基于檔案數(shù)字化管理與利用視角的數(shù)智校園建設(shè)研究

吳忠桔

杭州市鳳凰小學

2021年2月18日，浙江省委召開全省數(shù)字化改革大會，全面部署推進數(shù)字化改革工作。數(shù)字化改革既著眼于現(xiàn)在，更著眼于未來。在全省數(shù)字化改革大會后，省委改革辦、省教育廳的改革方案相繼下發(fā)，市、區(qū)兩級的教育領(lǐng)域數(shù)字化改革方案也正在謀劃推進。對于中小學校來講，也要緊跟數(shù)字化改革的步伐，充分運用數(shù)字化技術(shù)，將學校管理的方方面面都作為數(shù)字化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源，構(gòu)建數(shù)智校園勢在必行。出于這一目的，亟須將學校歷年來形成的各類檔案資源數(shù)字化，為數(shù)智校園奠定基礎(chǔ)。

1 數(shù)智校園的定義

學校將學校歷年來形成的文書檔案、教育教學檔案、教師業(yè)務檔案、師德師風檔案等進行數(shù)字化處理，綜合運用數(shù)字化技術(shù)、數(shù)字化思維、數(shù)字化認知，在黨建引領(lǐng)、教育教學管理、學業(yè)質(zhì)量、評價改革、隊伍建設(shè)、家校社協(xié)同等方面實現(xiàn)數(shù)字賦能，構(gòu)建數(shù)字化和智能化管理的校園。

2 數(shù)智校園的原則

2.1 規(guī)范協(xié)同

學校需明確各類數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)采集范圍、應用場景、數(shù)據(jù)更新機制等一系列規(guī)章制度，確保數(shù)據(jù)采集的可持續(xù)性、可操作性、可流動性和規(guī)范性，實現(xiàn)學校數(shù)字檔案的縱向流通和部門間數(shù)據(jù)的橫向流通，實現(xiàn)“以數(shù)據(jù)為依據(jù)，用數(shù)據(jù)說話、用數(shù)據(jù)決策、用數(shù)據(jù)管理、用數(shù)據(jù)創(chuàng)新”的機制，學校各部門應梳理部門核心業(yè)務事項，明確業(yè)務流程，分析本部門與其他部門業(yè)務間的關(guān)聯(lián)，形成業(yè)務單元模塊的數(shù)據(jù)定義，提出學校數(shù)字化業(yè)務流程再造的需求。

2.2 高效安全

學校數(shù)智校園建設(shè)項目的管理與運行應注重高效化，學校應從平臺使用的技術(shù)層面，梳理業(yè)務場景的各項應用，對每一個授權(quán)崗位的職責范圍及工作流程做詳細說明，制定管理操作手冊，確保平臺不同層面管理者均能獲得與之崗位職責和數(shù)據(jù)權(quán)限有效匹配的功能信息，搭建辦公、師訓、教研、評價、后勤等數(shù)據(jù)平臺，建立數(shù)據(jù)對接機制，保證平臺運作管理高效、安全。

2.3 實用便捷

學校應聚焦關(guān)鍵場景，打造數(shù)據(jù)應用樣板，基于數(shù)智校園項目使用的流暢性，以實用為第一要義，梳理各條線業(yè)務流程，利用數(shù)字賦能促進流程再造。針對各類不同人群設(shè)定不同權(quán)限及功能，對各項操作流程進行詳細描述，設(shè)計編制應用服務手冊，提供在線問題反饋入口，讓用戶體驗到數(shù)字化改革帶來的“好用、有用、易用、高效、便捷”。

3 數(shù)智校園的架構(gòu)

聚焦學校黨建、教育教學和行政管理工作的重點、熱點，從優(yōu)化管理和提升教育服務兩個方面，尋找學校數(shù)字化改革應用的具體場景。通過對數(shù)據(jù)中樞全量數(shù)據(jù)的匯聚，充分挖掘檔案數(shù)據(jù)的應用價值，發(fā)揮檔案數(shù)字化融合的放大、疊加、倍增作用，組建應用場景解決學校治理中的痛點、難點，形成“人人貢獻數(shù)據(jù)，人人享受數(shù)據(jù)”的閉環(huán)結(jié)構(gòu)，讓數(shù)據(jù)化檔案成為教育治理能力和教學質(zhì)量提升的發(fā)動機，打造具有示范性的數(shù)據(jù)應用樣板，形成數(shù)字檔案賦能學校數(shù)智管理模式。

3.1 搭建一鍵治理應用場景

將學校全方位行政辦公事務檔案數(shù)字化，進一步規(guī)范拓展數(shù)據(jù)采集范圍、挖掘數(shù)據(jù)價值，以學校數(shù)據(jù)中樞為基礎(chǔ)，建設(shè)“級聯(lián)式”的教育局、學校兩級駕駛艙，建設(shè)學生、教師、家長、學校、教育行政部門五位一體的學校一鍵辦公平臺，實現(xiàn)教育局與學校之間的上下直連、實時互通。通過支持開放多源、數(shù)據(jù)聚合的智能報表技術(shù)，打通教育局與學校、學校與教師、學校與家長之間的數(shù)據(jù)連接通路，以減少師生、家長負擔為切入口，進一步開放學校數(shù)據(jù)服務能力，實現(xiàn)跨部門、跨服務群體的數(shù)據(jù)應用，通過多源數(shù)據(jù)聚合，實現(xiàn)不同主體之間的數(shù)據(jù)連接，實現(xiàn)回家作業(yè)、教師零星假、教師換課、教師公出、家校通知等一鍵可查，讓學校師生減負、家長減負。同時，通過全量檔案數(shù)據(jù)的分析、統(tǒng)計、推演和可視化呈現(xiàn)，為學校重大決策等提供數(shù)據(jù)來源和決策支持。同時，對固定資產(chǎn)管理、學生近視、作業(yè)負擔監(jiān)測等學校重點工作和關(guān)鍵事項進行實時網(wǎng)上全流程監(jiān)控，實現(xiàn)學校數(shù)字治理改革的新突破。

3.2 設(shè)立教師成長應用場景

以全國教師信息網(wǎng)為數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，打通學校內(nèi)涉及教師隊伍管理的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)。以教師業(yè)務成長檔案為基礎(chǔ)，結(jié)合師訓、科研、技能比賽、榮譽等檔案數(shù)據(jù)，發(fā)揮人工智能在圖像識別和語音識別方面的獨特優(yōu)勢，建立覆蓋學校課堂教學的思維觀察室集群，采集教師課堂教學中的數(shù)據(jù)。通過無感拍攝、語義分析和模式分析，識別教師的教學行為和學生的學習行為，沉淀課堂教學中的教學語言、課堂內(nèi)容、教學組織、課堂提問、巡課軌跡、師生互動等維度的數(shù)據(jù)，開展基于數(shù)據(jù)的課堂教學研究。同時，利用相關(guān)平臺教師人事、編制、崗位等數(shù)據(jù)，為學校教師專業(yè)發(fā)展、資源配置分布情況提供工作看板，為新教師招聘、教師交流、崗位設(shè)置等業(yè)務環(huán)節(jié)提供決策數(shù)據(jù)支持，實現(xiàn)人員自定義條件篩選、崗位設(shè)置模擬、自主交流申報等業(yè)務功能。

3.3 構(gòu)建學生評價應用場景

圍繞落實《深化新時代教育評價改革總體方案》的要求，制定具有引領(lǐng)性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性、操作性的學生綜合評價方案，利用信息技術(shù)，加強對學生多維度評價數(shù)據(jù)的采集，實現(xiàn)縱向覆蓋全學段、橫向涉及全要素的學生綜合評價方案。圍繞學生發(fā)展質(zhì)量評價，利用多樣的信息化工具對學生的品德發(fā)展、學業(yè)發(fā)展、身心發(fā)展、審美素養(yǎng)、勞動與社會實踐等進行多維度、全方位的數(shù)據(jù)歸集，動態(tài)追蹤學生的成長趨勢，結(jié)合學業(yè)發(fā)展分析、身心發(fā)展監(jiān)測等系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)，同步記錄學生在“德智體美勞”等多個維度的表現(xiàn)，以學年為單位進行綜合評價。將學生的專題練習、階段檢測、學期評價等學習記錄進行數(shù)字化檔案歸集，自動采集學生的錯題、難題，并為教師提供分析圖表和關(guān)聯(lián)教學資源推送。通過對學業(yè)數(shù)據(jù)檔案的歸集整理分析，形成個性化的學生學業(yè)發(fā)展分析報告。及時匯集學生的心理、視力、睡眠、BMI等健康指標數(shù)據(jù)，定期更新、動態(tài)跟蹤。采集學生第二課堂、研學旅行、志愿服務等校外活動數(shù)據(jù)，通過對各類檔案數(shù)據(jù)的沉淀、分析，實現(xiàn)校外教育活動“一鍵搜索、多元選擇、全面發(fā)展”。開放學校數(shù)據(jù)中樞面向?qū)W生、家長的服務接口，提供學生在學業(yè)動態(tài)發(fā)展、身心健康動態(tài)發(fā)展、人際互動動態(tài)發(fā)展等方面情況數(shù)據(jù)的多維度、可視化呈現(xiàn)方式，并給出家庭教育的指導建議。

4 數(shù)智校園建設(shè)對檔案工作的幾點啟示

4.1 推動檔案工作融入學校數(shù)字化改革整體部署

學校應把檔案工作作為數(shù)智校園建設(shè)的重要基礎(chǔ)支撐，在搭建數(shù)智校園平臺的同時，應將電子歸檔納入各項業(yè)務的工作閉環(huán)，同步規(guī)劃。加快學校重要紙質(zhì)檔案數(shù)字化進程及現(xiàn)存電子檔案的規(guī)整，推動學校檔案工作的數(shù)字化改革，讓數(shù)智校園的可持續(xù)發(fā)展有持續(xù)性數(shù)據(jù)的支撐。

4.2 加快學校檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型與整合

在數(shù)智校園運行的同時，應同步推進電子文件歸檔工作，加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，做好電子檔案歸檔和電子檔案管理工作，建立儲存空間大、可操作性強、兼容各種硬軟件的檔案管理平臺，打通數(shù)智校園業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的綠色通道，有效閉環(huán)對接，將學校數(shù)智校園業(yè)務系統(tǒng)通過在線方式一鍵或自動導入檔案管理系統(tǒng)。檔案員應提高專業(yè)素養(yǎng)能力及計算機處理能力，對遷移至檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行安全性、真實性、可用性等分析，認真做好保管年限劃分及歸檔工作，有能力處理好從業(yè)務數(shù)據(jù)到檔案的全過程。

4.3 大力推進檔案數(shù)據(jù)共享服務

在數(shù)智校園的背景下，學校各項業(yè)務及工作“最多跑一次”輻射面更廣。數(shù)字檔案的利用和共享可以大力推進到區(qū)域教研、教師調(diào)動、教師交流、轉(zhuǎn)學辦理、教師培訓、家校溝通、家校共建等各項業(yè)務中。實現(xiàn)數(shù)字檔案系統(tǒng)與各個平臺的數(shù)據(jù)對接和資源共享，比如：與全國教師管理平臺對接，教師檔案一鍵查詢，無論教師調(diào)動、交流或新任職到全國哪個地方，學校管理員都可以通過全國教師管理平臺登錄學校賬戶，通過原有的大數(shù)據(jù)，查詢這位教師是否存在師德問題、曾經(jīng)的業(yè)務水平如何等等。

數(shù)智校園是未來教育的方向，也是學校治理體系以及治理能力現(xiàn)代化的標志。檔案數(shù)字化是數(shù)智校園的基礎(chǔ)，通過檔案數(shù)字化，可以更好地為學校教育教學和行政管理等各方面工作提供便利。只要不斷在學校檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，累積學校管理中生成的各類檔案數(shù)據(jù)，并加以合理運用，數(shù)智校園必將為教育治理體系和治理能力現(xiàn)代化提供堅實的數(shù)據(jù)支撐。