醫(yī)療機(jī)構(gòu)疫情防控檔案網(wǎng)格化管理實(shí)踐探析

李文娟

寧波市婦女兒童醫(yī)院

2020年年初暴發(fā)的新冠肺炎疫情是新中國(guó)成立以來(lái)，傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件。醫(yī)療機(jī)構(gòu)疫情防控檔案是醫(yī)療機(jī)構(gòu)在黨和政府的領(lǐng)導(dǎo)下，開(kāi)展新冠肺炎疫情防控、病患救治和相關(guān)科研攻關(guān)過(guò)程中形成的寶貴資料，不僅有利于促進(jìn)公共衛(wèi)生防控體系的完善，同時(shí)對(duì)于病原學(xué)、流行病學(xué)學(xué)術(shù)研究發(fā)展也有重要的意義。它更是醫(yī)療機(jī)構(gòu)全體職工凝心聚力抗疫、舍身逆行守護(hù)的見(jiàn)證，是醫(yī)療機(jī)構(gòu)文化和精神的重要組成部分。

1 醫(yī)療機(jī)構(gòu)疫情防控檔案的特點(diǎn)

1.1 形成主體較多

醫(yī)療機(jī)構(gòu)疫情防控檔案不同于一般檔案，涉及面較廣，分布在每個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)場(chǎng)所，涉及人員除了職工、外包人員、病患，還有社會(huì)相關(guān)人士。如職能科室會(huì)形成疫情防控制度文件、預(yù)案流程、培訓(xùn)等文件材料，臨床一線會(huì)形成醫(yī)療救治文件材料，等等。

1.2 檔案類別復(fù)雜

醫(yī)療機(jī)構(gòu)由于其特殊性，形成的新冠肺炎疫情防控檔案類別較為復(fù)雜，從專業(yè)領(lǐng)域上可以分為臨床醫(yī)學(xué)、預(yù)防醫(yī)學(xué)、管理學(xué)、社會(huì)學(xué)等，從呈現(xiàn)形式上可以分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等，給檔案分類帶來(lái)一定的困難。

1.3 時(shí)間跨度大

雖然目前疫情已進(jìn)入常態(tài)化防控，但何時(shí)結(jié)束，政府和學(xué)界尚無(wú)定論。醫(yī)療機(jī)構(gòu)時(shí)刻面臨疫情的反復(fù)，時(shí)刻面對(duì)疫情應(yīng)急管理，病患的收治和科研的攻關(guān)也一直在進(jìn)行，疫情防控文件材料持續(xù)產(chǎn)生，需要長(zhǎng)期加以收集和管理。

2 醫(yī)療機(jī)構(gòu)疫情防控檔案網(wǎng)格化管理實(shí)踐思考

我院作為早期疫情防控的兒童新冠肺炎定點(diǎn)收治醫(yī)院，嚴(yán)格按照衛(wèi)生健康主管部門(mén)各項(xiàng)要求，修訂疫情防控制度流程，開(kāi)設(shè)發(fā)熱門(mén)診、留觀病區(qū)、隔離病區(qū)及獨(dú)立診區(qū)，籌建新冠肺炎實(shí)驗(yàn)室。自疫情發(fā)生以來(lái)，共收治確診患兒3名，陽(yáng)性無(wú)癥狀感染患兒2名，均順利康復(fù)出院。同時(shí)，院方還派出8名醫(yī)務(wù)人員馳援武漢，1名檢驗(yàn)人員增援北京、河北核酸檢測(cè)，10余名醫(yī)護(hù)人員支援外院隔離病房和機(jī)場(chǎng)核酸采樣任務(wù)。本院的疫情防控檔案工作借鑒了網(wǎng)格化管理的方法，較好地實(shí)現(xiàn)了疫情防控檔案規(guī)范化管理。

2.1 建立檔案網(wǎng)格體系

疫情發(fā)生初期，我院便成立了疫情防控檔案專項(xiàng)小組，制定了疫情防控檔案應(yīng)急歸檔制度。將全院以科室為單位分為若干個(gè)網(wǎng)格，每個(gè)科室一個(gè)網(wǎng)格，一個(gè)網(wǎng)格設(shè)一名網(wǎng)格員。黨政綜合辦（下設(shè)綜合檔案室）作為牽頭科室，主動(dòng)與各網(wǎng)格員對(duì)接疫情防控檔案的收集、保存、管理、歸檔，網(wǎng)格員負(fù)責(zé)本網(wǎng)格的檔案工作。

2.2 加強(qiáng)網(wǎng)格協(xié)作和培訓(xùn)

為了方便聯(lián)系，實(shí)時(shí)有效溝通，本院建立了檔案網(wǎng)格員釘釘群。黨政綜合辦通過(guò)釘釘群對(duì)網(wǎng)格員進(jìn)行培訓(xùn)，明確了新冠肺炎疫情防控檔案歸檔的范圍、內(nèi)容、年限、檔案類型、要求等，由各網(wǎng)格員對(duì)本網(wǎng)格的其他人員進(jìn)行培訓(xùn)，將關(guān)口前移，加大疫情防控檔案的收集和歸檔的力度，確保檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。同時(shí)，對(duì)于存在的問(wèn)題和疑問(wèn)，由專職檔案管理員進(jìn)行解答。

2.3 強(qiáng)化網(wǎng)格收集

每個(gè)網(wǎng)格根據(jù)職責(zé)和工作內(nèi)容各司其職，如基建科負(fù)責(zé)收集留觀病區(qū)、隔離病區(qū)改造過(guò)程中的設(shè)計(jì)方案、施工方案、工作流程等文件材料；設(shè)備科負(fù)責(zé)收集新冠肺炎疫情防控設(shè)備、醫(yī)療物資采購(gòu)和供應(yīng)檔案等；病案統(tǒng)計(jì)科負(fù)責(zé)收集醫(yī)療救治檔案等；宣傳統(tǒng)戰(zhàn)科負(fù)責(zé)收集輿情宣傳檔案等。各個(gè)網(wǎng)格的針對(duì)性收集，較好地保證了疫情防控檔案的歸檔率。

2.4 實(shí)行網(wǎng)格考核機(jī)制

由于新冠肺炎疫情的特殊性和長(zhǎng)期持續(xù)性，疫情防控檔案的歸檔時(shí)間為定期與不定期相結(jié)合，常規(guī)每周歸檔一次，對(duì)于重要的、實(shí)時(shí)性強(qiáng)的檔案則要求隨時(shí)歸檔。綜合檔案室專職檔案管理員對(duì)檔案歸檔情況每周通報(bào)，不僅強(qiáng)化了全院歸檔的意識(shí)，也對(duì)不按時(shí)歸檔的行為進(jìn)行了警示，還對(duì)不規(guī)范的歸檔檔案進(jìn)行了公示和解讀，以達(dá)到逐步提高歸檔質(zhì)量的目的。

3 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)療機(jī)構(gòu)疫情防控檔案網(wǎng)格化管理是一套邊界清晰、分工明確的檔案管理體系，具有靈活、全面、動(dòng)態(tài)的優(yōu)勢(shì)，為醫(yī)療機(jī)構(gòu)做好重大專項(xiàng)檔案的歸檔工作提供了有效的思路和方法。