不動產(chǎn)登記檔案全過程閉環(huán)管理實踐與思考
——以溫州市不動產(chǎn)登記服務(wù)中心為例

朱國鋒

溫州市不動產(chǎn)登記服務(wù)中心

閉環(huán)管理是綜合閉環(huán)系統(tǒng)、管理的封閉原理、管理控制、信息系統(tǒng)等原理形成的一種管理方法。如果用閉環(huán)管理方法來管理不動產(chǎn)登記檔案，將“收、管、存、用”各環(huán)節(jié)嵌入閉環(huán)應(yīng)用，可以有效增強(qiáng)歸檔時效性和歸檔率，改善歸檔文件質(zhì)量，提升實體保管和信息存儲的安全性，提高查詢利用效率和服務(wù)滿意度。

1 不動產(chǎn)登記檔案全過程閉環(huán)管理的實踐

溫州市不動產(chǎn)登記服務(wù)中心根據(jù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型和整體智治工作要求，分3個步驟推進(jìn)不動產(chǎn)登記檔案閉環(huán)管理工作，保證檔案工作開展有計劃、有落實、有總結(jié)。

1.1 查找、分析問題，制訂計劃措施

首先，以中心“顆粒化”“標(biāo)準(zhǔn)化”建設(shè)為契機(jī)，梳理不動產(chǎn)登記檔案收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)在閉環(huán)接口設(shè)計、閉環(huán)保障機(jī)制等方面存在的問題。

其次，分析歸檔路徑、歸檔時效、部室責(zé)任、保管風(fēng)險、利用效率等方面顯性或潛在影響因素。

最后，根據(jù)以上查找和分析結(jié)果，制定閉環(huán)管理計劃目標(biāo)，制定達(dá)成目標(biāo)的流程、方法以及評估的基準(zhǔn)，如月度歸檔率、年度歸檔率、質(zhì)檢錯誤率等。

1.2 嚴(yán)格流程、方法，推進(jìn)計劃落實

一是明確線上登記業(yè)務(wù)歸檔范圍、時限、要求，設(shè)立歸檔接口，把通過該接口的文件視為歸檔完成，否則視為待歸檔鑒定，不計入歸檔率。二是優(yōu)化和規(guī)范前臺收件掃描流程和技術(shù)要點(diǎn)，及時檢查前臺收件掃描影像質(zhì)量，倒逼登記收件的規(guī)范化。三是對于檔案工作中與其他部室存在交叉業(yè)務(wù)的，對外優(yōu)先處理申請，保證群眾“最多跑一次”，對內(nèi)則加強(qiáng)溝通，建立協(xié)作機(jī)制。四是加強(qiáng)對外包服務(wù)單位的監(jiān)督管理，確保檔案信息輸入的完整度、輸出的規(guī)范性，并引入監(jiān)理方對實施過程和結(jié)果進(jìn)行管控。

1.3 強(qiáng)化檢查、總結(jié)，形成規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

一方面，以中心案卷評查機(jī)制為抓手，以查詢利用效率為標(biāo)準(zhǔn)，檢查檔案閉環(huán)管理各流程節(jié)點(diǎn)執(zhí)行情況，評估各項計劃基準(zhǔn)完成比例和效果，并將評估基準(zhǔn)數(shù)據(jù)納入年終考核。另一方面，在計劃落實過程中，對不成熟的做法及時進(jìn)行總結(jié)，并在下一個閉環(huán)接口進(jìn)行優(yōu)化和處理，對成功的經(jīng)驗加以肯定，并予以標(biāo)準(zhǔn)化。

2 不動產(chǎn)登記檔案全過程閉環(huán)管理的思考

2.1 存量數(shù)字化和增量電子化同步

一是建立覆蓋紙質(zhì)和電子文件的線下和線上歸檔模式。一方面，收窄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案移交接收面，把準(zhǔn)移交數(shù)量，控制檔案質(zhì)量；另一方面，通過在線歸檔模塊的開發(fā)建設(shè)及應(yīng)用配置，實現(xiàn)不動產(chǎn)登記過程中電子文件在線歸檔。

二是推進(jìn)歸檔工作自動化和常態(tài)化。線上業(yè)務(wù)辦結(jié)即將電子文件提交歸檔，系統(tǒng)自動形成存檔信息包，并通過數(shù)字驗證技術(shù)確保其可靠性和完整性；線下紙質(zhì)文件通過常態(tài)化現(xiàn)場掃描加工實現(xiàn)即時歸檔。

2.2 資源集約化與數(shù)據(jù)優(yōu)質(zhì)化共舉

一是按照“大檔案”思路整合檔案資源。對土地、房屋、林木、海洋以及草原等不動產(chǎn)資源進(jìn)行集中管理，統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼規(guī)則，賦予每一個不動產(chǎn)基本單元唯一代碼，并將不同類型、不同地域、不同年代甚至異構(gòu)的空間數(shù)據(jù)通過技術(shù)處理后，統(tǒng)一存儲于標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫中，逐步實現(xiàn)集約化管理。

二是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管控。通過系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置，統(tǒng)一接收電子文件的標(biāo)準(zhǔn)，對不符合接收標(biāo)準(zhǔn)的自動退回，并通過系統(tǒng)干預(yù)實現(xiàn)一次性告知和標(biāo)準(zhǔn)模板推送；通過“系統(tǒng)自檢＋人工質(zhì)檢＋數(shù)據(jù)抽檢”質(zhì)量驗收流程，對目錄數(shù)據(jù)庫和圖像全文數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)做進(jìn)一步核查，確保數(shù)字化成果質(zhì)量。

2.3 安全保管性和長久保存性并重

一是建立人防、物防、技防“三位一體”的綜合防范體系，定期開展檔案安全自查和部門間交叉檢查，徹底排除檔案安全隱患，確保檔案實體安全。

二是建立和完善電子檔案存儲、備份體系，單列或升級檔案存儲、備份服務(wù)器，擴(kuò)展存儲容量，有序推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)異質(zhì)、異地備份。

三是推廣使用藍(lán)光光盤、磁盤陣列等存儲介質(zhì)，探索云存儲在不動產(chǎn)登記檔案管理方面的可行性、安全性，通過數(shù)據(jù)遷移對不同用戶需求的電子檔案進(jìn)行分類存儲。

2.4 需求導(dǎo)向性與利用優(yōu)先性共融

一是主動提供服務(wù)。結(jié)合普適性和特殊性查詢案例，分析用戶需求特點(diǎn)，描繪用戶“畫像”，通過用戶身份與查詢數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)預(yù)測用戶需求，以提供針對性的服務(wù)。

二是拓寬服務(wù)渠道。在優(yōu)化窗口查檔方式的基礎(chǔ)上，完善基于移動終端和社交媒體的查檔服務(wù)方式，提供信息推送、上門送檔、快遞寄檔等服務(wù)。

三是推進(jìn)數(shù)據(jù)共享。加快歷史檔案數(shù)據(jù)整理、歸集，逐步實現(xiàn)歷史和新增檔案數(shù)據(jù)在自然資源系統(tǒng)內(nèi)的縱向?qū)崟r共享；充分利用網(wǎng)上“一窗辦事”平臺，實現(xiàn)與住建、司法、民政、工商、稅務(wù)等部門在身份核驗、業(yè)務(wù)協(xié)同、信息查核等方面的橫向信息共享。