高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的實(shí)踐與思考

劉亞玲，毛一忻

杭金衢高速公路拓寬建設(shè)指揮部，浙江交工集團(tuán)股份有限公司大橋分公司

杭州（紅墾）至金華改擴(kuò)建工程是浙江省委、省政府?dāng)U大有效投資和下大力氣緩解交通擁堵的重點(diǎn)項(xiàng)目，項(xiàng)目全長(zhǎng)150.812公里，批復(fù)概算為90.39億元，于2005年啟動(dòng)項(xiàng)目前期，2018年9月全線通過交工驗(yàn)收。從項(xiàng)目開工建設(shè)到竣工驗(yàn)收，杭金衢拓寬指揮部（以下簡(jiǎn)稱“指揮部”）始終把“三個(gè)同步（同步檢查、同步管理、同步驗(yàn)收）”作為本項(xiàng)目工程檔案管理的工作原則和目標(biāo)，在工程建設(shè)過程中能夠及時(shí)做好工程檔案資料的收集和規(guī)范管理，為工程竣工檔案的編制和利用奠定了良好的基礎(chǔ)。

1 具體的做法

1.1 建立項(xiàng)目檔案管理制度

指揮部按照國家、省有關(guān)檔案管理辦法及法律、法規(guī)，結(jié)合改擴(kuò)建工程的實(shí)際，編制下發(fā)了《杭金衢高速公路改擴(kuò)建工程項(xiàng)目檔案整理及管理辦法》，對(duì)改擴(kuò)建工程項(xiàng)目檔案的形成收集、保管利用、整理歸檔以及竣工文件編制、交接驗(yàn)收等工作做出相關(guān)規(guī)定，提出具體統(tǒng)一的要求。

1.2 強(qiáng)化項(xiàng)目檔案安全保障

指揮部在改擴(kuò)建工程建設(shè)之初即建立了項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組及職能部門，配備了專職檔案人員，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理工作，加大了工程檔案安全管理力度。同時(shí)，指揮部建立了臨時(shí)檔案室，并將臨時(shí)檔案室的建設(shè)納入項(xiàng)目部（監(jiān)理辦）駐地建設(shè)中，項(xiàng)目建設(shè)期間各施工、監(jiān)理單位均建立了臨時(shí)檔案室，使整個(gè)項(xiàng)目檔案保管相對(duì)集中、統(tǒng)一，保障了項(xiàng)目檔案實(shí)體管理安全。

1.3 加強(qiáng)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

指揮部結(jié)合工程進(jìn)展情況、工作檢查中發(fā)現(xiàn)的問題每年不定期組織檔案管理培訓(xùn)班，指導(dǎo)參建單位檔案管理人員做好建設(shè)項(xiàng)目資料的收集整理、竣工資料的編制、項(xiàng)目音像和電子資料的收集整理等，著力提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

1.4 引進(jìn)專業(yè)檔案服務(wù)團(tuán)隊(duì)

聘請(qǐng)第三方檔案咨詢服務(wù)單位對(duì)指揮部的檔案收集、整理、數(shù)字化備份、歸檔等進(jìn)行指導(dǎo)服務(wù)，并參與對(duì)各施工、監(jiān)理單位檔案管理工作的檢查與指導(dǎo)，結(jié)合工程進(jìn)展情況及存在的問題，開展有針對(duì)性的培訓(xùn)、指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案管理規(guī)范。

1.5 同步開展監(jiān)督檢查

將各施工、監(jiān)理單位內(nèi)業(yè)資料完成情況列入項(xiàng)目立功競(jìng)賽考核指標(biāo)中，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，在每季度考評(píng)時(shí)，對(duì)資料的完整性、有效性、及時(shí)性、規(guī)范性等進(jìn)行檢查，確保整個(gè)項(xiàng)目工程檔案檢查與管理同步。

2 存在的問題

本項(xiàng)目的檔案至2020年12月底已全部整理歸檔（不含地方征遷資料），形成約2.3萬余卷電子檔案，備份、入庫、上架工作完成，達(dá)到驗(yàn)收要求。分析項(xiàng)目檔案管理全過程，發(fā)現(xiàn)工作中還存在著以下問題：

一是參建單位重進(jìn)度、輕資料，現(xiàn)場(chǎng)資料形成不及時(shí)，部分資料后補(bǔ)，甚至存在項(xiàng)目完工后補(bǔ)資料的現(xiàn)象，造成竣工資料編制進(jìn)度緩慢、個(gè)別資料與實(shí)際不符或遺失等現(xiàn)象。

二是指揮部在檔案管理方面對(duì)參建單位未事先做合同、資金上的約束，在管控措施的落實(shí)上顯得心有余而力不足。

三是建設(shè)單位的工程技術(shù)人員不懂檔案資料的管理，工地的資料員既對(duì)工程施工不熟悉，又對(duì)資料規(guī)范不熟悉，項(xiàng)目委托檔案咨詢服務(wù)單位常駐檔案員不懂高速公路建設(shè)項(xiàng)目專業(yè)知識(shí)。

四是檔案數(shù)字化備份缺乏深度，不便于后續(xù)的檔案利用。

3 改進(jìn)的措施

3.1 提升項(xiàng)目檔案管理意識(shí)

建設(shè)單位要做好《檔案法》的宣貫工作，增強(qiáng)高速公路建設(shè)領(lǐng)域從業(yè)人員的檔案意識(shí)，特別是要切實(shí)增強(qiáng)工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的檔案意識(shí)，使其能夠把檔案管理納入項(xiàng)目建設(shè)程序，與項(xiàng)目建設(shè)同步推進(jìn)。

3.2 推行項(xiàng)目檔案合同管理制

將建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作納入招標(biāo)文件、合同條款中，專門明確竣工檔案（文件）編制費(fèi)用和人員、標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間等要求，并設(shè)立一定比例的竣工檔案保證金（抵押金），使各參建單位能夠自覺做好項(xiàng)目檔案管理工作。

3.3 加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

首先要保持建設(shè)項(xiàng)目檔案管理崗位的穩(wěn)定性，各參建單位都要配置專職的檔案管理員，項(xiàng)目建設(shè)過程中不得隨意變更。其次要加強(qiáng)對(duì)檔案管理員的素質(zhì)教育和技能培訓(xùn)，檔案管理人員不僅要懂檔案管理知識(shí)，也要懂項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)知識(shí)。

3.4 加強(qiáng)項(xiàng)目檔案信息化的深度開發(fā)和推廣運(yùn)用

積極貫徹落實(shí)國家電子文件“單套制”政策，探索做好電子檔案從“雙套制”向“單套制”的轉(zhuǎn)變，推進(jìn)存量檔案的數(shù)字化和增量檔案的電子化工作，提升檔案工作效能，方便建設(shè)項(xiàng)目檔案更好地服務(wù)后續(xù)營運(yùn)管理、養(yǎng)護(hù)、改擴(kuò)建等工作。

4 結(jié)語

綜上所述，高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案在高速公路項(xiàng)目建設(shè)、營運(yùn)、養(yǎng)護(hù)中發(fā)揮了積極作用。要通過增強(qiáng)檔案意識(shí)、強(qiáng)化合同管理、加強(qiáng)人才建設(shè)和信息化應(yīng)用改進(jìn)高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理效率和質(zhì)量的提升。