新時期機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀與對策

童曉娜

寧?？h發(fā)展和改革局

推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，加快檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是當(dāng)前機(jī)關(guān)單位檔案工作的重要任務(wù)。當(dāng)前基層單位檔案數(shù)字化管理較為滯后，有必要針對檔案數(shù)字化管理存在的問題，采取針對性的措施，提高檔案數(shù)字化管理水平。

1 檔案數(shù)字化的含義及意義

1.1 檔案數(shù)字化的含義

檔案數(shù)字化是一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個結(jié)構(gòu)有序的檔案信息庫，及時提供利用服務(wù)，實現(xiàn)資源共享。

1.2 檔案數(shù)字化的意義

一是最大限度保證檔案資料完整性。將檔案通過數(shù)字編碼的手段做成數(shù)據(jù)并上傳至數(shù)據(jù)庫中保存，數(shù)據(jù)庫可以在本地的服務(wù)器中，也可以存在于網(wǎng)絡(luò)中，即便存儲工具發(fā)生損壞，也可以通過技術(shù)手段恢復(fù)數(shù)據(jù)信息，安全性得到了最大保障。

二是有助于提升檔案管理效率。在調(diào)閱時省去了翻找紙質(zhì)目錄的過程，可以在計算機(jī)上快速檢索找到檔案資料。檔案數(shù)字化的實現(xiàn)，使得紙質(zhì)檔案的存儲空間壓縮到了最小，同時也減少了管理人員維護(hù)紙質(zhì)檔案的工作量。

2 當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

2.1 辦公自動化與電子檔案管理系統(tǒng)未統(tǒng)一融合

目前，辦公室在使用的辦公收文系統(tǒng)有寧?？h電子政務(wù)外網(wǎng)和寧波市電子公文系統(tǒng)兩套，而檔案管理運用的是獨立的一套檔案信息資源管理系統(tǒng)，由于系統(tǒng)的設(shè)計和開發(fā)單位都是不同單位，技術(shù)手段不統(tǒng)一，檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)不能無縫結(jié)合，電子文檔不能直接導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，需要將電子文檔從辦公系統(tǒng)中導(dǎo)出后，再彩打紙質(zhì)材料進(jìn)行歸檔。

2.2 檔案信息資源共享仍存在壁壘

信息資料的根本社會價值是通過交流共享實現(xiàn)資源價值的最大化。但在實踐管理中，受限于檔案信息安全體系的技術(shù)性保障問題，尤其是政府機(jī)關(guān)部門在檔案資源共享的“面”和“度”上都需要謹(jǐn)慎把控。在未能明確界定出保密與開放的情況下，推進(jìn)檔案信息資源共享工作存在很大難度。此外，檔案信息系統(tǒng)建設(shè)是共享發(fā)展的基礎(chǔ)，但目前，全國沒有統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng)，省、市、縣檔案部門也大多未實現(xiàn)互聯(lián)互通。

2.3 檔案管理崗位人員綜合素質(zhì)有待提升

隨著檔案數(shù)字化的發(fā)展，對檔案管理人員的要求也在提升，除了要掌握檔案管理專業(yè)知識，還要掌握計算機(jī)等其他學(xué)科的知識。但機(jī)關(guān)單位一般不設(shè)立檔案管理專職人員，而是由辦公室或者其他部門人員兼職，而且大都是“半路出家”，人手不夠、缺乏專業(yè)培訓(xùn)、交接不到位等多方面因素，必然導(dǎo)致對檔案信息的收集不夠準(zhǔn)確，對信息化的管理也就不夠全面，從而直接影響了檔案數(shù)字化管理進(jìn)程。

2.4 中介服務(wù)規(guī)范性需進(jìn)一步提高

機(jī)關(guān)單位檔案整理、數(shù)字化等業(yè)務(wù)對外承包，給單位檔案管理帶來了便利。但關(guān)于檔案作業(yè)質(zhì)量和規(guī)范，中介服務(wù)機(jī)構(gòu)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，服務(wù)質(zhì)量也是參差不齊，對服務(wù)機(jī)構(gòu)的篩選存在困難。另外，經(jīng)過中介服務(wù)機(jī)構(gòu)整理后的檔案沒有驗收標(biāo)準(zhǔn)和監(jiān)管單位，檔案行政主管部門也沒有精力組織各個機(jī)關(guān)單位對檔案中介服務(wù)成果進(jìn)行逐一驗收，只能依靠購買服務(wù)單位自行把關(guān)。

2.5 制度規(guī)范建設(shè)較為滯后

由于在檔案管理中應(yīng)用了數(shù)字化技術(shù)，檔案從保管到查詢使用等工作都發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范已不再適用于當(dāng)下，需要建立新的管理規(guī)范體系。但目前數(shù)字化檔案管理還處于初級階段，在數(shù)字檔案的收集、整理、管理及應(yīng)用等方面還沒有形成統(tǒng)一的制度規(guī)范。

3 推進(jìn)檔案數(shù)字化的對策建議

3.1 注重創(chuàng)新檔案管理模式

檔案管理人員對電子檔案系統(tǒng)有必要進(jìn)行周期性檢查，并結(jié)合當(dāng)前機(jī)關(guān)單位的工作需求對檔案管理系統(tǒng)提出優(yōu)化建議，提高檔案管理的信息化建設(shè)水平。此外，檔案管理模式需要創(chuàng)新，不可一味堅持傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理模式，而應(yīng)當(dāng)更多地應(yīng)用電子化信息管理模式，這不僅能夠提高檔案信息的安全性，還能夠?qū)崿F(xiàn)及時的共享操作，實際的應(yīng)用效果也能夠得到改善。

3.2 強(qiáng)化檔案管理工作人員的培訓(xùn)

檔案管理工作人員自身要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，及時掌握信息技術(shù)和檔案管理等相關(guān)知識，積極參與檔案局（館）舉辦的培訓(xùn)活動，加快提升業(yè)務(wù)能力和對新時代檔案管理方式的適應(yīng)能力。為了迎合相應(yīng)的電子化應(yīng)用需求，檔案行政管理部門需要對檔案管理人員的系統(tǒng)操作能力及業(yè)務(wù)能力持續(xù)進(jìn)行培訓(xùn)，以確保能夠在日常的檔案信息化管理中熟練地開展各項工作。

3.3 積極推進(jìn)檔案信息化成果共享

檔案信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)在符合保密原則的基礎(chǔ)上，逐步走向聯(lián)通、開放。首先在檔案系統(tǒng)內(nèi)部逐步實現(xiàn)統(tǒng)一、融合、有序的平臺開放；然后在檔案部門與其他部門之間逐步實現(xiàn)自主、聯(lián)通、可控的跨系統(tǒng)開放；最后借助政務(wù)網(wǎng)向鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道、村社區(qū)延伸而實現(xiàn)分批次、廣覆蓋的全方位開放，使檔案信息系統(tǒng)真正成為可控、可用、可拓的統(tǒng)一化、開放化平臺。

3.4 科學(xué)選擇檔案外包中介服務(wù)

為避免檔案數(shù)據(jù)的失、泄密，必須對服務(wù)外包企業(yè)進(jìn)行嚴(yán)格的保密資質(zhì)審核。根據(jù)單位實際需求，在認(rèn)真聽取檔案局（館）有關(guān)意見的基礎(chǔ)上，對外包商的技術(shù)能力、業(yè)務(wù)處理能力等方面進(jìn)行全面評估和審核后再做選擇，或是通過政府采購渠道統(tǒng)一購買數(shù)字化檔案中介服務(wù)，保障檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范統(tǒng)一。建議由縣檔案局（館）組建專家組對檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)提供的服務(wù)進(jìn)行專項成果驗收，保障服務(wù)質(zhì)量。

3.5 規(guī)范數(shù)字化檔案管理制度

在國家層面加快完善電子檔案管理法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)體系，掃除電子檔案全面應(yīng)用的法規(guī)障礙。地方檔案主管部門要對檔案信息系統(tǒng)建設(shè)涉及的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，并加大檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和工作檢查力度，結(jié)束長期以來檔案工作“雙套制”運行的尷尬局面，使檔案信息化工作真正體現(xiàn)出其優(yōu)勢所在。