照片檔案管理工作實(shí)踐思考

鄭曉麗

溫州市科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所

照片檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄，是國(guó)家檔案的重要門(mén)類(lèi)和載體，具有重要的保管和利用價(jià)值。照片檔案之所以重要，就在于它能夠真實(shí)、及時(shí)地記錄某一事件發(fā)生的面貌和大體過(guò)程。雖然也可以用文字等形式記錄下來(lái)，但它的直觀性和真實(shí)性遠(yuǎn)不及照片。因此加強(qiáng)對(duì)工作開(kāi)展過(guò)程中形成的照片和有關(guān)材料的收集歸檔是非常重要的一項(xiàng)工作。

1 當(dāng)前照片檔案的管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平不夠

本研究所目前的檔案管理人員本身不是檔案專(zhuān)業(yè)人員，在檔案管理中專(zhuān)業(yè)水平較差，工作之前也沒(méi)有相應(yīng)的培訓(xùn)教育，甚至有些工作人員對(duì)于檔案管理工作沒(méi)有任何經(jīng)驗(yàn)。這些情況在照片檔案的管理中尤其嚴(yán)重，導(dǎo)致工作人員在實(shí)際工作中質(zhì)量不高，無(wú)法發(fā)揮檔案管理真正價(jià)值。

1.2 相關(guān)管理制度執(zhí)行不夠有力

檔案室制訂有檔案管理制度，從檔案收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，都有比較詳細(xì)的規(guī)定，而且本研究所還專(zhuān)門(mén)制定了相應(yīng)的照片檔案管理制度。但從實(shí)際操作情況看，這些制度的執(zhí)行和落實(shí)都存在許多問(wèn)題，往往成為敷衍上級(jí)檢查的擺設(shè)。

1.3 照片檔案的利用率不高

浙江記憶工程的其中一項(xiàng)重點(diǎn)實(shí)施項(xiàng)目就是“浙江老照片”。而本研究所只是將照片收集歸檔，照片檔案發(fā)揮的宣傳作用十分有限，除了照片拍攝者和檔案工作人員，很少人知道單位有哪些照片已經(jīng)歸檔，這就導(dǎo)致沒(méi)有真正將照片檔案利用起來(lái)。

2 照片檔案存在的主要問(wèn)題

2.1 歸檔意識(shí)不強(qiáng)

單位對(duì)文書(shū)、科技等材料的歸檔管理工作比較重視，相比之下，照片檔案的歸檔意識(shí)就很淡薄。許多重大重要活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)人員很少將活動(dòng)期間形成的照片集中歸集到檔案室，反而習(xí)慣于將照片保留在自己手中。造成這種情況的主要原因，一是對(duì)照片是否屬于檔案，認(rèn)識(shí)上較模糊，二是認(rèn)為這些照片反映了本部門(mén)工作業(yè)績(jī)，留在手里便于查找和利用。

2.2 收集整理不齊全

照片檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片、底片（含電子版）需同時(shí)歸檔，照片需輔以文字說(shuō)明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，本單位有相當(dāng)多的積存照片沒(méi)歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或根本找不到底片，很多照片要么沒(méi)有文字說(shuō)明，要么只有總說(shuō)明，并沒(méi)有每張照片的分說(shuō)明，且有時(shí)對(duì)活動(dòng)的總說(shuō)明也并不符合《照片檔案管理規(guī)范》對(duì)文字說(shuō)明的要求。隨著時(shí)間的推移，形成部門(mén)很難再對(duì)照片所反映的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景等信息進(jìn)行完整、準(zhǔn)確的描述，這就造成了照片事由不清楚、主題不明確等現(xiàn)象。

2.3 保管條件有待改善

照片檔案屬于特殊載體檔案，保管條件比一般紙質(zhì)檔案的要求更嚴(yán)格。照片、底片表面易落灰塵、受污染，必須存放在符合特殊要求的庫(kù)房?jī)?nèi)加以保管，要求恒濕、恒溫、防磁、防震等，需要配備照片檔案專(zhuān)用柜。但是在實(shí)際工作中，由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案室的投入相對(duì)較少，單位沒(méi)有設(shè)置照片檔案專(zhuān)柜，只能將重要的照片檔案資料存放在普通檔案櫥中，不具備照片檔案要求的恒濕、恒溫、防磁等保存條件，致使一些照片變黃褪色、底片粘連變質(zhì)等，也沒(méi)有做到每隔兩年對(duì)底片/照片進(jìn)行抽樣檢查，這樣非常不利于照片檔案的長(zhǎng)久保存和利用。

3 加強(qiáng)照片檔案管理工作的若干建議

3.1 提高對(duì)照片檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

照片檔案是國(guó)家全部檔案的重要組成部分，把照片檔案列入歸檔范圍早在1956年國(guó)務(wù)院已有明確規(guī)定。要依法宣傳照片檔案的相關(guān)知識(shí)和價(jià)值。通過(guò)宣傳，使單位全員充分認(rèn)識(shí)照片檔案的重要性，從而依法自覺(jué)地做好照片檔案的收集和歸檔工作。改變過(guò)去那種不重視檔案、消極應(yīng)付的工作作風(fēng)和只注重文字材料收集而忽略了照片檔案積累的錯(cuò)誤做法。使大家樹(shù)立“檔案工作、人人有責(zé)”的思想，把自己手中珍貴的檔案信息資源提供給檔案室，永遠(yuǎn)保存下來(lái)，傳承下去，提高全員，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí)，營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍。

3.2 建立健全照片檔案管理體制機(jī)制

為規(guī)范照片檔案的管理，單位要建立健全相關(guān)的管理體制機(jī)制、集中統(tǒng)一管理的制度、照片收集歸檔范圍的制度、照片管理利用的制度等。本單位形成的照片檔案，要堅(jiān)持“凡是本單位工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的照片均應(yīng)歸檔”這一原則。根據(jù)這一原則，能夠作為檔案保存的照片應(yīng)是產(chǎn)生于或反映出本單位工作活動(dòng)的記錄物，由本單位檔案室集中統(tǒng)一管理，不得由個(gè)人分散保存。能夠作為檔案保存的照片還必須有一定的價(jià)值，即這些照片在日后可以在各方面的工作活動(dòng)中提供利用，能夠滿足社會(huì)各方面的需要，具有一定的利用價(jià)值，又值得對(duì)其施以管理活動(dòng)，花費(fèi)人力、物力、財(cái)力，具有一定的保存價(jià)值。這兩種價(jià)值都是在制定歸檔范圍時(shí)應(yīng)考慮的。

3.3 嚴(yán)格把好文字說(shuō)明關(guān)和歸檔入口關(guān)

由于照片檔案反映的是靜止的無(wú)聲的瞬間，照片畫(huà)面本身無(wú)法說(shuō)明所要表達(dá)的內(nèi)容，照片檔案要具有較高的史料價(jià)值，需要有相關(guān)的文字說(shuō)明材料。照片文字說(shuō)明材料包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、任務(wù)、背景、攝影者等要素，以概括提示照片影像反映的全部信息。因此，在照片檔案收集歸檔過(guò)程中，檔案人員發(fā)現(xiàn)文字說(shuō)明材料不全時(shí)，要及時(shí)向有關(guān)形成單位催要補(bǔ)全。同時(shí)，照片檔案收集不宜過(guò)多過(guò)濫，對(duì)一些保存價(jià)值不大或無(wú)保存價(jià)值的照片材料要在歸檔前予以剔除，確保歸檔照片材料的準(zhǔn)確率和規(guī)范性。

3.4 加快推進(jìn)照片檔案數(shù)字化管理和利用

新的計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案管理提供了新的方法和機(jī)遇，促使檔案管理工作者轉(zhuǎn)變思維方式、提高工作效率。照片檔案的管理要以硬件設(shè)備為基礎(chǔ)，主要是計(jì)算機(jī)和掃描儀。然后再把信息儲(chǔ)存在光盤(pán)、硬盤(pán)或者網(wǎng)絡(luò)上，這使照片的管理方式產(chǎn)生了質(zhì)的飛越。照片檔案的數(shù)字化管理是照片檔案儲(chǔ)存和管理的發(fā)展趨勢(shì)，我們需要盡快跟上趨勢(shì)，加快推進(jìn)照片檔案數(shù)字化管理和利用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

3.5 提高檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

大力引進(jìn)高素質(zhì)的檔案專(zhuān)業(yè)人才，使人力資源與檔案工作要求相適應(yīng)。同時(shí)要加大對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員的培訓(xùn)力度，切實(shí)提高專(zhuān)業(yè)化建設(shè)水平。要加強(qiáng)收集工作的主動(dòng)性和預(yù)見(jiàn)性，可根據(jù)本單位的工作特點(diǎn)，圍繞中心工作或階段性工作重點(diǎn)，針對(duì)年內(nèi)要開(kāi)展的重大活動(dòng)、各項(xiàng)工作等做出照片檔案收集計(jì)劃，在每年底對(duì)照清單進(jìn)行檢查，形成工作閉環(huán)。