推進中職學(xué)校電子會計檔案管理工作有效路徑探究

張玉雁

杭州市財經(jīng)職業(yè)學(xué)校

電子會計檔案管理工作是指會計電算化背景下對電子會計檔案的形成、歸檔、保存和利用的管理工作。會計檔案管理的電子化提升了會計檔案工作的效率及質(zhì)量，對學(xué)校的發(fā)展具有重要意義。因此，中職學(xué)校需要加強對電子會計檔案管理工作的關(guān)注，及時地評價、改善和提升會計檔案管理工作效果。

1 中職學(xué)校電子會計檔案管理工作的問題分析

1.1 會計檔案管理認知問題

從目前的觀察來看，中職學(xué)校對會計檔案管理工作并不注重，其中，主要體現(xiàn)在會計檔案管理人員的基本素養(yǎng)和整體水平，以及管理模式等方面。會計電算化背景下，會計檔案管理人員需要更好地進行計算機軟件操作技術(shù)掌握，擁有良好的電算化素養(yǎng)，以確保會計檔案管理工作的正常進行和推進。但是，目前中職學(xué)校針對會計檔案管理方面仍舊會使用紙質(zhì)的會計檔案保存會計信息，對會計檔案管理所需的計算機技能的檢測和評價并不關(guān)注，使得會計電算化成了形式，管理模式也沒有得到及時的改變。

1.2 會計檔案管理安全問題

會計電算化背景下，安全性是會計檔案管理需要面臨的重要問題之一。由于會計檔案管理人員自身能力方面的問題，在遇到計算機技術(shù)運用本身就存在的病毒入侵、信息庫數(shù)據(jù)被非法入侵等問題時，會計檔案管理人員不能及時地進行正確的處理和解決，往往會造成會計檔案管理信息的丟失，給中職學(xué)校帶來極大的安全隱患。會計檔案管理電算化需要綜合性的應(yīng)用人才，但是中職學(xué)校在此方面存在一定的缺乏現(xiàn)象。

1.3 會計檔案管理制度問題

中職學(xué)校會計檔案管理并沒有制定有效的管理制度，在具體的工作中，鑒于電子會計檔案管理具有一定的空間性、便捷性，部分會計檔案管理人員工作過程中會存在沒有及時地統(tǒng)計和整理數(shù)據(jù)，工作態(tài)度敷衍的情況，使得會計檔案管理工作的真實性、準確性方面存在一定的問題，不利于會計檔案管理工作的改革推進和發(fā)展。

2 推進中職學(xué)校電子會計檔案管理工作的有效路徑

2.1 加強檔案的收集及管理工作，營造良好的管理氛圍

針對會計檔案管理人員，中職學(xué)校需要加強對其基本工作能力、工作素養(yǎng)的監(jiān)督，及時地對會計檔案的整理情況、整理效率進行評價管理。在日常的檔案管理過程中，積極組織會計檔案管理人員去進行計算機操作技術(shù)、個人專業(yè)能力等方面的學(xué)習(xí)，并積極要求管理人員之間進行溝通學(xué)習(xí)，確保學(xué)校內(nèi)部會計人員整體素養(yǎng)的提升，營造良好的工作氛圍，奠定良好的工作基礎(chǔ)，促進網(wǎng)絡(luò)化背景下檔案的管理和發(fā)展。針對檔案的具體收集和整理方面，中職學(xué)校財務(wù)部需要將相關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)進行備份整理和保存，在備份資料的存儲方面，要合理地進行儲存位置的選擇，以避免計算機故障造成會計檔案缺失情況的出現(xiàn)。另外，學(xué)校在借助計算機進行會計檔案管理的過程中，需要加強對電算化會計檔案財務(wù)軟件的重視，以避免因財務(wù)軟件版本不一致造成兼容性問題，保證會計數(shù)據(jù)信息的完整性。

2.2 健全電子會計檔案管理制度，確保數(shù)據(jù)的準確性

制度化管理是確保學(xué)校內(nèi)部財務(wù)管理數(shù)據(jù)更加完善和精確的關(guān)鍵之一。關(guān)于會計檔案整理方面，學(xué)校方面需要采用實名制和責(zé)任制的管理制度，確保會計檔案管理人員能夠及時規(guī)范自己的行為，及時地進行數(shù)據(jù)的整合，提高管理人員的責(zé)任心，營造嚴謹、積極的工作氛圍。針對管理人員的具體財務(wù)數(shù)據(jù)整合質(zhì)量、效率方面，學(xué)校需要加強監(jiān)督和排查，制定完善的獎懲制度，奠定良好的電子會計檔案管理基礎(chǔ)。針對會計檔案管理內(nèi)容方面，學(xué)校需要出示一些明文性的文件，從而讓會計檔案管理人員在明確規(guī)章制度的情況下，對于自身工作行為方面進行監(jiān)督，確保檔案管理質(zhì)量的提升。針對檔案的定期拷貝及存儲方面，學(xué)校需要健全財務(wù)數(shù)據(jù)檔案的具體儲存流程和具體儲存空間，以保證網(wǎng)絡(luò)背景下會計檔案安全性，使得檔案信息有著較強的完整性。針對會計人員的綜合能力評價，學(xué)校需要及時開展相關(guān)的評價測試活動，對近期活動中工作人員的數(shù)據(jù)整理效率，日常工作中工作人員的工作激情、工作素養(yǎng)等進行綜合性的審核。

2.3 加強計算機網(wǎng)絡(luò)安全管理，提升電子會計檔案管理安全質(zhì)量

會計電算化背景下，難免會存在網(wǎng)絡(luò)安全隱患，為有效地防止檔案管理信息丟失、被盜的現(xiàn)象出現(xiàn)，學(xué)校方面需要加強計算機網(wǎng)絡(luò)安全管理，提高數(shù)據(jù)存放的安全性。通過PC端防火墻、安全評估技術(shù)、安全信息管理模型的三重保護，學(xué)校的電子會計檔案管理安全質(zhì)量能夠得到更好的提升。在此基礎(chǔ)上，鑒于信息化背景下，電子會計檔案管理工作推進中依舊會需要人工進行安全性能的維護，學(xué)校需要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，確保健康網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的營造。

2.4 強化檔案意識，提升管理人員電子檔案關(guān)注程度

除了在網(wǎng)絡(luò)背景下，注重電子檔案管理氛圍、制度、管理人員專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力，以及提高計算機網(wǎng)絡(luò)安全管理技能的情況下，學(xué)校還需要強化會計工作人員的檔案意識。傳統(tǒng)會計檔案管理過程中存在重視憑證賬簿、紙質(zhì)實物檔案、檔案移交的后續(xù)管理等，而輕視對輔證材料、磁性介質(zhì)檔案、前臺會計工作檔案等的管理的現(xiàn)象，導(dǎo)致會計檔案綜合整理過程中，存在一定的數(shù)據(jù)不完整等情況，使得學(xué)校內(nèi)部的財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計存在一些問題。在提升財務(wù)數(shù)據(jù)管理人員的檔案意識方面，學(xué)校需要結(jié)合自身的檔案整理類型，強調(diào)檔案整理各個環(huán)節(jié)的重要性；在制訂管理制度方面，積極地融入檔案收集整理的具體內(nèi)容，確保管理人員檔案意識的形成，推進網(wǎng)絡(luò)背景下學(xué)校電子會計檔案整理質(zhì)量的提升。