民營石化企業(yè)項目檔案管理存在的問題和改進對策

劉 洋

寧波中金石化有限公司

在全面深化改革的大背景下，國家支持民營企業(yè)進入石油化工領域的政策措施密集出臺，民營企業(yè)在石油化工領域的占比也不斷提高。石化行業(yè)因有其自身的特殊性質，對項目檔案管理的要求較高，然而民營石化企業(yè)因其規(guī)模程度、管理能力等限制，對項目檔案的管理往往還未達到規(guī)范化、制度化和體系化要求，亟須采取針對性措施，提升項目檔案管理水平，為企業(yè)安全健康發(fā)展提供保障。

1 民營石化企業(yè)項目檔案管理存在的問題

1.1 項目法人對項目檔案管理重視程度不夠

民營石化企業(yè)投入大量的資金進行項目建設，項目法人的目標是早投產(chǎn)早收益，往往重建設進度，輕資料管理，部分企業(yè)未制定項目檔案管理制度和項目文件管理流程，也未制定控制項目檔案質量的有效措施，以致項目檔案管理無章可循、無據(jù)可依。

1.2 項目檔案人員專業(yè)管理經(jīng)驗能力不足

民營石化企業(yè)的檔案管理人員多數(shù)只有行政檔案管理經(jīng)驗而沒有石化項目檔案管理經(jīng)驗，工作上往往只憑借行政檔案管理經(jīng)驗和要求，對石化項目檔案進行收集和管理，致使項目檔案出現(xiàn)缺失、重復、不規(guī)范、不完整等問題。

1.3 監(jiān)理單位的監(jiān)管、審核職責沒有落實到位

監(jiān)理單位現(xiàn)場監(jiān)理工程師雖有工程建設方面的專業(yè)技術，但對項目現(xiàn)場資料的簽證工作審核把關不嚴，對項目檔案形成過程中的問題未能及時發(fā)現(xiàn)和指出，導致項目檔案在后期出現(xiàn)質量問題。

1.4 施工單位文件歸檔機制還不夠規(guī)范

施工單位沒有專職檔案管理人員，兼職人員不穩(wěn)定，變動調換頻繁，對項目檔案情況不了解、不熟悉；同時在項目建設過程中疏于對文件進行分類管理，造成后期整理難度加大；有的施工單位為完成文件歸檔任務還存在造假行為，給項目后續(xù)檢修、技改埋下了隱患。

2 改進民營石化企業(yè)項目檔案管理的對策措施

2.1 提高對項目檔案管理的重視程度

思想上重視了，工作上才能推動落實。民營石化企業(yè)負責人、項目法人要進一步提升對項目檔案管理的重視程度，在強化項目建設安全質量管理的同時，強化項目檔案管理，從設施配置、人員配備、制度建設、監(jiān)督檢查等方面加強投入和支持，還要為項目檔案管理人員的業(yè)務培訓、知識更新和履行職能提供必要的保障，以切實提升其項目檔案管理專業(yè)化能力水平。

2.2 建立有效的項目檔案管理機制

石化項目一般規(guī)模大，工期長，涉及單位眾多，形成的材料繁雜。建設單位應在項目前期準備階段，便落實項目檔案管理部門及檔案人員，建立項目檔案管理網(wǎng)絡，制定項目檔案管理各項制度，明確項目文件在編制、發(fā)布、審批、更改、分發(fā)控制、收集、整理和歸檔等各個階段的要求，使每一項管理職責落實到相關責任人，推動項目文件的形成、積累、收集、整理和歸檔制度化、規(guī)范化。

2.3 加強項目合同管理控制

建設單位應將項目文件的形成、歸檔和移交等方面的要求納入項目合同條款及合同驗收當中，明確項目文件的類別、范圍、介質、數(shù)量、歸檔要求以及應遵循的程序、格式、內容等，強化源頭管控，促進相關管理要求執(zhí)行落地。建設單位項目檔案管理部門應介入合同相關條款的擬訂、審查，在合同驗收時要依據(jù)相關條款逐一核實檔案完成情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，督促整改落實。

2.4 規(guī)范項目文件日常管理程序

對企業(yè)內部項目文件的接收和分發(fā)實行歸口管理，并對參建單位進行交底，理順管理流程，統(tǒng)一管理標準。項目檔案管理人員應根據(jù)項目建設進度，編制項目檔案歸檔計劃及跟蹤管理相關要求，及時介入?yún)⒔▎挝豁椖繖n案工作的業(yè)務指導，督促其及時收集、整理和歸檔，做到項目建設與項目檔案管理同步進行。

2.5 強化項目檔案質量監(jiān)督檢查

建設單位質監(jiān)部門應加強對參建單位項目檔案過程管控的監(jiān)督檢查，不定期進行抽查，驗證項目檔案管理制度的建立及實施的有效性，確保文件控制和記錄管理有效。同時，還要加強對監(jiān)理單位相關人員的業(yè)務指導和日常溝通，提升其現(xiàn)場簽證、監(jiān)理審核水平，促進其真正發(fā)揮好監(jiān)理作用。

3 結語

石化項目檔案管理是一項重要程度高、專業(yè)性強，直接影響項目后續(xù)檢維修、改擴建的關鍵性工作。民營石化企業(yè)要進一步提升對項目檔案管理的重視程度，從建立有效機制、加強合同管理控制、規(guī)范日常管理、強化質量監(jiān)督檢查等方面入手，不斷提升項目檔案管理水平，為民營石化企業(yè)高質量發(fā)展保駕護航。