中小學校文書類電子檔案單套管理探析

鄭賽超

蕭山區(qū)金惠初級中學

我們正處于科技迅速發(fā)展的時代，信息技術、大數據、互聯網、智能化、數字化已經滲透到每個行業(yè)。當我們習慣于電腦公辦，習慣于在線流轉公文，隨之產生的不再是傳統的紙質檔案而是電子檔案。面對原生態(tài)的電子檔案，我們還需要按照現行的雙套管理辦法（將電子檔案打印成紙質檔案，或者制作成縮微膠卷備份，并分別歸檔，形成兩種介質保存同一內容的檔案）進行處理嗎。顯然，雙套管理工作效率低，管理成本高，易造成資源浪費，也有悖于無紙化辦公的推行和“數字浙江”的建設。

1 實施電子檔案單套管理的背景分析

1.1 電子檔案單套管理的定義

電子檔案單套管理，指僅以電子形式歸檔和管理電子檔案的方式。它是相對于同時使用傳統載體和電子形式進行雙套歸檔、管理的方式來說的。

1.2 電子檔案單套管理的現狀

（1）制度支撐?！吨泄舱憬∥k公廳浙江省人民政府辦公廳印發(fā)〈關于新時代全面推進檔案工作數字化轉型的意見〉的通知》（浙委辦發(fā)〔2020〕52號）中提出要全面推行黨政機關電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理，實現電子文件應歸盡歸，電子檔案安全保管、規(guī)范管理。2021年1月1日起施行的新《檔案法》第三十七規(guī)定，電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。這為電子檔案單套管理提供了原則要求和法律支撐。

（2）實踐基礎。電子文件具有可復制、易篡改和依賴設備系統讀取等特性，在電子檔案管理初期由于技術不成熟，只能實行雙套管理，隨著辦公自動化系統、業(yè)務系統普遍應用，電子檔案管理研究和實踐不斷深入，電子檔案單套管理的技術條件已經成熟。2016年11月，上海自貿試驗區(qū)全面推廣實施電子檔案“單套制”管理；截至2020年4月，據國家檔案局公布，已有23家企業(yè)通過了電子文件歸檔和電子檔案管理試點驗收。浙江建立了“一鍵歸檔、單套保存、一站查詢”行政審批電子文件歸檔管理模式。

1.3 電子檔案單套管理的必要性及面臨的問題

（1）減少歸檔工作量，避免重復勞動。電子檔案單套管理不需要將電子檔案打印成紙質檔案或者制作成縮微膠卷進行備份保存，那么與之相關的收集、分類、整理、編目、編檢、裝盒、排架、統計、鑒定等工作都不需要進行，提高了檔案工作效率，同時也降低了經濟成本，減少了紙張的浪費。但是檔案業(yè)務兼信息技術人才的培養(yǎng)和安全保障技術的應用是需要我們解決的問題。

（2）降低制作和保管成本。紙質檔案保管占用空間大，需要建設大量庫房，配套相應設施，而電子存儲介質體積小，存儲容量大，降低了檔案保管成本，減少基建、設備等財政支出。但是如何實現電子檔案長期保存是需要我們解決的問題。

（3）提高檔案的利用效率。單套管理保存了原生態(tài)的電子檔案，為數字檔案館（室）的建立打下良好的資源基礎，也能提高檔案查準率和查全率。但是如何實現原生態(tài)的電子檔案生命周期的全過程管理是需要我們解決的問題。

多年來，浙江檔案人以習近平同志的“三個走向”重要論述為遵循，推動浙江檔案工作沿著法治化、規(guī)范化和現代化道路不斷前進，浙江檔案工作實踐，走在全國前列。而如今正是傳統檔案管理模式向電子檔案管理模式的轉型期，浙江省中小學校的檔案室有著一支規(guī)模龐大的檔案基礎工作隊伍，是檔案工作數字化轉型的組成部分。

2 中小學校文書類電子檔案實行單套管理的基本條件

2.1 學校檔案基礎業(yè)務工作扎實

電子檔案單套管理是在原有的傳統檔案管理模式上破舊立新，進而形成一種新的檔案管理模式，“舊”是“新”的基礎，“新”是“舊”的提升，所以學校要積極創(chuàng)造條件，為單套管理的實施奠定基礎。具體來說，學校要制定完善的檔案管理制度，重視檔案的宣傳，使全體教師具有較強的檔案意識，檔案管理人員要有過硬的檔案業(yè)務技術能力和較高的信息技術素養(yǎng)?？梢酝ㄟ^創(chuàng)建檔案管理目標認定單位和數字化檔案室來夯實檔案基礎業(yè)務工作，為電子檔案單套管理提供保障。

2.2 業(yè)務運行數字化已經成為主流

學校在黨群管理、行政管理、教學管理以及學生的學籍管理等工作中采用了無紙化辦公模式，并且在線上實現電子資料的流轉，不再有紙質資料的產生。在這種環(huán)境下如果把檔案全部紙質化實行雙套管理是人力、物力、財力的極大浪費，而電子檔案單套管理更適合這種無紙化辦公環(huán)境，是一個必然選擇。

2.3 有較好的信息管理人才積累與技術保障

隨著科學技術的發(fā)展和政府對教育投入的增加，學校辦公信息化水平顯著提升。計算機硬件設備、外部存儲設備、數字化設備等功能和性能不斷提高，教學管理輔助系統、課堂錄播系統、數字化辦公系統、電子檔案管理系統等信息化系統不斷更新，在電子文件流轉、備份、格式轉換和存儲利用等方面能滿足電子檔案單套管理的信息化需求。

3 中小學校文書類電子檔案實行單套管理的措施

3.1 制定電子檔案單套管理配套制度

（1）建立制度保障。配套制度建設是實行電子檔案單套管理的前提，學校應成立電子檔案單套管理工作領導小組，明確各處室職責分工，深入學習《檔案法》精神，以《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）為指導，以《政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范》（DA/T 85—2019）為參考，結合本單位實際，在上級檔案主管部門指導下制定完備的管理制度和工作規(guī)范。

（2）管理制度參考：《學校電子檔案單套管理基本制度》《學校電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限制度》《學校電子文件整理與歸檔制度》《學校電子檔案鑒定、利用、統計與移交、安全管理制度》《學校電子檔案管理培訓制度》等。

（3）工作規(guī)范參考：《學校電子檔案管理系統接口規(guī)范》《學校電子檔案元數據方案》《學校電子檔案存儲和備份規(guī)范》《學校電子檔案管理應急處置方案》《學校電子文件形成格式規(guī)范》等。

3.2 實現電子檔案管理系統與數字化辦公系統的對接

（1）建立預歸檔數據庫。電子檔案單套管理模式改變了傳統的文件收集、整理和歸檔方式，是數字化辦公條件下的電子文件在線歸檔和電子檔案管理系統應用的創(chuàng)新。要實現這一創(chuàng)新，首先需要確保電子檔案管理系統與數字化辦公系統的對接，在兩個系統之間建立一個預歸檔數據庫，學校電子檔案形成的各部門責任人有權限通過數字化辦公系統的預歸檔模塊將需要歸檔的電子文件存入預歸檔數據庫，學校檔案管理人員可通過電子檔案管理系統的預歸檔模塊對已完成預歸檔的電子文件進行分類、鑒定、歸檔等管理。

（2）實現電子文件全過程管理。從學校電子文件起草、傳輸直至歸檔完畢，整個過程都在線上完成，實現電子檔案生命周期的全過程管理。變電子文件的分散管理為集中管理，變按年度歸檔為隨辦隨歸，從源頭上保證學校電子檔案的完整、準確和系統。

3.3 配備安全、有效的技術保障

電子文件的易更改性決定了在電子檔案的形成、處理、歸檔、保存、傳遞、利用等諸多環(huán)節(jié)中，必須有安全、有效的技術來保障。在電子檔案單套管理模式下，電子檔案成了唯一，這種技術保障顯得尤為重要。技術保障要緊緊圍繞“確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性”的要求實施。可以應用學校電子公章、學校法人數字簽名、元數據采集、權限管理、日志管理等技術手段保證學校電子檔案管理的可控性、可追溯性和可靠性。

3.4 培養(yǎng)能適應單套管理要求的檔案管理人員

電子檔案單套管理模式對學校檔案管理人員的信息素養(yǎng)提出了更高的要求。

（1）對檔案管理人員來說，首先要主動轉變觀念，積極應對新生事物，逐漸適應新型的電子檔案管理模式，其次要積極學習電子檔案管理制度與規(guī)范，參與學校電子檔案單套管理配套制度的制定，最后要掌握電子檔案管理系統的操作技能，可以熟練、完整地完成學校電子檔案單套管理工作。

（2）對學校來說，要支持檔案管理人員參加專業(yè)培訓，并建立考核制度激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，推動檔案管理專業(yè)技術人才的培養(yǎng)工作。

3.5 實行電子檔案長期保存措施

（1）在線存儲。在學校電子檔案管理系統中實現電子檔案及其元數據的安全存儲，這是一種在線存儲。學校要與維護電子檔案管理系統的公司簽訂數據安全及保密協議。

（2）離線備份。學校檔案室要對電子檔案進行離線備份。采用一次寫入的光盤或者硬盤作為存儲介質，至少制作2套，一套由學校封存保管，一套移交所在區(qū)國家綜合檔案館保存。如果有條件，也可以進行異地備份保管。

（3）妥善保管。學校檔案管理人員應對保存在學校檔案庫房的離線存儲介質進行規(guī)范管理，并按有關要求妥善保管。包括：禁止在光盤表面粘貼標簽；裝盒豎立存放或平放，避免擠壓；遠離強磁場，并與有害氣體隔離；注重保管環(huán)境的溫濕度控制；等等。

現如今教育系統大力推進智慧教育、現代化學校的建設，學校作為先進科學技術的研究與應用基地，在檔案管理變革這條路上也應該走在前頭，現階段重點是在條件成熟的學校開展電子檔案單套管理的試點工作，再形成上級檔案主管部門和教育主管部門的頂層設計，指導各學校向電子檔案單套管理轉型。