大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變

文·陸麗華

在信息化時代，每天都會涌現(xiàn)出來自各行各業(yè)的大量數(shù)據(jù)信息，這使得檔案管理工作的難度不斷增加，管理范圍也在不斷拓展。大數(shù)據(jù)視野下，積極引入數(shù)據(jù)分析，實(shí)現(xiàn)檔案管理方法創(chuàng)新，提高檔案管理效率和質(zhì)量，就成為當(dāng)代檔案管理人員的重要研究內(nèi)容。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理方式的變革

在大數(shù)據(jù)思維的支持下，檔案管理工作變得更加輕松﹑更加高效，利用數(shù)據(jù)分析能夠解決很多傳統(tǒng)檔案管理中的難題，幫助檔案管理者更快﹑更好地掌握工作方向，提高檔案工作時效。

（一）檔案信息收集方式的改變

檔案管理工作的基礎(chǔ)就是收集好檔案信息資源。大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展為檔案信息資源收集工作提供了便利，結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化的電子檔案收集方式已經(jīng)成為最主要的方式。目前，檔案信息對電子設(shè)備的依賴性變得越來越大，這主要還是因?yàn)榇髷?shù)據(jù)時代和數(shù)字化的發(fā)展已經(jīng)改變了信息資源原有的存儲載體，檔案管理工作也變得更加全面和更加具有綜合性，對于一些零散的檔案信息，盡管是一些簡單的數(shù)字或者是符號，也會對其進(jìn)行相應(yīng)的收集，并且最終會形成一個具有結(jié)構(gòu)性的檔案，一些非結(jié)構(gòu)性檔案，比如多媒體圖片﹑文本等也都是大數(shù)據(jù)時代檔案信息的來源。

目前，檔案管理部門的主要任務(wù)和職責(zé)就是對所有個人和組織的檔案資源進(jìn)行收集和整理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源的互通，建立起一個綜合性較強(qiáng)的檔案資源管理部門。相關(guān)人員要學(xué)會利用大數(shù)據(jù)時代的新型網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)對用戶的檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確抓取，并且要逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息收集的實(shí)時化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)工作效率的提升。只有全面整合檔案信息資源收集工作，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息收集方式的轉(zhuǎn)變。當(dāng)各部門的不同檔案被大數(shù)據(jù)處理后，就會形成一個鮮明的結(jié)構(gòu)性轉(zhuǎn)變，同時，工作人員還會根據(jù)不同的數(shù)據(jù)類型對其進(jìn)行分類處理，建立起不同的數(shù)據(jù)檔案庫，完全實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和結(jié)構(gòu)化。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠從根本上將一些零散孤立的碎片信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化處理，也會進(jìn)行一些系統(tǒng)化的處理，同時，還會借助目前我國最先進(jìn)的云計算技術(shù)建立起一個“檔案云”，再對這些“檔案云”進(jìn)行整個處理，最終形成一個有序的檔案數(shù)據(jù)庫。

（二）改變檔案服務(wù)模式，深度挖掘用戶信息

檔案服務(wù)要立足于一個大服務(wù)觀，改變傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式，將被動檔案服務(wù)模式變?yōu)橹鲃?，也就是利用各種先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)和智能技術(shù)來對檔案信息進(jìn)行集中整合和處理，以此來發(fā)揮出檔案的最大價值。用戶數(shù)據(jù)往往有很大的信息量，以用戶的日常行為為探究的出發(fā)點(diǎn)，通過對其進(jìn)行具體分析，確定出用戶所需的服務(wù)，以此來適應(yīng)社會對智慧型服務(wù)的需求。想要深度挖掘用戶信息，就必須學(xué)會利用各種數(shù)據(jù)分析技術(shù)和一些計算機(jī)技術(shù)將一些分散的檔案整合到一起，在這個過程中，要以相互聯(lián)系的理念為指導(dǎo)思想，學(xué)會在眾多復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)中分析出每一個獨(dú)立用戶的發(fā)展趨勢，實(shí)現(xiàn)檔案與檔案之間的完美對接以及用戶與檔案之間的關(guān)聯(lián)服務(wù)與精準(zhǔn)服務(wù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的社會化﹑智能化。

二、大數(shù)據(jù)視野下強(qiáng)化檔案管理工作的策略

（一）制定數(shù)字化檔案管理規(guī)章

目前，紙質(zhì)檔案管理工作正朝著數(shù)字化方向發(fā)展，所以檔案管理者必須利用一些先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)檔案資源管理的全面整合，其首要工作就是要制定出一個嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)字化檔案管理規(guī)章。在制定數(shù)字化檔案管理規(guī)章的過程中，工作人員一定要十分細(xì)心，不能夠忽略掉檔案存儲過程中的每一個細(xì)節(jié)，無論是在存儲路徑上，還是在檔案信息的錄入上和一些機(jī)密有效文件的加密服務(wù)上，都要有十足的耐心和細(xì)心。為了促進(jìn)檔案工作者能夠相互學(xué)習(xí)相互監(jiān)督，還可以制定相應(yīng)的績效考核辦法，并且以公示板的形式張貼出來，進(jìn)而保證整個檔案管理服務(wù)的效率。

（二）提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，許多崗位上的工作都變得比以往輕松了許多。但也正是由于大數(shù)據(jù)時代，許多先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，這就要求檔案管理人員要不斷的提升自身工作素養(yǎng)。同時，檔案管理部門在人員的配置上也應(yīng)該學(xué)會優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，積極聘用一些年輕有活力﹑有思想﹑有創(chuàng)新意識的檔案管理人員。對于檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員，要鼓勵其繼續(xù)提高專業(yè)素養(yǎng)，并且對年輕工作人員進(jìn)行“傳幫帶”，以此實(shí)現(xiàn)相互促進(jìn)。同時，相關(guān)單位可以適當(dāng)組織一些培訓(xùn)活動或參觀活動，通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)﹑業(yè)務(wù)交流和參觀考察來提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。

（三）做好檔案信息管理的安全保障工作

檔案信息資源十分重要且保密性強(qiáng)，所以，一定要加強(qiáng)檔案信息安全。在建設(shè)數(shù)字化檔案管理時，一定要加強(qiáng)媒體環(huán)境的建設(shè)。檔案管理者要積極主動向一些計算機(jī)機(jī)構(gòu)進(jìn)行技術(shù)上的學(xué)習(xí)，采用先進(jìn)技術(shù)手段減少檔案信息數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險。在大數(shù)據(jù)背景下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)被不斷地應(yīng)用到檔案管理工作中，這就要求管理人員一定要對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行人為的監(jiān)督和一些相應(yīng)的技術(shù)防御，建立起嚴(yán)密的檔案信息防護(hù)系統(tǒng)。在提升數(shù)據(jù)庫存儲能力的同時，也要保證其備份能力。

總之，數(shù)據(jù)分析符合時代發(fā)展潮流，也是未來檔案管理工作的主要方向。我們要通過大數(shù)據(jù)思維轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式，明確未來檔案管理工作方向，以確保檔案管理能夠向著科學(xué)﹑正確的方向發(fā)展。

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