企業(yè)退休人員檔案管理成本分析與研究

阮 淵

杭州市企業(yè)退休人員管理服務(wù)中心

近年來，隨著城市化進(jìn)程的加快，我國企業(yè)退休人員數(shù)量急劇增加，根據(jù)一人一檔的原則，企業(yè)退休人員檔案數(shù)量也隨之迅速增長。與之相對應(yīng)，各級企業(yè)退休人員管理機構(gòu)在檔案管理方面的成本投入與重視程度水漲船高。

根據(jù)工作實際，可將企業(yè)退休人員檔案管理成本按照對業(yè)務(wù)量增減變動的敏感程度分為固定成本和可變成本兩大類。其中，固定成本主要包括庫房、檔案密集架、空調(diào)、除濕機、裁紙刀、打洞訂書機、滅火器、監(jiān)控報警裝置等檔案管理設(shè)備設(shè)施的購置費用；可變成本是指人工成本、檔案材料的收集獲取成本、耗材成本、信息化成本、檔案利用成本與信息審核成本等。

1 影響企業(yè)退休人員檔案管理成本的因素

1.1 集中管理與分散管理

集中管理與分散管理是企業(yè)退休人員檔案管理的兩種不同模式，各有優(yōu)缺點，產(chǎn)生的檔案管理成本也不盡相同。集中管理是指將企業(yè)退休人員檔案的管理權(quán)限收攏到較高的管理層級，以市或者區(qū)為單位進(jìn)行統(tǒng)一管理。根據(jù)規(guī)模效應(yīng)理論，當(dāng)檔案館擴(kuò)大到相當(dāng)規(guī)模以后，平攤到每一份檔案上的各生產(chǎn)要素成本將小于小規(guī)模的檔案館。[1]例如，大規(guī)模采購檔案密集架與標(biāo)簽、分頁紙等耗材有利于向供貨商爭取低廉的價格；在有效的分工協(xié)作下，每一名檔案管理員可照管的檔案數(shù)量也將有所增加。不過，集中管理雖然有助于降低企業(yè)退休人員檔案的固定成本、耗材成本和人工成本，卻會增加檔案利用成本。由于企業(yè)退休人員年齡較大，許多人腿腳不便，如有查檔需求，大多按照社會化管理隸屬關(guān)系向所在街道或者社區(qū)提出申請。在分散管理的模式下，街道、社區(qū)的退管經(jīng)辦人員在本單位的檔案室里就可以查閱到檔案信息。但如果集中管理，街道、社區(qū)的經(jīng)辦人員則需要將查檔需求上報，經(jīng)上級檔案保管機構(gòu)同意后才可調(diào)檔。

1.2 信息技術(shù)利用率

傳統(tǒng)人事檔案以紙張為載體，對儲存環(huán)境的要求較高，一旦保管不當(dāng)，就會出現(xiàn)潮濕、蟲害、氧化等情況，需要耗費大量的人力物力進(jìn)行修補。此外，紙質(zhì)檔案占地面積大、查閱程序較為煩瑣，客觀上也造成了檔案管理成本的上升。近年來，隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，無紙化辦公逐漸成為潮流，檔案數(shù)字化的呼聲也越來越高。數(shù)字化檔案具有保存空間小、不易變質(zhì)、調(diào)閱方便、后續(xù)維護(hù)成本低等優(yōu)點，網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)谋憬菪阅茱@著降低檔案運輸成本，尤其能在異地企業(yè)退休人員檔案的管理過程中發(fā)揮重要作用。

1.3 檔案管理機關(guān)的行政效率

各級企業(yè)退休人員管理經(jīng)辦機構(gòu)是企業(yè)退休人員檔案的管理部門，因此從管轄權(quán)角度看，企業(yè)退休人員檔案管理是一種行政行為，可以從主觀和客觀兩個維度分析檔案管理成本。[2]主觀方面的影響主要來源于檔案管理員的事業(yè)心與責(zé)任感、業(yè)務(wù)水平、協(xié)作意愿以及道德標(biāo)準(zhǔn)，客觀因素則包含了辦事流程的科學(xué)性、組織架構(gòu)的合理性、人事考核制度的有效性等方面。缺乏效率的行政模式將使工作人員人浮于事，助長浪費之風(fēng)，增加內(nèi)耗，提高檔案管理成本。

1.4 企業(yè)檔案管理部門水平

企業(yè)退休人員檔案是人事檔案的一個分支，按照歸檔權(quán)限，企業(yè)退休人員在職期間產(chǎn)生的案卷資料都應(yīng)由其所供職的企業(yè)入檔，待退休后再移交政府部門管理。因此，企業(yè)退休人員在職時所在單位的檔案管理水平直接影響檔案質(zhì)量?，F(xiàn)實中，大部分國有企業(yè)管理較為規(guī)范，一般會聘請專職檔案員管理人事檔案，因此普遍存在從大型國有企業(yè)退休的老人檔案材料較為齊全、分門別類較為明晰的情況，而中小型民營企業(yè)的退休人員檔案材料較為凌亂，待政府部門接手后需投入更多精力歸檔整理。

2 降低企業(yè)退休人員檔案管理成本的途徑

2.1 檔案數(shù)字化

數(shù)字化檔案以計算機為載體，通過掃描的方式將紙質(zhì)檔案保存成電子文本和圖片，既節(jié)約了存儲空間，又能有效避免紙質(zhì)檔案因受潮、蟲害、火災(zāi)等外部災(zāi)害而受損。數(shù)字化后的企業(yè)退休人員檔案查閱起來非常方便，只需輸入退休人員的身份證號碼，就能調(diào)出對應(yīng)的檔案，節(jié)約了檔案利用成本。當(dāng)然，電子檔案的制作過程中會產(chǎn)生額外的數(shù)字化成本，主要包括掃描數(shù)字文件的人工開支、掃描儀和計算機硬件設(shè)施的采購費用等，但由于大部分企業(yè)退休人員退休后需要補充入檔的材料數(shù)量幾乎為零，所以只需在檔案移交政府部門時一次性數(shù)字化入庫后就可一勞永逸，免去了逐年更新的后續(xù)開支，總體而言利大于弊。

2.2 集中保管，分散查詢

傳統(tǒng)的企業(yè)退休人員檔案管理方式只有集中保管與分散保管兩種，無論選擇哪種模式，優(yōu)缺點都十分明顯，但電子信息技術(shù)的發(fā)展讓兩種模式的結(jié)合成為可能。集中保管能利用規(guī)模效應(yīng)提高檔案的管理效率、降低材料采購成本；分散查詢又能利用信息技術(shù)將數(shù)字化檔案傳輸?shù)礁鹘值?、社區(qū)的退管經(jīng)辦網(wǎng)點，降低檔案運輸與查檔成本，讓企業(yè)退休人員在家門口就能辦完檔案業(yè)務(wù)，一舉兩得。

2.3 探索業(yè)務(wù)外包模式

檔案業(yè)務(wù)外包是指將檔案管理中的一些非核心職能移交給專業(yè)的承包機構(gòu)，從而集中檔案管理機構(gòu)的精力深耕核心的檔案業(yè)務(wù)。[3]在企業(yè)退休人員檔案管理實踐中，較為常見的外包業(yè)務(wù)模塊是檔案整理與數(shù)字化制作。專業(yè)的檔案承包公司擁有高素質(zhì)的從業(yè)人員與高標(biāo)準(zhǔn)的硬件設(shè)施，能幫助政府機構(gòu)有效降低檔案管理成本，是非常經(jīng)濟(jì)的選擇。

2.4 制定檔案接收標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)檔案管理部門是形成企業(yè)退休人員檔案的第一道關(guān)口，直接影響了企業(yè)退休人員檔案質(zhì)量。由于檔案管理并非企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，一些企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)未能予以足夠重視，在生產(chǎn)經(jīng)營過程中只著眼于抓利潤、抓銷售，聘請的檔案管理員缺乏專業(yè)的檔案管理知識與經(jīng)驗，造成了入檔不及時、材料分類不正確、保管不到位甚至遺失、篡改、破損的情況。當(dāng)企業(yè)退休人員檔案被移交給退管經(jīng)辦機構(gòu)以后，需要耗費大量的時間和精力甄別真?zhèn)?，進(jìn)行系統(tǒng)的整理。

針對不同企業(yè)檔案管理水平參差不齊的問題，政府部門可以制定規(guī)范性的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，定期組織檔案管理員培訓(xùn)，從源頭上規(guī)范在職人事檔案的歸檔與整理，幫助企業(yè)提高檔案管理水平，從而降低接收檔案后重新整理、核對檔案資料的成本。