企業(yè)電子檔案單套制管理實現(xiàn)路徑探析

孔 瑾

中石化寧波工程有限公司

單套制管理對應(yīng)的是基于現(xiàn)代信息辦公系統(tǒng)應(yīng)用，對其生成的電子檔案進行分類歸檔時，只進行電子存儲媒介的保存，不再對紙質(zhì)憑證進行保存與管理的制度。這種制度是數(shù)字時代企業(yè)檔案管理模式變革的產(chǎn)物，既降低了檔案管理成本，又優(yōu)化了檔案管理流程，更是企業(yè)管理改革的必然要求。在國家有關(guān)電子檔案單套制管理思路日益清晰的基礎(chǔ)上，企業(yè)要不斷地探索電子檔案單套制管理的實現(xiàn)路徑，逐步提升企業(yè)檔案管理水平。

1 建立制度，明確電子檔案單套制管理的規(guī)范要求

企業(yè)電子檔案單套制管理模式的推行與落地，必然需要相應(yīng)規(guī)章制度、技術(shù)規(guī)范的建立與完善。

1.1 要強化頂層設(shè)計

企業(yè)要按照電子檔案單套制管理要求，制定統(tǒng)一的規(guī)章制度和技術(shù)規(guī)范。在管理方式層面，要從傳統(tǒng)的分散管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿坦芾?，從年度歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)榧磿r歸檔，建立起電子檔案“集中管理”“隨辦隨歸”的管理理念；在技術(shù)路線層面，要制定業(yè)務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的接口標(biāo)準(zhǔn)，制定電子文件元數(shù)據(jù)封裝、歸檔規(guī)范等，并明確具體操作的詳細規(guī)則，實現(xiàn)企業(yè)電子檔案全生命周期管理制度的建立與廣覆蓋。

1.2 要持續(xù)調(diào)整

電子檔案單套制管理制度的創(chuàng)新，需要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求，對有關(guān)制度內(nèi)容進行持續(xù)的調(diào)整，提高制度的應(yīng)用可行性，確保各項內(nèi)容與時俱進、落到實處。

2 加強配合，強化電子檔案單套制管理的責(zé)任分工

鑒于檔案工作的復(fù)雜性、綜合性，以及電子檔案單套制推行初期管理經(jīng)驗不足的實際情況，企業(yè)電子檔案單套制管理的真正落地，單憑幾個人或幾個部門的力量是難以完成的，需要企業(yè)內(nèi)部縱向和橫向的高效協(xié)同。

2.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層需要加強策劃

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層帶頭示范，自上而下地推行電子檔案單套制管理模式，確保管理要求統(tǒng)一、管理流程清晰、各部門責(zé)任界定明確。

2.2 業(yè)務(wù)部門需要遵循規(guī)范

電子文件生成流轉(zhuǎn)階段的主要管理主體是業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門要按照一定的制度要求和技術(shù)路線，確保形成的電子文件及其元數(shù)據(jù)的完整性、真實性。

2.3 信息化部門需要協(xié)同配合

信息化部門承擔(dān)著業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)的連接工作和維護更新工作，需要會同檔案部門共同負(fù)責(zé)電子文件歸檔過程中真實性、完整性、安全性的檢測，確保電子檔案具有較長的生命周期。

3 創(chuàng)新技術(shù)，保障電子檔案單套制管理的應(yīng)用

在應(yīng)用電子檔案單套制管理模式的過程中，企業(yè)需要對海量的數(shù)據(jù)信息進行針對性管理，滿足不同形式檔案管理的需求。

3.1 要構(gòu)建專門的檔案管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)，主要是對紙質(zhì)檔案進行有效管理，一些先進技術(shù)無法融入系統(tǒng)的設(shè)計中，導(dǎo)致無法提高檔案信息的應(yīng)用安全性。應(yīng)將電子簽名和日志管理等技術(shù)融合到檔案管理系統(tǒng)設(shè)計中，對電子化歸檔處理的各個工作流程進行全方位的監(jiān)督和管理。

3.2 要引入檔案安全技術(shù)設(shè)計

將時間戳和四性檢測等技術(shù)，應(yīng)用到電子檔案數(shù)據(jù)信息的管理中，確保數(shù)據(jù)信息在應(yīng)用時，存在可追溯性；也可以應(yīng)用非對稱加密算法，提高檔案數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用安全性，降低黑客入侵的風(fēng)險；在進行檔案數(shù)據(jù)信息保存時，還需要構(gòu)建具備長期保存功能的倉儲系統(tǒng)。

4 逐步過渡，實現(xiàn)電子檔案單套制管理的有序轉(zhuǎn)換

電子檔案單套制管理的推行是企業(yè)管理改革的縮影，實踐中，國家采用了從鼓勵到引導(dǎo)，到試點試水，再到完全推行的推廣路徑。可先以紙質(zhì)檔案為主、電子檔案為輔，再過渡到以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔，最后根據(jù)企業(yè)的實際情況，真正實現(xiàn)無紙化管理。

企業(yè)電子檔案單套制管理的實施，可以分三步走：

第一步，對不具有永久保存價值或關(guān)鍵信息價值的電子檔案，進行單套制的歸檔與管理，而對具有永久保存價值和核心信息價值的電子檔案，基于實際情況，將其打印為紙質(zhì)檔案同步歸檔保存。

第二步，具有永久保存價值的電子檔案，在單套制管理模式中，應(yīng)參考其與企業(yè)業(yè)務(wù)活動的緊密程度，有側(cè)重，有篩選，由易到難，采取從聲像檔案到會計檔案再到文書檔案的試點策略。

第三步，跟隨當(dāng)前電子檔案管理技術(shù)的發(fā)展情況，不斷應(yīng)用新技術(shù)、新產(chǎn)品，最終實現(xiàn)企業(yè)電子檔案單套制管理的落地。

5 結(jié)束語

企業(yè)電子檔案單套制管理實踐，目前還處于摸索與試驗階段，企業(yè)應(yīng)發(fā)揮自身能動性，不斷創(chuàng)新與突破，積極關(guān)注檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向，擺脫紙質(zhì)檔案管理思想的羈絆，逐漸從傳統(tǒng)的雙套制檔案管理模式中擺脫出來，向單套制管理模式轉(zhuǎn)換，在企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展中實現(xiàn)檔案管理模式的改革。