重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔的實(shí)踐探索

邵芷蘭

浙江廣播電視傳媒集團(tuán)有限公司

浙江影視后期制作中心項(xiàng)目是浙江省重點(diǎn)文化產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目，也是浙江省最大的廣播電視文化產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目，從立項(xiàng)至竣工歷時(shí)8年。檔案管理是項(xiàng)目管理的重要組成部分，對(duì)保證項(xiàng)目質(zhì)量、確保項(xiàng)目順利竣工等具有重要作用。檔案收集歸檔是檔案管理中最基礎(chǔ)關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，本文結(jié)合該項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐，對(duì)做好重點(diǎn)項(xiàng)目檔案收集歸檔工作進(jìn)行分析探討。

1 做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔的意義

第一，做好項(xiàng)目檔案收集歸檔工作是做好項(xiàng)目檔案管理工作的基礎(chǔ)。檔案收集與項(xiàng)目建設(shè)相輔相成，在工程建設(shè)中，及時(shí)收集檔案，有助于準(zhǔn)確掌握工程建設(shè)情況，提高施工效率，確保施工質(zhì)量。

第二，為工程結(jié)算、竣工驗(yàn)收提供保障。完整收集歸檔的工程檔案能真實(shí)、完整地反映工程建設(shè)的全過程，為審計(jì)人員核定工程量、工程造價(jià)、質(zhì)量監(jiān)督人員監(jiān)控、驗(yàn)收工程質(zhì)量等提供依據(jù)。

第三，有利于檔案后續(xù)利用價(jià)值的發(fā)揮，為項(xiàng)目后期改建擴(kuò)建、基礎(chǔ)維修等提供全面可靠的原始憑證，為后續(xù)檔案編研，如建設(shè)歷程展示等提供原始資料。

2 重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔的痛點(diǎn)分析

2.1 項(xiàng)目檔案收集困難

工程項(xiàng)目點(diǎn)多線長，檔案形成時(shí)間長，涉及的施工單位多，且工程人員流動(dòng)性大，檔案意識(shí)和檔案管理水平參差不齊，容易造成先施工后補(bǔ)資料、資料收集整理不及時(shí)不齊全、竣工驗(yàn)收時(shí)補(bǔ)造資料、相關(guān)人員簽字不齊全等現(xiàn)象，這都會(huì)影響檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，影響工程檔案的參考價(jià)值和憑證價(jià)值。

2.2 歸檔整編時(shí)間緊

由于重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目規(guī)模大，形成的檔案材料數(shù)量大，往往在各分項(xiàng)工程驗(yàn)收前材料集中歸檔，容易造成歸檔整理時(shí)間緊、人手少、任務(wù)重，歸檔整編發(fā)生錯(cuò)漏等情況。

2.3 信息化水平受制約

由于軟硬件設(shè)施有所欠缺，檔案信息化管理難以從根本上推進(jìn)，在“互聯(lián)網(wǎng)＋”時(shí)代，難以使檔案收集管理真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、智能化。同時(shí)，項(xiàng)目檔案收集中偏向于對(duì)紙質(zhì)檔案的收集，而對(duì)照片、視音頻等特殊載體檔案收集的重視程度不夠，導(dǎo)致此類檔案難以收集齊全。

3 提高檔案收集歸檔水平的有效對(duì)策

3.1 健全規(guī)章制度

（1）編制歸檔制度。在項(xiàng)目建設(shè)初期，就要明確檔案收集歸檔規(guī)范，加強(qiáng)對(duì)歸檔制度的宣傳，將檔案管理納入項(xiàng)目管理程序，做到檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步。嚴(yán)格落實(shí)“三納入”“四同步”管理，明確歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求，建立按單位工程和專業(yè)收集，分階段移交歸檔的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，確保所有檔案應(yīng)收盡收，收集歸檔過程中遵循資料形成規(guī)律，確保檔案的內(nèi)在聯(lián)系和系統(tǒng)性。

（2）在合同中明確歸檔要求。在與參建單位簽訂的合同中設(shè)立檔案管理?xiàng)l款，明確上交歸檔材料時(shí)間、保管份數(shù)、竣工檔案的編制規(guī)范、違約懲罰等，將檔案移交納入結(jié)算管理。在總包、監(jiān)理合同中明確總包單位對(duì)分包單位的檔案收集責(zé)任。監(jiān)理單位對(duì)檔案收集的把關(guān)責(zé)任，在工程建設(shè)中嚴(yán)格按照國家的規(guī)定和規(guī)范要求，及時(shí)將工程檔案收集職責(zé)落實(shí)到相關(guān)參建單位和相關(guān)責(zé)任人。

3.2 明確各方職責(zé)

（1）形成自上而下的管理體系。要做好檔案收集歸檔首先要得到各級(jí)的重視，該項(xiàng)目建設(shè)初期，便設(shè)立了項(xiàng)目建設(shè)指揮部，還設(shè)立了項(xiàng)目建設(shè)指揮部辦公室（項(xiàng)目辦），檔案管理由指揮部總指揮負(fù)總責(zé)，項(xiàng)目辦綜合部負(fù)責(zé)具體事宜，其他部門配合做好資料的收集和移交。項(xiàng)目辦配備了專業(yè)的檔案管理人員、現(xiàn)場(chǎng)資料員，相關(guān)人員各司其職，有利于及時(shí)做好檔案的收集歸檔。

（2）檔案管理人員與技術(shù)人員分工配合。檔案收集工作有一定的專業(yè)技術(shù)性，單純依靠檔案管理部門難以順利完成，因此，需要檔案管理部門與技術(shù)部門密切配合。如該項(xiàng)目施工涉及專業(yè)機(jī)房、演播廳、電影后期制作區(qū)等，其中涉及很多專業(yè)技術(shù)檔案，這些檔案相對(duì)分散，且專業(yè)性強(qiáng)，較難收集，需要檔案管理人員、專業(yè)技術(shù)人員協(xié)同配合，不斷督促檢查設(shè)計(jì)單位、施工單位、設(shè)施設(shè)備供貨單位的檔案收集工作，才能按要求完成歸檔資料的收集。

（3）充分發(fā)揮工程監(jiān)理的作用。要求監(jiān)理按照督查程序，定期對(duì)施工單位的檔案收集情況進(jìn)行督查，發(fā)現(xiàn)問題限期整改，確保應(yīng)歸檔文件資料及時(shí)收集到位，內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)量齊全。

3.3 注重過程管控

（1）超前控制。根據(jù)施工進(jìn)展，檔案管理人員要參與到工程建設(shè)各項(xiàng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)中，從始至終根據(jù)工程進(jìn)度及時(shí)跟進(jìn)檔案收集整理工作，參與設(shè)備開箱、工程驗(yàn)收、工程招標(biāo)、工程質(zhì)量監(jiān)督檢查等重大會(huì)議或活動(dòng)，從源頭上掌握并收集第一手材料。

（2）同步收集。及時(shí)收集變更過程中的材料，保證檔案收集整理與施工同步進(jìn)行。如電影區(qū)聲學(xué)工程歷經(jīng)多次改造，在設(shè)計(jì)階段就要注意收集保存好初步設(shè)計(jì)、歷次修改和最終設(shè)計(jì)完成整個(gè)過程中的設(shè)計(jì)及施工檔案，對(duì)有科研價(jià)值的檔案，要收集成果鑒定相關(guān)資料，對(duì)已采購的專業(yè)設(shè)備，要注意收集開箱驗(yàn)收與安裝調(diào)試階段的檔案材料。

（3）嚴(yán)格把關(guān)。在檔案收集工作中推行標(biāo)準(zhǔn)化，在接收檔案時(shí)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，尤其是在工程竣工階段，應(yīng)把基建工程檔案作為工程驗(yàn)收的其中一個(gè)驗(yàn)收項(xiàng)目，建設(shè)單位應(yīng)要求施工單位上交全套施工和竣工文件，注意查漏補(bǔ)缺，把相關(guān)檔案補(bǔ)充收集齊全，保證竣工圖的編制符合規(guī)范，堅(jiān)持竣工文件不符合規(guī)范不接收、整改達(dá)標(biāo)后再接收的原則，保證移交的竣工檔案真實(shí)、完整、可靠。

3.4 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

（1）組織建設(shè)單位檔案管理人員經(jīng)常性地參加城建檔案館、屬地檔案館等相關(guān)主管部門組織的培訓(xùn)，參加專業(yè)技能、計(jì)算機(jī)信息化等培訓(xùn)，了解業(yè)務(wù)規(guī)范和最新政策，提高業(yè)務(wù)水平。

（2）提高參建單位工程人員的檔案意識(shí)、法律法規(guī)意識(shí)、業(yè)務(wù)水平，每年?duì)款^組織參建單位檔案管理相關(guān)人員培訓(xùn)，明確歸檔資料要求。