略論疾病預防控制中心檔案管理

塔拉

摘 要：本文就疾控中心中檔案管理工作的相關情況進行簡單的分析，并討論和提出相應的強化方法和措施，從而更好的推動疾控工作的正常開展。疾控中心（CDC）的檔案是疾控人在為防止傳染病及突發(fā)公共衛(wèi)生事件的有效控制，探討疾病的發(fā)生、發(fā)展的原因和流行規(guī)律;提供制訂預防控制策略與措施的技術保障疾病預防與控制等工作。疾控中心檔案管理目的為積累資料、對傳染病疫情分析、質量分析及若干年后發(fā)現(xiàn)或分析疫情流行規(guī)律提供依據(jù)。

關鍵詞：疫病預防;檔案管理

【中圖分類號】G【文獻標識碼】B【文章編號】1008-1216（2020）04B-0022-02

一、疾控中心主要職責及檔案分類

（一）疾控中心主要工作職責

疾病預防與控制;突發(fā)公共衛(wèi)生事件應急處置;疫情及健康相關因素信息管理;健康危害因素監(jiān)測與干預;實驗室檢測檢驗與評價;健康教育與健康促進;技術管理與應用研究指導。

（二）疾控中心檔案分類

疾病控制工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治規(guī)律來自于長期的大量的日常性監(jiān)測材料的積累。這些常規(guī)性監(jiān)測材料不僅對當年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發(fā)現(xiàn)和分析出疫情流行規(guī)律。其范圍有以下幾個方面：

1.常規(guī)性衛(wèi)生監(jiān)測材料：包括監(jiān)測記錄，監(jiān)測小結，控制結果，監(jiān)測報告以及經(jīng)常性衛(wèi)生檢查、抽查材料。

2.一般疫情、污染事故、食物中毒的調查處理材料，檢驗結果及處理報告等。

3.健康危害因素監(jiān)測資料，從業(yè)人員健康體檢、衛(wèi)生知識培訓材料，包括體檢表、檢驗單、檢驗報告、統(tǒng)計表;培訓計劃、教材及小結等。

4.各種病理檢驗、化驗報告等資料。

5.其他檔案包括：人事檔案、儀器設備、會計檔案、車輛檔案、影像。

二、疾控中心檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理工作單位領導以及檔案管理人員都認為其并非單位主要工作，疾控中心檔案工作的功能就是應付外調、查檔，只要做到不泄密、不丟失就可以。從而造成人事檔案管理工作無計劃、辦公場所不達標、人員及經(jīng)費沒保障等現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）因設備、技術等方面的不足，導致工作人員在資料的收集、轉遞、整理、利用等過程中出現(xiàn)或多或少的檔案資料的變形、缺損、遺失等，從而造成檔案資料信息的失真失實。

（三）由于重視程度不夠，單位的檔案管理工作往往是由不具備檔案管理水平的其他人員兼職完成。兼職人員往往對檔案的重要性、管檔要求認識不夠，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不熟悉，從而影響了檔案管理的水平。

（四）檔案的更新速度和利用效率低疾控中心由于不是一線的醫(yī)療單位，因此在檔案尤其是一些新增疾病檔案的更新方面跟不上實際的疾病發(fā)展情況，從而導致其不能在第一時間控制病情的發(fā)展。同時，疾控中心對相關檔案的整理、利用效率偏低，有些檔案甚至很少被人問津，從而導致疾控中心在出現(xiàn)相似病癥時不能快速的做出恰當、有效的反映。

三、疾控中心檔案工作發(fā)展的新思路

由于疾控中心的檔案管理模式受計劃經(jīng)濟的影響較重，在模式方法上存在一定的定式和僵化，因此，疾控中心必須要順應當前社會經(jīng)濟發(fā)展的新形勢，積極的創(chuàng)新和改革當前檔案管理模式，加強中心內部各個部門在檔案資料上的信息共享，確保科室檔案管理的便利性和延續(xù)性，確保中心檔案室管理的嚴密性，從而不斷提高疾控中心檔案管理的質量和水平。

（一）進一步建立健全檔案的各項管理制度。建立切合實際的業(yè)務檔案管理制度對種類繁多、形式各異的業(yè)務檔案，要實行科學規(guī)范的管理，就必須建立切合實際的業(yè)務檔案管理制度。首先，在制定業(yè)務檔案歸檔范圍和歸檔制度時，中心檔案室人員應深入各科室，了解各科室主要業(yè)務活動和職能，現(xiàn)結合衛(wèi)生部《國家疾病控制工作規(guī)范》關于業(yè)務活動 形成材料范圍的規(guī)定，經(jīng)與各所密切協(xié)商，確定具體歸檔范圍。其次，對于各科室業(yè)務檔案也要同中心業(yè)務檔案一樣，提出統(tǒng)一的立卷要求，以確?？剖覚n案立卷規(guī)范。

（二）加強對檔案人員的培訓 兼職檔案員大多熟悉本科室的業(yè)務，檔案知識相對貧乏。因此， 要做好業(yè)務檔案的立卷歸檔，就必須加強對他們的培訓和指導。中心 檔案室可定期或不定期舉辦檔案業(yè)務培訓班，將檔案業(yè)務學習列入兼 職檔案員繼續(xù)教育的學習內容，以提高他們學習檔案業(yè)務的積極性。同時，檔案室人員也要主動指導各業(yè)務科室立卷和編目。

（三）推行責任制，加強考核疾控中心在推行經(jīng)濟責任制時，應將業(yè)務檔案的立卷歸檔也明確列入各科（下轉31頁）（上接22頁）室管理中，制定相應的考核指標，定期對各科室及個人進行考核，與獎金掛鉤，這是確保管理實施的十分重要的措施。此外，應將業(yè)務材料的歸檔列入全中心業(yè)務人員年終考核評分標準中，從而真正確保業(yè)務檔案的收集歸檔。

四、結束語

綜上所述，檔案是信息保存和傳承的一個非常重要的渠道，同時，它也是一種信息資源，對社會文化的傳承和發(fā)展有著十分重要的作用意義。做好檔案管理工作，必須加強檔案基礎建設，固定檔案管理模式，統(tǒng)一確定歸檔范圍，規(guī)范各類檔案存儲，加快信息化建設步伐，在打好前期基礎的同時，逐步提高檔案質量，使其發(fā)揮應有的作用。因此，疾控中心必須要著重加強對相關檔案資料的管理，使疾控中心的業(yè)務、設備、人員等方面的檔案信息都能夠得到很好的保存和管理，為疾控中心的發(fā)展積累更多有價值的信息資料，從而確保疾控中心的持續(xù)、良性建設發(fā)展。

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