業(yè)的檔案工作與金融企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營管理活動緊密相聯(lián)，相互作用﹑相互影響，是金融企業(yè)內(nèi)部管理的基石。推動金融企業(yè)檔案工作與金融企業(yè)各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展，對提高金融企業(yè)科學(xué)管理水平，完善現(xiàn)代金融企業(yè)管理制度，提升金融企業(yè)競爭能力，維護(hù)金融企業(yè)與客戶利益，防控金融風(fēng)險(xiǎn)，打擊經(jīng)濟(jì)犯罪，促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)等方面具有不可替代的信息支持和保障作用。然而，一直以來，不少金融企業(yè)檔案部門只注重管理類檔案的管理，業(yè)務(wù)檔案由業(yè)務(wù)部門管理，沒有實(shí)行檔案的集中統(tǒng)一管理，檔案丟失和利用檔案辦理假業(yè)務(wù)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，庫房安全存在隱患。同時(shí)檔案管理制度不健全﹑權(quán)責(zé)不明確也造成了檔案資源不同程度的流失。因此筆者認(rèn)為金融企業(yè)應(yīng)按照檔案法律法規(guī)以及有關(guān)企業(yè)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，盡快理順檔案管理的體制機(jī)制，切實(shí)提高全員的檔案意識，突出抓好檔案資源建設(shè)，貫徹集中統(tǒng)一管理的檔案管理原則，同時(shí)改善檔案的管護(hù)條件，確保檔案安全。

一、做到“三要”，完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

重點(diǎn)是要改善檔案保管條件，滿足各類檔案集中統(tǒng)一管理的需求，確保檔案絕對安全。

一要高標(biāo)準(zhǔn)打造規(guī)范檔案庫房。目前部分金融機(jī)構(gòu)檔案處于部門分散管理的狀態(tài)，沒有設(shè)置綜合庫房或者預(yù)留空間明顯不足，不能滿足現(xiàn)有和以后新增檔案資料的保存需求，不能實(shí)現(xiàn)企業(yè)各類重要檔案的集中統(tǒng)一保管，增加了檔案保管的不安全因素。因此在檔案庫房的建設(shè)上，首先要滿足開展檔案工作基本需求，還要預(yù)留一定的空間；其次庫房應(yīng)設(shè)置在遠(yuǎn)離易燃﹑易爆物品和水﹑火等存在安全隱患的場所，無特殊保存裝置一般不宜設(shè)置在地下或頂層。

二要購置檔案防護(hù)裝具和設(shè)備，確保檔案安全，延長檔案保存時(shí)間。檔案裝具可以采用安裝鐵皮柜或密集架的方式，其中密集架可以達(dá)到“最大化利用空間”的目的；檔案盒需購置正規(guī)的無酸紙檔案盒。庫房需要安裝電子監(jiān)控﹑防盜報(bào)警器﹑防盜門﹑遮光窗簾，配備溫濕度計(jì)﹑滅火器﹑空調(diào)﹑去濕機(jī)﹑加濕器﹑消毒滅菌機(jī)﹑符合標(biāo)準(zhǔn)的光源等保護(hù)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)防水﹑防盜﹑防火﹑防潮﹑防光﹑防塵﹑防蟲鼠﹑防有害氣體﹑防磁等“九防”要求。

三要做到重要的制度上墻。包括檔案管理人員的崗位職責(zé)﹑檔案庫房管理制度﹑檔案資料借閱制度﹑檔案保密制度﹑文件材料歸檔制度等。

二、做到“十要”，建立健全檔案管理的體制機(jī)制

重點(diǎn)是理順檔案管理體制和機(jī)制，盡快實(shí)現(xiàn)各類檔案的集中統(tǒng)一管理，明確檔案管理部門職責(zé)﹑健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)﹑完善檔案管理制度，規(guī)范檔案收集﹑整理﹑保管﹑利用﹑統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，同時(shí)還要切實(shí)做好電子文件歸檔工作，以適應(yīng)現(xiàn)代金融企業(yè)管理的需求。

一要健全檔案工作的管理網(wǎng)絡(luò)，重點(diǎn)解決和落實(shí)檔案工作責(zé)任的全覆蓋。要明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，配備與金融企業(yè)發(fā)展和管理相適應(yīng)的專職檔案員，各部門﹑各項(xiàng)目也應(yīng)配備專職或兼職檔案員，并保持檔案人員相對穩(wěn)定，即應(yīng)建立完善檔案管理“四級”責(zé)任人制度，即金融企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)﹑分管領(lǐng)導(dǎo)為檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人；檔案部門負(fù)責(zé)人為形成歸檔質(zhì)量保障責(zé)任人；各部門﹑項(xiàng)目專兼職檔案人員為收集整理經(jīng)辦責(zé)任人；專職檔案人員為指導(dǎo)監(jiān)督提供利用管理責(zé)任人。

二要高度重視，落實(shí)檔案工作“四納入”。即納入金融企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各類人員崗位職責(zé)。從分管領(lǐng)導(dǎo)﹑部門領(lǐng)導(dǎo)﹑專（兼）職人員﹑部門專兼職人員崗位責(zé)任制落實(shí)到位。納入各項(xiàng)工作流程，與業(yè)務(wù)工作同部署。單位在各相關(guān)活動及各業(yè)務(wù)流程，要明確檔案形成與業(yè)務(wù)工作同步進(jìn)行，檔案材料不歸檔，不算工作的最終完成。納入業(yè)務(wù)工作或項(xiàng)目計(jì)劃。納入年度考核體系和獎(jiǎng)懲制度，與各項(xiàng)工作同步檢查考核。

三要明確檔案管理部門的職責(zé)以及各部門的工作責(zé)任。檔案管理部門是金融企業(yè)檔案的“管理者”，而不是“保管者”“整理者”，應(yīng)該負(fù)責(zé)金融企業(yè)檔案工作計(jì)劃﹑組織﹑培訓(xùn)﹑指導(dǎo)﹑檢查考核﹑接收﹑保管﹑提供利用等工作，應(yīng)該把所有部門﹑項(xiàng)目的檔案都管起來。當(dāng)然，檔案是在各項(xiàng)工作中形成的，單憑檔案部門單打獨(dú)斗，很多問題解決不了，檔案工作難以從根本上做好，一方面需要領(lǐng)導(dǎo)的重視支持，更加需要各個(gè)部門﹑項(xiàng)目的重視支持﹑共同參與。建議用正式文件的形式下發(fā)成立檔案機(jī)構(gòu)的文件或會議紀(jì)要，并明確檔案部門對本單位及所屬部門檔案工作的指導(dǎo)﹑監(jiān)督與檢查的管理職能。

四要明確“誰的檔案誰負(fù)責(zé)”的原則，做到“誰形成﹑誰立卷﹑誰整理﹑誰移交﹑誰負(fù)責(zé)”。文件材料是實(shí)踐活動進(jìn)行中留下的痕跡記錄，而且是同步進(jìn)行的，這個(gè)痕跡留的越全﹑越多，越能詳實(shí)地說明實(shí)踐活動的全過程，證明和說明任何活動都需要“這個(gè)記錄”材料做依據(jù)和支撐。金融企業(yè)各類管理﹑業(yè)務(wù)人員進(jìn)行管理﹑開展業(yè)務(wù)等過程中，同時(shí)產(chǎn)生形成記錄和反應(yīng)活動過程的第一手（記錄）文件材料， 每一份﹑每一頁檔案的內(nèi)容是否完整﹑手續(xù)是否完備﹑書寫材料是否耐久﹑是否得到安全保管和及時(shí)移交都取決于業(yè)務(wù)活動的承擔(dān)者。各類業(yè)務(wù)人員是歸檔文件（檔案）質(zhì)量的決定者。因此檔案管理部門應(yīng)該對產(chǎn)生檔案的活動全過程參與進(jìn)去，對產(chǎn)生檔案的人員都提出歸檔要求，將文件形成﹑積累和歸檔要求納入各部門﹑項(xiàng)目以及專項(xiàng)工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對分管領(lǐng)導(dǎo)﹑部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進(jìn)行考核。兼職人員主要是負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件材料的形成積累﹑整理﹑立卷﹑移交及與檔案部門的業(yè)務(wù)信息的協(xié)調(diào)溝通，部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門﹑分管項(xiàng)目移交歸檔的質(zhì)量審核及簽署意見，對齊全完整準(zhǔn)確負(fù)責(zé)。

五要完善檔案工作的制度體系，建立長效機(jī)制。應(yīng)盡快完善檔案管理制度，包括文件歸檔制度﹑檔案保管制度﹑檔案鑒定銷毀制度﹑檔案統(tǒng)計(jì)制度﹑檔案利用制度﹑檔案保密制度﹑電子檔案管理制度﹑檔案管理系統(tǒng)操作制度﹑庫房管理制度﹑檔案工作責(zé)任追究制度（對不按照歸檔歸檔或造成檔案損毀﹑丟失﹑泄密等行為，進(jìn)行相應(yīng)的懲處）﹑離崗交接清點(diǎn)等制度，讓制度規(guī)范檔案管理工作。

六要實(shí)行各類檔案集中統(tǒng)一保管。目前大部份金融企業(yè)的文件材料﹑檔案都分散在部門﹑個(gè)人的手中，有許多弊端，主要一是業(yè)務(wù)部門人員不熟悉檔案管理政策﹑法制和規(guī)章制度，業(yè)務(wù)檔案管理不規(guī)范；二是業(yè)務(wù)檔案長期存放在業(yè)務(wù)部門存在利用業(yè)務(wù)檔案辦理假業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)；三是業(yè)務(wù)檔案存放業(yè)務(wù)部門，檔案保管不集中，庫房安全存在隱患；四是業(yè)務(wù)檔案分散保管浪費(fèi)庫房空間和人力物力。因此，應(yīng)該以金融企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)﹑統(tǒng)一管理﹑統(tǒng)一制度﹑統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。對所屬部門﹑下屬基層單位或駐地遠(yuǎn)的單位檔案，對其實(shí)體保管和信息利用狀況進(jìn)行動態(tài)監(jiān)管。各部門也應(yīng)按照規(guī)定，將應(yīng)歸檔文件材料按要求進(jìn)行整理﹑立卷，定期移交檔案管理部門集中管理，并辦理歸檔交接手續(xù)。

七要規(guī)范檔案工作的整理利用體系。明確文件立卷與檔案整理原則﹑整理方法﹑檔號編制要求和檔案裝具要求等。做到分類科學(xué)﹑排列有序﹑保管期限確定準(zhǔn)確﹑檔號編制規(guī)范。要制定本金融企業(yè)《各類文件歸檔范圍和保管期限表》，明確各類文件歸檔范圍﹑保管期限。要制定本金融企業(yè)《檔案分類方案》，明確分類依據(jù)﹑類別標(biāo)識﹑類目范圍。制定本金融企業(yè)《檔案整理規(guī)范》，明確文件立卷與檔案整理原則﹑整理方法﹑檔號編制﹑檔案裝具等，讓檔案整理工作有章可循。同時(shí)要做好檔案保管﹑統(tǒng)計(jì)﹑鑒定﹑提供利用等工作，還要建立全宗卷，將檔案管理檔案過程中的所有資料以及組織機(jī)構(gòu)沿革﹑大事記﹑全宗介紹等材料進(jìn)行集中保管。

八是要加強(qiáng)電子文件管理工作。金融企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對電子文件的管理，尤其是有些業(yè)務(wù)檔案電子化了以后，業(yè)務(wù)檔案更多的以電子文件形式存在，一定要將電子文件納入歸檔范圍。因此金融企業(yè)在建設(shè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)該有檔案部門的參與，由檔案部門提出電子文件歸檔管理的相關(guān)需求，確保所形成電子文件能夠歸檔，歸檔后電子文件符合電子檔案管理要求。同時(shí)應(yīng)按照要求做好電子檔案的存儲和安全管理，保證電子檔案的真實(shí)﹑完整﹑安全和可用，并對重要的電子檔案進(jìn)行異質(zhì)﹑異地備份，確保檔案安全。

九要規(guī)范業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)外包工作。如果有將業(yè)務(wù)檔案管理進(jìn)行服務(wù)外包的需求，應(yīng)該從以下三點(diǎn)把握，一是檔案管理服務(wù)外包前，應(yīng)選擇安全保障能力好，具有相應(yīng)資質(zhì)的承包商；二是在簽訂合同協(xié)議時(shí)，應(yīng)明確有關(guān)檔案安全保管﹑信息保密和提供利用等方面的責(zé)任和約定條款；三是只能將不含有國有秘密的檔案進(jìn)行服務(wù)外包，其中的含有國家秘密不僅僅是標(biāo)定了密級的文件，還包括含有敏感信息的檔案，均不得外包。

十要加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案專兼職管理人員都應(yīng)該具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和技能，檔案部門專職人員應(yīng)定期參加金融企業(yè)系統(tǒng)以及市區(qū)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)班；專職檔案員還要每年制定培訓(xùn)計(jì)劃，并對各部門專兼職檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。