基層醫(yī)院疫情防控檔案的收集和利用的探索與實(shí)踐

徐尤佳

杭州市中醫(yī)院

新冠肺炎疫情是新中國(guó)成立以來(lái)在我國(guó)發(fā)生的傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件。疫情發(fā)生以來(lái)，國(guó)家檔案局和浙江省檔案局先后發(fā)出關(guān)于做好新型冠狀病毒疫情防控期間檔案工作的通知，要求檔案部門(mén)要積極參與疫情防控工作，做好疫情防控期間檔案工作，充分發(fā)揮檔案資政作用。身處抗疫一線的醫(yī)院檔案部門(mén)，面對(duì)疫情防控和檔案工作兩項(xiàng)任務(wù)，如何統(tǒng)籌做好疫情防控期間檔案工作值得思考。

2020年2月7日，國(guó)家檔案局發(fā)布《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，通知要求做到疫情防控檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，截至2020年3月6日，全國(guó)已有10余省（市）陸續(xù)印發(fā)關(guān)于新冠肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作的通知。可見(jiàn)，國(guó)家及地方檔案行政管理部門(mén)對(duì)本次疫情檔案收集工作的高度重視，做好醫(yī)院疫情防控檔案收集工作顯得極為重要。我院是一家基層三甲醫(yī)院，在做好疫情防控的過(guò)程中，積極探索疫情防控檔案的管理，取得了一定的成效。

1 迅速反應(yīng)，建立疫情防控檔案管理機(jī)制

醫(yī)院一手抓疫情防控，一手抓疫情防控檔案工作，深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書(shū)記重要指示精神和黨中央、國(guó)務(wù)院決策部署，領(lǐng)會(huì)精神實(shí)質(zhì)，統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，牢記初心使命，把疫情防控工作作為檔案部門(mén)當(dāng)前最重要的工作來(lái)抓。醫(yī)院黨委高度重視疫情期間的檔案工作，迅速成立了以醫(yī)院黨委書(shū)記為組長(zhǎng)的新冠肺炎疫情防控檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并成立了由綜合檔案室專(zhuān)職檔案員、職能處室兼職檔案員、援助湖北醫(yī)療隊(duì)臨時(shí)黨支部宣傳委員以及發(fā)熱門(mén)診、隔離病區(qū)、核酸檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室、中藥研發(fā)制劑室相關(guān)人員組成的疫情防控檔案收集工作團(tuán)隊(duì)，為疫情防控檔案管理提供了重要的組織保障。

醫(yī)院要求各部門(mén)兼職檔案員要切實(shí)擔(dān)負(fù)起收集疫情防控檔案職責(zé)，綜合檔案室專(zhuān)職檔案人員全程參與并協(xié)助各科室進(jìn)行相關(guān)文件材料的收集、整理和移交工作。成立援助湖北疫情防控第一線檔案素材收集微信工作群，由援助湖北醫(yī)療隊(duì)指定專(zhuān)員負(fù)責(zé)每日醫(yī)療隊(duì)工作情況記錄和影像資料拍攝，宣傳工作小組同步收集新聞媒體、自媒體、社交媒體在采訪、直播過(guò)程中形成的紀(jì)實(shí)性資料和宣傳報(bào)道材料，及時(shí)上傳至相關(guān)工作網(wǎng)盤(pán)，這些措施為疫情防控檔案資料收集齊全完整提供了保證。

2 應(yīng)收盡收，制定抗擊新冠肺炎疫情防控檔案歸檔范圍

醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案是指醫(yī)院在新冠肺炎疫情防控工作中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音頻、視頻、電子等不同形式的歷史記錄。簡(jiǎn)而言之，醫(yī)院開(kāi)展新冠肺炎防治工作的所有環(huán)節(jié)、詳細(xì)記錄疫情防控的過(guò)程就是整個(gè)醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案。

檔案部門(mén)制定適合收集歸檔的《杭州市中醫(yī)院抗擊新冠肺炎疫情防控檔案歸檔范圍》，把主要?dú)w檔范圍概括為文書(shū)檔案、科研檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案4大類(lèi)。具體為：

（1）上級(jí)部門(mén)下發(fā)的關(guān)于疫情防控工作的指示、通知、通告、批示、批復(fù)、通報(bào)、電函等督導(dǎo)性疫情防控相關(guān)文件。

（2）院黨委、行政成立疫情防控工作機(jī)構(gòu)，安排任務(wù)分工的文件、動(dòng)員職工積極參與的倡議書(shū)、捐款資料等。

（3）醫(yī)院發(fā)布的重要決定、工作部署、規(guī)定、通知、通報(bào)等。

（4）醫(yī)院醫(yī)療救治總體方案、防治措施、防治方法、防治方案、處方、診斷標(biāo)準(zhǔn)、防治指南、技術(shù)預(yù)案、心理疏導(dǎo)、培訓(xùn)活動(dòng)等材料；疫情防控工作會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等；醫(yī)院應(yīng)對(duì)疫情防控督查督辦的相關(guān)文件材料。

（5）全院醫(yī)務(wù)人員在疫情防控中所形成的各種記錄、照片、音頻、視頻等檔案資料；反映醫(yī)務(wù)人員參與抗擊疫情，特別是支援湖北、支援各地市醫(yī)院形成的有關(guān)材料（包括一線工作者照片、影像資料、抗疫心得體會(huì)、手記日記、請(qǐng)戰(zhàn)書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)、書(shū)信、簽名、隊(duì)旗、隊(duì)服、標(biāo)語(yǔ)、機(jī)票等實(shí)物）；疫情防控中做出突出貢獻(xiàn)的先進(jìn)典型資料和事跡材料。

（6）疫情期間社會(huì)愛(ài)心人士、機(jī)關(guān)團(tuán)體、慈善組織為醫(yī)院捐贈(zèng)的物資等的印證材料（比如：捐贈(zèng)物品的外包裝、發(fā)貨單，醫(yī)院出具的捐贈(zèng)證明，等等）。

（7）反映醫(yī)院科研團(tuán)隊(duì)或個(gè)人在疫情防控中的科研立項(xiàng)、研究成果、專(zhuān)利發(fā)明、論文著述等。

（8）反映與疫情防控相關(guān)的文學(xué)創(chuàng)作、文藝作品、影視作品等。

（9）各級(jí)新聞媒體、自媒體、社交媒體在直播、采訪過(guò)程中形成的紀(jì)實(shí)材料和新聞報(bào)道作品等。

（10）口述檔案。

（11）醫(yī)院疫情防控中形成的其他重要資料。

3 多種方式，確保疫情防控檔案收集迅速便利

疫情期間，檔案人員開(kāi)展工作十分不方便，本醫(yī)院檔案工作緊緊圍繞新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案工作要求開(kāi)展。根據(jù)疫情防護(hù)要求，線上線下相結(jié)合成為收集檔案的重要工作方式之一。疫情期間，實(shí)物材料收集存在病毒傳播的可能，醫(yī)院很多的工作都是通過(guò)企業(yè)微信、視頻會(huì)議、工作QQ群等線上溝通軟件完成，在收集疫情防控檔案時(shí)，各種疫情情況統(tǒng)計(jì)表格、數(shù)碼照片、錄音、錄像、數(shù)據(jù)庫(kù)，以及在網(wǎng)頁(yè)、微信等新型媒體發(fā)布的各種電子文件和其他能夠記錄、證明疫情防控過(guò)程的線上材料，都納入檔案中。收集電子檔案的同時(shí)，線下完成的實(shí)物材料同步收集，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)管盡管。

4 面向需求，努力開(kāi)展疫情防控檔案編研和利用

醫(yī)院疫情防控檔案工作應(yīng)在快速完整收集歸檔的基礎(chǔ)上，面向醫(yī)院及社會(huì)需求，迅速開(kāi)展檔案編研，為常態(tài)化疫情防控提供參考，為弘揚(yáng)抗疫精神提供精品資料，為廣泛利用提供便捷。為此，我院進(jìn)行了有益嘗試。

2020年10月我院向杭州市檔案館提供了有關(guān)援鄂隊(duì)員朱佳清和梅建鵬等人的相關(guān)日記、照片、請(qǐng)?jiān)笗?shū)、以及抗疫中藥處方等文書(shū)和實(shí)物檔案20件。參與編研浙江省衛(wèi)健委、杭州市衛(wèi)健委共同舉辦的《浙里山河》援鄂抗疫事跡展和叢書(shū)，全面記錄了我院醫(yī)護(hù)人員在抗擊新冠肺炎疫情斗爭(zhēng)中義無(wú)反顧、沖鋒陷陣、無(wú)私奉獻(xiàn)的醫(yī)者仁心。

這些初步編研成果，集中展示了疫情防控檔案收集的精華，不僅便于疫情防控檔案的保存，更有益于“百年醫(yī)院”文化的傳承，充分彰顯了廣大醫(yī)務(wù)人員敬佑生命、救死扶傷、甘于奉獻(xiàn)、大愛(ài)無(wú)疆的職業(yè)精神，展現(xiàn)了新時(shí)代白衣天使的光輝形象。