醫(yī)院科研檔案電子化管理的探索與實(shí)踐

胡琪琦

中國(guó)人民武裝警察部隊(duì)海警總隊(duì)醫(yī)院

隨著現(xiàn)代社會(huì)辦公自動(dòng)化的快速發(fā)展，以及電子文件的大量產(chǎn)生和歸檔，檔案信息化建設(shè)面臨的任務(wù)更加繁重?？蒲袑?shí)體檔案電子化，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是加速醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高科研檔案利用率和服務(wù)水平的必由之路。

醫(yī)院科研檔案是在醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料，是科學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄和反映?？蒲袡n案是醫(yī)院創(chuàng)新技術(shù)、科技專利、前沿思想的集合，是非常寶貴的信息資源。傳統(tǒng)的管理方式一直存在成本高、利用率低、原件損毀大等問(wèn)題。因此，如何安全、有效地管理日益龐大的科研檔案并滿足快速查詢的需求，建立一套完整的、系統(tǒng)化的管理機(jī)制，是亟待解決的問(wèn)題。利用信息化手段管理與利用好科研檔案，對(duì)提高醫(yī)院的科研管理水平和促進(jìn)科研成果轉(zhuǎn)化，具有重要的意義。

1 醫(yī)院科研檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理方式的難題

1.1 存儲(chǔ)難

我院科研檔案仍然是以紙張為主要的存儲(chǔ)介質(zhì)，只有部分電子文檔資料。紙質(zhì)文件很容易出現(xiàn)發(fā)黃、霉變、破損等問(wèn)題，所以難以永久保存和備份。另外，紙質(zhì)檔案要占用大量空間，隨著數(shù)量的不斷增加，這給本來(lái)就很緊張的存儲(chǔ)空間帶來(lái)壓力，同時(shí)增加管理成本。

1.2 管理難

目前我院科研檔案仍沿用傳統(tǒng)的以手工為主的檔案管理模式，需反復(fù)查閱，不可避免地存在原件受損或遺失現(xiàn)象，給檔案的利用帶來(lái)管理上的諸多弊端。

1.3 查詢難

傳統(tǒng)的檔案資料查詢的流程是：查到案卷目錄，再查到文件目錄，根據(jù)文件目錄記錄的檔案號(hào)信息查到檔案在庫(kù)房的存放地址，然后到庫(kù)房調(diào)卷，辦理相關(guān)手續(xù)。既耗時(shí)又耗力。

2 醫(yī)院科研檔案電子化管理的思路

2.1 歷史檔案電子化

對(duì)于歷史科研檔案，要準(zhǔn)備必要的硬件、軟件，組織人手進(jìn)行集中掃描轉(zhuǎn)化，即將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為電子文件，目前普遍采用的是PDF格式。硬件條件方面，除必要的電腦外，離不開高速掃描儀、平速掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備。平速掃描儀只能掃描單頁(yè)紙張，且速度慢；高速掃描儀可以掃描多頁(yè)紙張，并且速度較快；數(shù)碼照相機(jī)可以在不拆紙質(zhì)檔案的情況下進(jìn)行掃描，比較方便，但有陰影的圖片需要后期利用軟件進(jìn)行處理。3種設(shè)備配合，功能互補(bǔ)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)所有紙質(zhì)檔案的有效掃描。軟件條件方面，我院目前沒有檔案管理軟件系統(tǒng)，掃描后的電子文檔實(shí)行本地存儲(chǔ)，利用excel表格超鏈接功能實(shí)現(xiàn)目錄與電子文檔的鏈接。

2.2 新增檔案電子化

歸檔過(guò)程中，在做好傳統(tǒng)載體檔案接收的同時(shí)，及時(shí)做好電子文檔或掃描件的收集整理，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案同步歸檔。

2.3 檔案電子化查詢應(yīng)用

科研檔案實(shí)現(xiàn)電子化轉(zhuǎn)化后，即可以對(duì)電子檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、整合，實(shí)現(xiàn)資源共享和遠(yuǎn)程查詢、調(diào)取。對(duì)不涉密的、利用率較高的檔案，利用醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行掛接，通過(guò)遠(yuǎn)程就可以直接查詢需要的檔案，真正實(shí)現(xiàn)方便、高效、快捷的目的。對(duì)于涉密的歸檔文件，需履行相關(guān)審批手續(xù)，然后到科教部門辦理借閱，借閱的此類文件是對(duì)電子文件的檢索和打印，借閱完畢需在一定的時(shí)間內(nèi)主動(dòng)歸還。這在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，是歸檔的重點(diǎn)。

3 成果與經(jīng)驗(yàn)

3.1 避免紙質(zhì)科研檔案的丟失

在檔案管理過(guò)程中，因科研檔案的利用率較高，在科研項(xiàng)目申報(bào)、運(yùn)行、結(jié)題、驗(yàn)收、職稱晉升、績(jī)效考核等環(huán)節(jié)都需要反復(fù)利用，以往出現(xiàn)過(guò)整份檔案丟失，或個(gè)別缺頁(yè)等情況，造成無(wú)法挽回的損失?？蒲袡n案電子化后，從根本上解決了這個(gè)問(wèn)題。

3.2 保護(hù)紙質(zhì)科研檔案不受損壞

紙質(zhì)檔案易潮、易損、易蟲蛀，本身保存與維護(hù)成本較高，再加上大量調(diào)閱，勢(shì)必會(huì)加速損毀。實(shí)行電子化之后，紙質(zhì)檔案仍按傳統(tǒng)方式歸檔，電子檔案用于查詢利用。

3.3 提高科研檔案的利用率

傳統(tǒng)手工借閱檔案，手續(xù)煩瑣，造成科研檔案利用率低下。實(shí)現(xiàn)電子化后，可以通過(guò)電腦查詢，在本地或遠(yuǎn)程都能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)調(diào)閱，滿足了醫(yī)務(wù)人員對(duì)科研檔案的利用的需求，極大地提高了科研檔案的利用率。

總之，科研檔案信息化管理是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的系統(tǒng)工程。要樹立現(xiàn)代管理理念，轉(zhuǎn)變管理模式，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和設(shè)備，加大投入，創(chuàng)建平臺(tái)，進(jìn)一步完善硬件和軟件設(shè)施，提高檔案人員素質(zhì)，不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域，真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科研檔案電子化管理，提升檔案事業(yè)發(fā)展質(zhì)量和水平，從而推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。