數(shù)字化檔案管理的實(shí)踐與探索

盛雅苑

浙江省浙商資產(chǎn)管理有限公司

我公司是一家大型國(guó)有企業(yè)，自2013年8月成立以來(lái)，通過(guò)近8年的經(jīng)營(yíng)發(fā)展，逐步建立起了符合公司自身特點(diǎn)的檔案管理體系。隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，僅僅采用傳統(tǒng)的集中式紙質(zhì)檔案管理模式，已較難適應(yīng)公司快速發(fā)展的要求，亟須開展數(shù)字化檔案管理應(yīng)用，切實(shí)提高公司檔案資源整體利用效率和管理水平。

1 傳統(tǒng)檔案管理方式在資產(chǎn)管理公司面臨的現(xiàn)狀

1.1 業(yè)務(wù)檔案利用效率不高

公司業(yè)務(wù)檔案主要由兩部分構(gòu)成，一部分是外部產(chǎn)生的銀行資料，另一部分是內(nèi)部產(chǎn)生的盡調(diào)清收資料。盡調(diào)清收資料還分散在各個(gè)部門，尚未進(jìn)行集中保管和整理掃描。隨著公司對(duì)省外市場(chǎng)的不斷開拓，若業(yè)務(wù)檔案不能實(shí)現(xiàn)信息資源共享，將增加檔案資料的查閱成本。

1.2 安全可靠性較差

在日常的存儲(chǔ)和利用中，紙質(zhì)檔案容易受到自身因素、外部環(huán)境因素、人為因素的影響，出現(xiàn)各種損害，如破損、弄臟、字跡褪色等。在庫(kù)房中，早期的會(huì)計(jì)檔案及年份較早的銀行原始債權(quán)資料，已經(jīng)面臨變脆、發(fā)黃等問(wèn)題。原始債權(quán)資料，主要包括債權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議、借款合同、擔(dān)保合同、抵押合同、轉(zhuǎn)賬憑證、貸款審批材料、法院判決書等具有法律效力的重要憑證。這些重要資料若未能妥善保管，后果不堪設(shè)想。

1.3 存儲(chǔ)空間占用大

不同類型的檔案有不同的保管期限。公司檔案庫(kù)房共有密集架10個(gè)，其中85%都用于存放業(yè)務(wù)檔案，在庫(kù)數(shù)量約7000余盒?？梢灶A(yù)計(jì)，隨著公司業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，未來(lái)幾年，公司檔案數(shù)量將會(huì)持續(xù)呈現(xiàn)井噴狀態(tài)。這對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理來(lái)說(shuō)，難度是越來(lái)越大。

2 資產(chǎn)管理公司數(shù)字化檔案管理方式的思考與設(shè)計(jì)

傳統(tǒng)的檔案管理模式，在利用、保管、存儲(chǔ)等方面存在著一些弊端，無(wú)法滿足公司業(yè)務(wù)不斷發(fā)展的要求，因而，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，顯得尤為重要。

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)因涉及各類檔案的線上管理和利用，需要對(duì)接各個(gè)相關(guān)部門，了解業(yè)務(wù)需求，時(shí)間跨度相對(duì)較長(zhǎng)。因此，我們按照“最緊要優(yōu)先落地，分步實(shí)施推進(jìn)”的原則，啟動(dòng)了對(duì)公司文書檔案和業(yè)務(wù)檔案這兩類檔案的開發(fā)應(yīng)用，將其作為系統(tǒng)第一期實(shí)施的內(nèi)容，截至目前，第一期已順利上線。

2.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)

首先，要確?；谟跋駜?nèi)容平臺(tái)搭建的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)符合國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并滿足檔案管理收管存用和系統(tǒng)管理的要求。

其次，與OA系統(tǒng)、公司核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，確保數(shù)據(jù)能自動(dòng)推送，且符合電子文件和紙質(zhì)文件的存檔、結(jié)構(gòu)化、分級(jí)管理、識(shí)別、檢索、借閱、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)、銷毀等要求，可滿足后續(xù)實(shí)物檔案數(shù)字化加工后的數(shù)據(jù)導(dǎo)入、海量存儲(chǔ)、內(nèi)容加密，支持長(zhǎng)期保存。

再次，系統(tǒng)運(yùn)行應(yīng)安全可靠，根據(jù)需要采取電子簽名、數(shù)字加密、安全認(rèn)證等技術(shù)手段，防止非授權(quán)訪問(wèn)。

最后，可以滿足后續(xù)檔案智能化集成（如庫(kù)房和環(huán)控）的整合需求。

2.2 系統(tǒng)主要功能和模塊設(shè)置

以檔案的“收、管、用、存”四大環(huán)節(jié)貫穿各個(gè)模塊的設(shè)置。如圖1所示：

具體分為7個(gè)模塊：

2.1 系統(tǒng)管理

主要是對(duì)檔案數(shù)字影像管理系統(tǒng)運(yùn)行的必要參數(shù)設(shè)置，以及對(duì)系統(tǒng)訪問(wèn)人員權(quán)限的管理，對(duì)檔案的分類設(shè)置，等等。

2.2 檔案接收

支持在線和離線批量接收與處理，并對(duì)電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性、規(guī)范性進(jìn)行檢查，標(biāo)注不符合標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容；對(duì)合格的電子檔案進(jìn)行登記，賦予唯一標(biāo)識(shí)。

2.3 檔案整理

實(shí)現(xiàn)電子檔案自動(dòng)歸類、排序、著錄、標(biāo)引，同步生成檔案目錄，并入庫(kù)管理。

2.4 檔案保存

對(duì)電子檔案及目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份與恢復(fù)管理，有“四性檢測(cè)”功能，防止非授權(quán)修改與刪除。

2.5 檔案利用

可進(jìn)行多條件的模糊檢索、精確檢索、全文檢索和檔案借閱，支持在線申請(qǐng)、審批、閱覽、授權(quán)下載與打印等，并記錄利用反饋情況。

2.6 檔案鑒定與處置

支持保管期限到期鑒定的提醒，記錄鑒定與處置的過(guò)程信息，對(duì)實(shí)施銷毀的電子檔案，留存相關(guān)目錄信息及銷毀處理記錄。

2.7 檔案統(tǒng)計(jì)

按照門類、年度、保管期限、利用率等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，支持自定義修改報(bào)表格式。

3 數(shù)字化檔案管理在實(shí)踐中初顯成效

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)自第一期上線以來(lái)，收到了良好的應(yīng)用效果，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

3.1 檔案檢索快速便捷，利用效率提高

以往只能由檔案人員在檔案室的單機(jī)版檔案軟件上進(jìn)行條目檢索，借閱者必須趕到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行查閱。系統(tǒng)上線后，只要開通了線上查閱權(quán)限，員工就能通過(guò)高級(jí)檢索或全文檢索，在條目數(shù)據(jù)庫(kù)和影像數(shù)據(jù)庫(kù)中，迅速找到與關(guān)鍵詞相關(guān)的條目及影像內(nèi)容，內(nèi)部還可進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，尤其是非在杭工作的外地員工，不必來(lái)回奔波，就能在檔案數(shù)字影像系統(tǒng)上調(diào)取需要的檔案資料，大大提高了檔案利用效率，方便了工作的開展。

3.2 檔案移交流程規(guī)范，資料齊全完整

在檔案接收模塊，電子檔案的收集主要來(lái)源于2個(gè)方面。一是OA系統(tǒng)和核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)推送的電子檔案；二是各個(gè)部門應(yīng)歸檔的檔案材料。原先各個(gè)部門應(yīng)歸檔的材料都是通過(guò)線下編制移交清單方式向檔案室移交，經(jīng)常出現(xiàn)移交文本格式不正確、填寫內(nèi)容不完整、領(lǐng)導(dǎo)簽字不齊等情況?，F(xiàn)在有了線上檔案移交模塊，各個(gè)部門可根據(jù)移交模板，填寫相應(yīng)字段（如必填項(xiàng)），上傳檔案資料，提交檔案人員審核，經(jīng)審核無(wú)誤后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一張移交清單，經(jīng)發(fā)起部門的領(lǐng)導(dǎo)同意后，將自動(dòng)存檔留底。

3.3 業(yè)務(wù)檔案動(dòng)態(tài)管理，由分散轉(zhuǎn)向集中

資產(chǎn)管理公司的業(yè)務(wù)檔案，作為一個(gè)完整的項(xiàng)目檔案，包括外部的銀行原始債權(quán)資料和內(nèi)部的盡調(diào)清收資料，即接收和處置兩大部分。

第一部分：外部的銀行債權(quán)資料。這部分資料，目前已通過(guò)第三方中介公司集中掃描存儲(chǔ)在影像數(shù)據(jù)庫(kù)中，供借閱者日常利用。

第二部分：內(nèi)部的盡調(diào)清收資料。這部分資料，主要是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行處置前的維權(quán)管理，追償中所形成的催收通知，在項(xiàng)目的處置審批實(shí)施過(guò)程中形成的請(qǐng)示、批復(fù)等相關(guān)材料。內(nèi)部機(jī)構(gòu)文件材料由于是多途徑形成，基本是分散在各個(gè)部門。這種分散管理，導(dǎo)致這些材料不能充分發(fā)揮其價(jià)值。業(yè)務(wù)檔案模塊上線后，根據(jù)核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)推送的各類業(yè)務(wù)檔案名稱，前中后各部門可按照不同項(xiàng)目，將手頭產(chǎn)生的檔案資料上傳至各項(xiàng)目名下歸集起來(lái)。集中管理的資料，全面、正確、系統(tǒng)地反映了每一階段項(xiàng)目檔案的維權(quán)管理狀況和處置進(jìn)度，充分發(fā)揮了業(yè)務(wù)檔案的價(jià)值，助力公司業(yè)務(wù)發(fā)展。