檔案數(shù)字化項(xiàng)目交付質(zhì)量控制研究

留 巍

浙江星漢信息技術(shù)股份有限公司

檔案信息資源是國家信息的重要組成部分，檔案數(shù)字化則是現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)和數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，如何保證項(xiàng)目符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息的準(zhǔn)確利用，是目前檔案數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施的重點(diǎn)和難點(diǎn)。

1 檔案數(shù)字化項(xiàng)目質(zhì)量難以控制的原因

目前檔案數(shù)字化項(xiàng)目普遍存在項(xiàng)目質(zhì)量難以控制、評(píng)估等問題，其原因主要有以下幾種：

1.1 檔案數(shù)字化行業(yè)的交付成果屬于非標(biāo)產(chǎn)品

標(biāo)準(zhǔn)眾多，有國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)，甚至一些項(xiàng)目委托方不同人員有不同標(biāo)準(zhǔn)。如歷史文書檔案數(shù)字化中文件所涉人名的著錄項(xiàng)，相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)中并未明確該字段的著錄標(biāo)準(zhǔn)，因此會(huì)出現(xiàn)各個(gè)委托單位各自的標(biāo)準(zhǔn)。在人名著錄范圍上，有些委托單位考慮到檔案利用價(jià)值，會(huì)要求涉及人員任免、處分、工資等相關(guān)的信息，而有些委托單位則要求有名單的均需著錄。在人名著錄格式上，有些委托單位要求將同一件中的所有人名著錄在同一個(gè)條目上，有些則要求10個(gè)人名為一條。

又如對(duì)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31—2017）中圖像處理的“因遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則”的理解存在差異。有些委托單位經(jīng)辦人員認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)完全展現(xiàn)檔案原貌，不去除裝訂孔、污漬等；有些則認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)去除這些不影響檔案內(nèi)容的部分，并盡量保持檔案頁面的趕緊，這也是符合以上原則。

1.2 部分質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)難以客觀衡量，需要人員的主觀判斷

仍以《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31—2017）中圖像處理的圖像糾偏標(biāo)準(zhǔn)為例，標(biāo)準(zhǔn)中的描述為：“對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。”不同的人員對(duì)此的感覺不同，也就意味著質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不同。以目前常見的1°的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)為例，1°一般人是明顯感覺偏斜的，但從量化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)上看是符合質(zhì)量要求的。

1.3 檔案數(shù)字化某種程度上屬于勞動(dòng)密集型行業(yè)，大量工作通過人工完成，難以確保質(zhì)量穩(wěn)定輸出

檔案數(shù)字化項(xiàng)目工作量少則幾十萬頁，多則上千萬頁，而且項(xiàng)目不少流程環(huán)節(jié)只能通過人工完成，尤其是在存量檔案數(shù)字化方面。比如檔案前處理、檔案著錄、檔案裝訂等等環(huán)節(jié)。存量檔案因歷史原因，紙張類型復(fù)雜，字跡難以辨認(rèn)。如此復(fù)雜的、海量的工作量，完全由人工完成，質(zhì)量的穩(wěn)定輸出難度極高。

1.4 檔案數(shù)字化行業(yè)門檻較低，普遍存在缺乏有效的項(xiàng)目質(zhì)量控制體系和技術(shù)手段支持問題

以浙江省為例，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全省從事檔案行業(yè)的公司約有200家，而僅有10家具有檔案數(shù)字化加工設(shè)計(jì)乙級(jí)資質(zhì)；具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化加工軟件的也寥寥無幾，大部分公司的數(shù)字化軟件是通過各種簡(jiǎn)單功能的軟件組合以及OFFICE來實(shí)現(xiàn)的。在體制和技術(shù)上完全無法保障項(xiàng)目質(zhì)量。

1.5 特別是存量歷史檔案，由于歷史原因，檔案形成、收集不規(guī)范，檔案情況復(fù)雜

以綜合檔案館的歷史存量檔案為例，檔案形成時(shí)間跨度大，一般來說，從新中國成立后開始也有70年之久，紙張質(zhì)量較差。因檔案館中館藏檔案來自各個(gè)單位、個(gè)人，早期檔案工作缺乏規(guī)范指導(dǎo)，甚至同一卷中出現(xiàn)不同全宗單位檔案，與現(xiàn)行檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)相去甚遠(yuǎn)。

2 提高項(xiàng)目交付質(zhì)量的對(duì)策

通過長(zhǎng)期的行業(yè)項(xiàng)目積累和積極探索，我認(rèn)為提高檔案數(shù)字化項(xiàng)目交付質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)從項(xiàng)目機(jī)制、人員、技術(shù)手段等多方面入手。

2.1 加強(qiáng)從業(yè)人員業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)

檔案數(shù)字化行業(yè)門檻較低，從業(yè)人員檔案業(yè)務(wù)能力普遍較低，流動(dòng)性較大；而檔案數(shù)字化行業(yè)又有勞動(dòng)密集型行業(yè)的特征，因此加強(qiáng)從業(yè)人員的業(yè)務(wù)技能，對(duì)提高檔案數(shù)字化項(xiàng)目的交付質(zhì)量起到至關(guān)重要的作用。具體來說，業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)分為兩個(gè)層面，對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及對(duì)操作人員的技能培訓(xùn)。由于大部分檔案數(shù)字化項(xiàng)目均在委托方場(chǎng)所實(shí)施，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人駐場(chǎng)交付，遠(yuǎn)離承建方公司本部，因此，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目交付起到非常重要的作用。對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)、綜合評(píng)估，實(shí)行持證上崗。對(duì)操作人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，確保在正式上崗前對(duì)流程標(biāo)準(zhǔn)已理解和掌握。操作人員層面可以由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行培訓(xùn)，也可以由公司進(jìn)行培訓(xùn)；應(yīng)當(dāng)做到崗前培訓(xùn)，確保上崗前合理正確掌握質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 建立樣品試制以及批次驗(yàn)收機(jī)制

很多項(xiàng)目委托方和承建方都不重視機(jī)制的建立，正因?yàn)闄n案數(shù)字化項(xiàng)目具有上述特征，建立上述機(jī)制能有效提升項(xiàng)目交付質(zhì)量，降低大批量項(xiàng)目質(zhì)量不合格的風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目因質(zhì)量問題返工或者無法通過驗(yàn)收，帶來的不僅僅是承建方的經(jīng)濟(jì)損失，對(duì)委托方也是一種損失，更有可能給檔案實(shí)體帶來破壞性風(fēng)險(xiǎn)。在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，盡可能對(duì)項(xiàng)目涉及的檔案進(jìn)行試加工，封存樣品，作為后續(xù)階段質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)物參考和評(píng)估依據(jù)。在項(xiàng)目交付過程中，委托方可以以年度、目錄號(hào)等建立檢驗(yàn)批，通過對(duì)檢驗(yàn)批的質(zhì)量檢查，以確保質(zhì)量問題能得以及時(shí)發(fā)現(xiàn)，控制在較小范圍內(nèi)。

2.3 提升技術(shù)能力，通過技術(shù)手段控制質(zhì)量

檔案數(shù)字化行業(yè)中常見的質(zhì)量問題可分為系統(tǒng)類、圖像類、條目類。系統(tǒng)類的常見問題有檔號(hào)重復(fù)、檔號(hào)錯(cuò)誤等；圖像類的常見問題有掃描頁數(shù)不匹配、空白頁、掃描參數(shù)不正確等；條目類的常見問題有字段格式類型錯(cuò)誤、錯(cuò)別字。據(jù)此，通過對(duì)生產(chǎn)系統(tǒng)的研發(fā)、升級(jí)，實(shí)現(xiàn)流程控制、自動(dòng)檢測(cè)、OCR識(shí)別、消息回退、系統(tǒng)隨機(jī)抽檢等技術(shù)提升交付質(zhì)量。

提高檔案數(shù)字化行業(yè)的交付質(zhì)量是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，從機(jī)制、體系到技術(shù)，質(zhì)量管理的目標(biāo)是過程的持續(xù)改進(jìn)，質(zhì)量關(guān)注的焦點(diǎn)從結(jié)果或產(chǎn)品轉(zhuǎn)移到產(chǎn)生結(jié)果或產(chǎn)品的過程。