關(guān)于電子學籍檔案管理的思考

彭艷晶

浙江省杭州第二中學

隨著電子學籍管理工作的不斷深入與推廣，新的文件形式、新的業(yè)務(wù)流程不斷挑戰(zhàn)著傳統(tǒng)的學籍檔案管理方式，大量電子文件的形成，也對新形勢下的學籍檔案管理工作提出了新的要求。

1 新形勢下學籍檔案管理的新變化

1.1 管理對象發(fā)生變化

“互聯(lián)網(wǎng)＋”模式下，檔案管理工作流程延伸至文件形成之前。由于電子政務(wù)的需要，對現(xiàn)行文件的要求，不僅出現(xiàn)在傳統(tǒng)的管理環(huán)節(jié)，更提前至文件形成系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè)計、開發(fā)環(huán)節(jié)，檔案工作的參與人員也拓展至電子政務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)人員。而在后期的檔案管理中，由于“互聯(lián)網(wǎng)＋政務(wù)服務(wù)”的推廣和應(yīng)用，政府的部門與業(yè)務(wù)流程發(fā)生整合變化，這必然導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案文件分類方式發(fā)生改變，“一張網(wǎng)”模式下的聯(lián)合辦公，將打破已有的部門檔案分類，催生更多的聯(lián)合檔案、聯(lián)合卷宗，以及聯(lián)合的檔案存儲與檔案開發(fā)應(yīng)用服務(wù)中心。

1.2 管理方式發(fā)生變化

電子文件的歸檔可分兩步進行，先實時進行邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。邏輯歸檔是指文件的形成部門定期將文件的邏輯地址通知檔案管理部門，而文件本身并未發(fā)生轉(zhuǎn)移。物理歸檔則是通過各種途徑、載體將文件實體轉(zhuǎn)移到檔案主管部門的存儲設(shè)備中。在網(wǎng)絡(luò)平臺上，檔案管理者不一定要擁有檔案實體才能實現(xiàn)對檔案的檢索、統(tǒng)計、開發(fā)利用。檔案管理權(quán)限轉(zhuǎn)移的延遲導(dǎo)致檔案管理的周期劃分變得模糊，傳統(tǒng)的檔案管理原則與方法也不再適用。

2 現(xiàn)行學籍檔案管理模式中存在的問題

2.1 檔案更新有賴人工

電子學籍系統(tǒng)的推行保證了學生學籍信息更新的快速同步，但它依然存在對管理員采集信息的依賴性。目前的學籍系統(tǒng)，并沒有同步開放學生用戶登錄權(quán)限，學生無法實時地修改自己的個人信息，而必須依靠全省大量的學籍管理員的主動采集與主動錄入。這就導(dǎo)致學籍檔案信息失去了時效性與準確性，高中畢業(yè)證書上的照片還是學生戴著紅領(lǐng)巾的照片、學生信息里的家庭住址聯(lián)系方式已失效多年，諸如此類的問題時有發(fā)生。

2.2 缺乏統(tǒng)一有效的認證

學籍信息系統(tǒng)和各個學生成長管理信息系統(tǒng)各自運作，形成的電子檔案有各自不同的有效性認證方式，有的是水印，有的是電子簽章，有的則需要打印后由學生重新確認、簽名才能完成檔案的認證。如學生辦居住證需要的學籍證明，根據(jù)公安部門的要求，要先由學籍系統(tǒng)打印基本信息表，再由學校確認、簽字并蓋學籍管理專用章方可生效；而學生辦醫(yī)保需要的在讀證明，則無統(tǒng)一格式，只需學校出具證明并蓋學校公章即可。在整體的學籍管理流程中，對檔案的連續(xù)性和一致性缺乏整體的考量，對檔案的原始屬性造成了一定的傷害。

2.3 系統(tǒng)資源利用低下

電子化的學籍管理，衍生出了諸如學籍管理系統(tǒng)、綜合素質(zhì)評價系統(tǒng)、考試報名系統(tǒng)等多個子系統(tǒng)，普通高中學生畢業(yè)檔案需多個系統(tǒng)之間進行信息整合方能形成。電子檔案最終還是要以紙質(zhì)檔案的形式呈現(xiàn)，以致紙質(zhì)檔案的制作成為多個系統(tǒng)信息更新之后的最后一個環(huán)節(jié)，也是電子資源未被徹底利用的表現(xiàn)之一。

3 新形勢下完善學籍檔案管理的對策建議

3.1 實現(xiàn)文檔一體化管理

根據(jù)文件連續(xù)體理論，檔案工作者可以在文件運動的任何階段對文件進行管理，即可以把檔案工作提前到文件管理的前端環(huán)節(jié)。在現(xiàn)行的學籍檔案管理模式下，文件和檔案的管理是分開進行的，而電子文件由于具有流動性、不穩(wěn)定性、系統(tǒng)依賴性以及與載體的可分離性等特征，致使檔案管理部門很難確保電子文件作為檔案具有的原始性和憑證價值。如果學籍管理部門從源頭開始介入電子學籍文件的管理工作，擔負電子學籍文件的全程管理，將使文件的真實性、完整性、可讀性得到有效控制。在電子學籍管理系統(tǒng)中設(shè)立覆蓋全系統(tǒng)學籍管理流程的檔案控制環(huán)節(jié)，將學籍檔案管理工作前置，將實現(xiàn)有效的文檔一體化管理，從而解決學籍檔案的認證、更新等問題。

3.2 完善集中管理規(guī)范

隨著“互聯(lián)網(wǎng)＋”模式下政府功能的重新整合，以及“最多跑一次”改革的積極探索和推進，學籍檔案管理工作也應(yīng)向著更便捷的方向優(yōu)化。學籍管理部門應(yīng)及時調(diào)整思想，轉(zhuǎn)變思路，摒棄不合宜的、墨守成規(guī)的學籍檔案管理方式，制定新的學籍檔案管理流程與標準，明確檔案管理的組織與職責。對現(xiàn)有的多個學籍信息系統(tǒng)進行整合，建立各個系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系，保證檔案信息更新的時效性與一致性。

3.3 進一步加強技術(shù)保障

要使電子檔案擁有檔案的憑證價值，就要保證電子文件的真實完整。捍衛(wèi)電子文件的真實完整是學籍系統(tǒng)電子化面臨的一大難題，解決了歸檔工作的“快”，更要保證歸檔工作的“準”。而電子文件的易更改性、軟硬件依賴性都會給電子檔案的憑證價值帶來損害。要專門就電子申請、電子簽名、電子證照、電子歸檔等制定相應(yīng)的規(guī)定，規(guī)范數(shù)據(jù)的入口與出口。如：設(shè)計符合安全規(guī)范的電子簽名，與本人簽名具有同等效力，可以作為檔案真實性、有效性的認證；使用電子印章系統(tǒng)，使電子學籍文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案的時候不必重新蓋章認定。

綜上，“互聯(lián)網(wǎng)＋”形勢下的電子學籍管理是一個系統(tǒng)工程，它的探索先行，不能落下學籍檔案管理這一重要環(huán)節(jié)。作為學籍檔案部門，既要遵守學籍檔案管理工作的優(yōu)良傳統(tǒng)，對于檔案的真實性全面負責，又要積極探索開創(chuàng)新的學籍檔案管理工作思路，從觀念與方式、標準與規(guī)范上努力創(chuàng)造與新形勢建設(shè)相適應(yīng)的條件與環(huán)境，將學籍檔案工作融入“互聯(lián)網(wǎng)＋”學籍管理的建設(shè)之中，共同應(yīng)對所有的問題與變化。