做到“五個(gè)強(qiáng)化、五方面同時(shí)著力”促進(jìn)數(shù)字化下檔案信息資源的開發(fā)與利用

文·張新顏

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，做好采集﹑處理﹑傳遞和使用檔案信息資源工作，促進(jìn)數(shù)字化檔案信息的開發(fā)與利用，賦予檔案數(shù)據(jù)更大價(jià)值，是各級組織和單位檔案管理者面臨的一項(xiàng)重要任務(wù)。針對當(dāng)前檔案工作在思想觀念﹑信息化建設(shè)和安全管理﹑服務(wù)大局等方面存在的問題和短板，促進(jìn)數(shù)字化檔案信息的開發(fā)與利用，要做到“五個(gè)強(qiáng)化﹑五方面同時(shí)著力”。

一、強(qiáng)化檔案數(shù)字化制度標(biāo)準(zhǔn)，在嚴(yán)格規(guī)范和強(qiáng)化監(jiān)管方面同時(shí)著力

國家檔案局發(fā)布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等文件，是數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)與利用的過程中必須嚴(yán)格遵守的根本標(biāo)準(zhǔn)。單位的檔案管理者要緊密結(jié)合實(shí)際，推動建立本單位的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，在登記﹑整理﹑匯總﹑加工處理等環(huán)節(jié)形成制度流程，以保證各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)一規(guī)范，為以后開發(fā)與利用打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在這個(gè)過程中，受專業(yè)方面的限制，不少單位實(shí)行外包服務(wù)，這就要求在數(shù)字化過程中必須加強(qiáng)現(xiàn)場監(jiān)管和流程監(jiān)管，建立健全檔案的出入庫﹑掃描等制度，明確責(zé)任人和管理責(zé)任。特別是要做好重要檔案的數(shù)據(jù)加密工作，既要保證質(zhì)量，更要保障安全，堅(jiān)決防止因檔案信息管理不當(dāng)造成失泄密事件，給國家和單位及個(gè)人造成損失。

二、強(qiáng)化檔案信息數(shù)字化建設(shè)，在硬件建設(shè)和軟件開發(fā)方面同時(shí)著力

傳統(tǒng)的檔案數(shù)量龐大，整理﹑保管工作需要花費(fèi)很大的人力﹑物力和財(cái)力，且效率低下。信息化條件下，電子檔案分類管理﹑電子文件規(guī)范歸檔以及電子技術(shù)處理，對檔案信息資源開發(fā)利用提出了新的要求。檔案部門應(yīng)積極適應(yīng)云計(jì)算﹑大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的趨勢，規(guī)劃與建設(shè)好數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫和現(xiàn)行文件利用數(shù)據(jù)庫，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程。特別是目前在不少單位檔案工作人員少﹑檔案藏量大的情況下，要更多地利用電子設(shè)備對檔案信息進(jìn)行檢索﹑編研﹑統(tǒng)計(jì)，進(jìn)一步提高工作效率和檔案信息開發(fā)效益。主要加大硬件設(shè)施投入，配備大型網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器﹑計(jì)算機(jī)﹑掃描儀﹑拍攝儀﹑打印機(jī)﹑復(fù)印機(jī)以及攝像機(jī)﹑照相機(jī)﹑錄音機(jī)等多種硬件設(shè)施，方便數(shù)據(jù)傳輸與資源共享。同時(shí)，要強(qiáng)化軟件設(shè)施建設(shè)，搭建文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)，構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案錄入和管理的數(shù)字化﹑集成化﹑網(wǎng)絡(luò)化，直接實(shí)現(xiàn)檔案信息管理從傳統(tǒng)管理階段向信息管理階段﹑信息資源管理階段邁進(jìn)。

三、強(qiáng)化信息網(wǎng)絡(luò)平臺功能，在建設(shè)完善和有效體驗(yàn)方面同時(shí)著力

檔案管理平臺是數(shù)字化檔案資源開發(fā)與利用的重要一環(huán)，功能完善與否直接影響服務(wù)效果。這個(gè)平臺對使用者和服務(wù)對象應(yīng)該是便捷的檔案資源管理操作平臺﹑全面的檔案信息公開平臺﹑及時(shí)的反饋和便民服務(wù)平臺，是檔案工作與服務(wù)對象之間的橋梁。檔案管理平臺建設(shè)發(fā)展成效，離不開對平臺性能的評估，主要通過對平臺架構(gòu)﹑版面布局﹑搜索功能﹑借閱申請等性能的有效評估實(shí)現(xiàn)的。因此，檔案管理平臺的設(shè)計(jì)應(yīng)注重易用性﹑交互性和關(guān)懷性。這就要求檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目設(shè)置合理﹑信息導(dǎo)入便捷，方便檔案人員管理使用，從而提高對檔案資源信息化建設(shè)的積極性和主動性；要求檔案信息公開平臺查詢功能完善，注重用戶體驗(yàn)，能夠提供在線咨詢﹑申請結(jié)果反饋﹑在線閱讀﹑反復(fù)搜索等功能，從而提高檔案資源利用者對信息公開服務(wù)的滿意度。同時(shí)，還需要不斷拓寬檔案信息來源，及時(shí)將反映本單位重大活動﹑重大事件和重要會議的新聞信息導(dǎo)入檔案信息平臺，讓檔案管理平臺真正成為利用者的“資料庫”“信息倉”。

四、強(qiáng)化交流暢通渠道，在傳統(tǒng)手段和創(chuàng)新方式方面同時(shí)著力

在傳統(tǒng)的檔案與數(shù)字化檔案并存的情況下，要積極適應(yīng)不同群體，在保留部分傳統(tǒng)有效手段的同時(shí)，逐步減少紙制檔案底本和原件的使用率，切實(shí)降低損毀風(fēng)險(xiǎn)；始終堅(jiān)持“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的理念，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理部門與服務(wù)對象交流渠道，以檔案管理平臺為核心，輔以微博﹑微信和其他的APP等社交媒體，擴(kuò)大信息傳播，開展在線服務(wù)，增強(qiáng)用戶體驗(yàn)。特別是基于移動網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立集實(shí)體﹑平臺和移動新媒體于一體的檔案信息服務(wù)平臺群，以更加快速﹑立體﹑互動的形式拉近檔案與利用者之間的距離，為利用者提供多途徑和獨(dú)特性的人本服務(wù)。應(yīng)探索公眾參與新模式，提高檔案部門為民服務(wù)的響應(yīng)速度，增進(jìn)公眾對檔案部門的認(rèn)同和支持。

五、強(qiáng)化檔案人員信息服務(wù)意識，在優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)和提升素質(zhì)能力方面同時(shí)著力

數(shù)字化檔案信息利用與開發(fā)工作，要求包含有信息﹑科技﹑語言等諸多要素的知識結(jié)構(gòu)，檔案管理者的業(yè)務(wù)能力和知識水平從根本上決定檔案開發(fā)與利用的工作水平和質(zhì)量。檔案管理者必須具備較高的職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)和精通檔案專業(yè)理論知識，必須學(xué)習(xí)了解本單位的業(yè)務(wù)知識，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)﹑網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等新知識﹑新技術(shù)，始終緊跟時(shí)代發(fā)展，不斷拓寬知識面﹑優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)。這就要求檔案工作人員應(yīng)成為具有專業(yè)知識﹑計(jì)算機(jī)知識﹑網(wǎng)絡(luò)知識的復(fù)合型人才。同時(shí)，檔案管理者要樹立強(qiáng)烈的服務(wù)意識，把滿足需求作為檔案信息資源開發(fā)與利用中的導(dǎo)向，廣泛收集社會關(guān)注﹑單位需要﹑群眾關(guān)心的檔案信息，創(chuàng)新服務(wù)﹑主動服務(wù)﹑熱情服務(wù)，真正有效地為黨和國家及人民群眾開發(fā)與利用好檔案資源。