加強初中學籍檔案管理的探討

陳曉節(jié)

溫州市第十二中學

隨著干部人事檔案專項審核認定工作的全面推進，需要對相當一部分干部的出生年月進行認定。由于干部人事檔案是從高中時期開始正式建檔，因此如需要對出生年月認定，則必須出示高中之前的憑證材料，初中學籍檔案便成了其中的重要佐證材料。于是，初中學籍檔案的保存和利用也就顯得更為重要。

1 初中學籍檔案的特點

初中學籍檔案是每位初中學生學習狀況和個人成長的原始記錄，可作為法律憑證依據(jù)。妥善保管學籍檔案，是學校檔案工作的重要任務。初中學籍檔案相對于學校其他檔案而言，自身特點鮮明，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

1.1 來源廣泛

初中學籍檔案的形成往往并非一個科室之功，它依靠的是教務處、政教處、團委等不同科室從學生入學開始，一直累積至畢業(yè)為止。這就導致了學生學籍檔案的來源分散，形成周期較長，不利于學籍檔案的收集，也不便于之后整理歸檔工作的開展。

1.2 內容豐富

初中學籍檔案包含了學生入學成績，新生報到注冊材料，學生登記表，學生成績登記冊，學生升學、休學、復學、退學、轉學的報批材料，學生思想品德評定、獎懲、入團材料，等等，是初中生在校期間各種表現(xiàn)及相關情況的最為直觀的反映。

1.3 變化多樣

學籍檔案形成的周期長，在這一周期內學生學籍情況一直處于變動的狀態(tài)，比如有的學生入學不久受到處分到畢業(yè)前夕取消了處分，有的學生可能生病休學到畢業(yè)前復學，等等，諸如此類的變化都必須要及時記錄，以便準確反映學生的學籍情況。

1.4 高利用率

學籍檔案是學校各類檔案中利用率最高的檔案之一。學生報考高校、畢業(yè)證書遺失、辦理出國手續(xù)、干部人事檔案審定等，均需查閱初中學籍檔案，然后出具相關證明材料。正因為學籍檔案利用率高，所以更加需要加強對學生學籍檔案的管理。

綜上所述，不難發(fā)現(xiàn)初中學籍檔案展現(xiàn)了初中學生在中學時期的發(fā)展狀況，是對學校常規(guī)管理具有借鑒價值的記錄材料。近年來，教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，在校學生產(chǎn)生的需要存檔的信息與日俱增，導致學籍檔案的管理工作更加煩瑣與復雜。學籍檔案材料形成的多源頭性與豐富性，為檔案部門收集檔案增添了不少難度。各科室管理人員對學籍檔案管理缺乏系統(tǒng)認知，造成效率低下、保管不當?shù)葐栴}，使得所有學籍檔案難以齊全、按時地歸檔。面對日益增加的學籍檔案，用傳統(tǒng)手工方式去收集、整理、查閱已經(jīng)難以適應高速發(fā)展的信息時代的要求。學籍檔案從各個部門收集到檔案室歸檔需要耗費許多人力物力。學生如若升級分班，這些材料每年又需要進行重新整理和完善，長此以往，工作量繁重，過程煩瑣，費時費力，還易出錯，不利于學籍檔案的有效管理和利用，傳統(tǒng)學籍檔案管理與利用方式急需改進和創(chuàng)新。

2 加強初中學籍檔案管理與利用的探索

利用信息技術，對學籍資源進行整合，建立學籍檔案數(shù)據(jù)庫，從而實現(xiàn)資源重組與利用，初中學籍檔案信息化管理與利用的探索正在穩(wěn)步前行。

2.1 利用Excel軟件，實現(xiàn)學校學籍檔案電子化管理

初中學校里班級多、學生多，傳統(tǒng)手工方式錄入學籍材料、整理歸檔，工作量大，耗時費力。隨著信息技術的普及，學籍檔案也開始實行電子化整理方式。各類辦公軟件中，Excel軟件具有強大的數(shù)據(jù)分析和計算功能，較為成熟的數(shù)據(jù)庫管理方式以及易于操作的電子表格數(shù)據(jù)錄入方式，使其成了學籍檔案電子化初期的首選軟件。

初中生的考試成績和學期評語是學生在校學習和表現(xiàn)的重要體現(xiàn)，因此建立學生成績、評語系統(tǒng)是中學學籍檔案的必要內容。學生成績、評語數(shù)據(jù)庫的主要內容包含了每個學期的各科成績、學年評語、綜合素質評定等，用Excel建立學生成績評語數(shù)據(jù)庫和綜合素質評定數(shù)據(jù)庫，并且在2個數(shù)據(jù)庫之間建立相關鏈接，2個數(shù)據(jù)庫之間的信息互相關聯(lián)、互相影響。

Excel軟件具有查找、篩選、排序、統(tǒng)計、分類匯總等多種功能，在對數(shù)據(jù)庫進行操作時，可以根據(jù)實際需要進行運用。例如，制作初中教育統(tǒng)計報表時，需要查找學校12歲的戶籍為外籍的女生，就可以通過Excel的篩選功能，進行多重篩選，先按國籍篩選，再按性別篩選，最后按年齡選12歲便可以得到最終篩選結果。學生成績是教師教學的主要成果，也是衡量學校辦學效果的最重要的指標之一。學生成績數(shù)據(jù)庫的建立方便了學校教研部門對教師教學質量分析工作的開展。教研部門通過共享工作簿，可以輕松生成學生的總分、班級平均分、成績排名等各項信息，然后利用Excel的圖表功能繪制柱狀圖、餅狀圖等圖表，使得學生成績分布比例清晰直觀地得以呈現(xiàn)。

2.2 利用數(shù)字化優(yōu)勢，實現(xiàn)學籍檔案系統(tǒng)化管理

大數(shù)據(jù)背景下，學籍檔案的管理工作也朝著信息化、數(shù)字化方向發(fā)展。“浙江省中小學生學籍管理系統(tǒng)”在此基礎之上應運而生。該系統(tǒng)匯總了學生的個人信息、學習經(jīng)歷、獎懲信息、學籍變動等諸多信息，建立了覆蓋整個浙江省中小學校學生的學籍檔案資源庫，便利了浙江省內中小學生的升學、轉學等諸多工作的開展。

但是由于系統(tǒng)漏洞、技術更新等諸多問題，這一系統(tǒng)運行3年之后便停止了使用。取而代之的是功能更為強大、覆蓋面更廣的“全國中小學生學籍管理系統(tǒng)”。該系統(tǒng)實行一生一號，即一位學生一個學籍號，伴隨其一生。在學籍系統(tǒng)的“全國學籍查詢”模塊中，輸入學生姓名和學籍號，便可以在全國范圍內查閱該學生的就讀經(jīng)歷和學習簡歷等相關信息。

“浙江省中小學生學籍管理系統(tǒng)”簡化了浙江省省內學生升學、轉學等工作流程，而“全國中小學生學籍管理系統(tǒng)”則進一步擴大了范圍，實現(xiàn)了全國范圍內的學生升學、轉學等工作的動態(tài)跟蹤管理。學生轉學經(jīng)該系統(tǒng)辦理，從申請到對方學校受理均可在系統(tǒng)上提交辦理，各級學校學生升學調檔工作也在系統(tǒng)內辦理，這樣極大程度上提高了工作效率，節(jié)約了人力物力。通過“全國中小學生學籍管理系統(tǒng)”的運用，教育主管部門更為便捷地對所管轄區(qū)域內學校的教育教學施行情況進行跟蹤和監(jiān)測，全面實現(xiàn)了學籍檔案的信息化，使學籍檔案管理上升到可宏觀調控的高度，使得學籍檔案資源得到充分的開發(fā)和利用。

當然，信息技術是把雙刃劍，電子學籍系統(tǒng)在給學校學籍管理與利用工作帶來便利的同時，也存在著自身的不足。例如，電子學籍系統(tǒng)對網(wǎng)絡的依賴性強，離開了網(wǎng)絡便寸步難行，而網(wǎng)絡安全則直接關系到電子學籍系統(tǒng)的信息安全。每一年需要進行定期的系統(tǒng)維護工作，在此期間系統(tǒng)不對外開放，也影響了學籍檔案工作的進行。2個電子學籍系統(tǒng)沒有形成連貫性，不兼容，導致“浙江省中小學生學籍管理系統(tǒng)”停止使用之后，其中的學生學籍檔案資料無法在“全國中小學生學籍管理系統(tǒng)”中提取。此外，現(xiàn)有的電子學籍系統(tǒng)也存在著導出的表格種類少、數(shù)據(jù)的導入功能不夠強大，篩選、分類等功能缺乏等自身的硬傷。這些都需要我們在使用時加以改進和完善。

綜上所述，初中學籍檔案的信息化管理與利用之路任重道遠。為了更加深入實現(xiàn)初中學籍檔案的信息化管理與利用，除了提高學籍檔案管理人員的業(yè)務能力，建立高素質的學籍檔案管理隊伍外，學校各科室的協(xié)作奮進，教育主管部門和學校的共同發(fā)力、齊頭并進也是不可或缺的。多方努力，相互促進，勢必能夠促進初中學籍檔案信息化管理與利用實現(xiàn)科學化、系統(tǒng)化和規(guī)范化，讓學籍檔案信息化為建設現(xiàn)代化中學貢獻力量。