提高辦公室檔案的收集整理效率

丁慧慧

浙江省稅務干部學校

為了更加全面地對辦公室檔案進行收集和整理，必須根據辦公室檔案收集和整理的內容、特點，加以改進。

1 辦公室檔案收集整理的內容以及特點

1.1 辦公室檔案收集整理的內容

辦公室檔案的收集整理主要包括以下4個方面內容：一是文件材料的搜集，二是文件材料歸檔整理，三是對檔案編目，四是檔案的保管。這4項內容也是辦公室檔案收集整理的步驟，需要按照一定的順序進行。

1.2 辦公室檔案收集整理的特點

辦公室檔案的收集和整理主要具備3個特點，分別是綜合性、邏輯性以及創(chuàng)新性。

首先，辦公室是與學校各個部門溝通的部門，因此辦公室所收集到的檔案應具備一定的綜合性，這樣才方便各個部門對檔案的查詢。

其次，檔案收集和整理的過程是嚴格按照學校相關規(guī)章制度來進行的，因此具備一定的邏輯性。

最后，“檔案是死的，人是活的”，為了更好地發(fā)揮出檔案的作用，應該結合學校的發(fā)展調整檔案收集管理的方法。

2 提高辦公室檔案收集整理效率的措施

2.1 加強對檔案分類大綱的編制

由于辦公室是與學校其他部門溝通最多的部門，因此辦公室檔案的來源眾多，數量也多，在收集和管理上存在一定的復雜性。整理前首先要編制檔案分類大綱。

2.2 加強對檔案的分類存放和處理

編制好辦公室檔案分類大綱后，檔案管理人員要結合檔案分類大綱來對檔案進行日常歸卷，方便之后的檔案查閱。檔案人員需要對檔案盒進行分類，對每一份檔案進行編號。

2.3 加強與其他部門之間的關系處理

由于辦公室是與其他部門溝通最多的部門，因此要提高辦公室檔案的收集和整理效率，就應加強與其他部門之間的協(xié)調，處理好與其他各部門的職責關系，才能更好地避免各種沖突矛盾的出現，才有利于部門之間的相互協(xié)作和溝通，提高檔案的收集整理效率。

3 實現辦公室檔案信息化的必要性與策略

3.1 實現辦公室檔案信息化的必要性

實現辦公室檔案信息化，首先可以提高檔案收集整理的效率，大大壓縮檔案的收集整理時間，從而提高檔案收集和整理的效率。其次，有利于檔案信息的交流和分享。通過網上分享，員工可以根據自己的需求來查詢自己所需的檔案，從而更好地實現檔案的交流和分享。

3.2 實現辦公室檔案信息化的策略

首先，要對辦公室檔案進行數字化和數據化。

其次，加強辦公室檔案信息管理系統(tǒng)建設，實現檔案管理信息化網絡化。

再次，定期對檔案人員進行信息化技能培訓，提高檔案人員的信息化水平。

最后，在實現辦公室檔案信息化的過程中，必須加強對檔案信息的保護，由于大部分檔案僅供內部查閱，學校要加強對防火墻技術的應用，確保檔案信息安全。