基建檔案在醫(yī)院發(fā)展中的作用

丁青蘭

義烏市中心醫(yī)院

醫(yī)院基建檔案相比一般城建檔案在資料收集上更復(fù)雜，建設(shè)周期更長，涉及的子項目更多，除了有土建、安裝、裝修工程外，還有各種專項工程，如醫(yī)用潔凈、醫(yī)用氣體、放射防護(hù)、醫(yī)療儀器設(shè)備等。醫(yī)院基建檔案作為醫(yī)院檔案的重要組成部分，在醫(yī)院未來改擴(kuò)建、維修和日常維護(hù)管理中發(fā)揮著重要作用。

1 醫(yī)院基建檔案的作用

第一，醫(yī)院一般是政府投資項目，更是民生工程，是重要的國有資產(chǎn)，醫(yī)院基建檔案既是醫(yī)院檔案的重要組成部分，也是國有資產(chǎn)的重要組成部分，是重要的信息資源。

第二，對醫(yī)院基建檔案的管理，體現(xiàn)了一個單位科學(xué)管理的水平。醫(yī)院基建檔案按建設(shè)全生命周期的發(fā)展來收集、整理、歸檔，是工程管理人員、技術(shù)人員在項目建設(shè)活動中創(chuàng)造的知識成果，是工程最真實、最原始的記錄，充分體現(xiàn)了項目管理的情況。有針對性的數(shù)據(jù)支持，能更好地為醫(yī)院決策者提供參考。

第三，在依法管理的今天，檔案的憑證作用也非常明顯。工程發(fā)生訴訟時，檔案就能充分發(fā)揮憑證作用，材料進(jìn)場、工程簽證、變更、竣工圖等都是施工過程中最真實、最原始的資料。

第四，醫(yī)院基建檔案在醫(yī)院管理中也有重要的作用。醫(yī)院的布局、維修、設(shè)備的安裝和使用、功能的改造以及為病人服務(wù)等，都需要查詢檔案、利用檔案，保管好檔案，開發(fā)利用好基建檔案，能更好地為醫(yī)院中心工作服務(wù)。

2 醫(yī)院基建檔案收集的現(xiàn)狀

2.1 對醫(yī)院基建檔案的重視程度偏低

醫(yī)院項目建設(shè)過程中，與質(zhì)量、投資、進(jìn)度、安全相比，檔案發(fā)揮的效用比較滯后，普遍存在“重建輕檔”的思想。管理上更注重前面幾項內(nèi)容，導(dǎo)致在檔案管理方面投入不足，比如管理人員配置難以與項目投資規(guī)模成比例。檔案一般以紙質(zhì)文為主，電子文件為輔，沒有建立專門的電子檔案規(guī)章制度，無法實現(xiàn)檔案信息資源的整合與共享，導(dǎo)致管理水平落后及效率低下。

2.2 醫(yī)院基建檔案管理人員專業(yè)水平不足

醫(yī)院的基建檔案是醫(yī)院工程建設(shè)的第一手資料，醫(yī)院主要以醫(yī)務(wù)人員為主，對基建檔案的重要性認(rèn)識不足，片面認(rèn)為收集工程資料是檔案人員的職責(zé)。因此不按規(guī)定主動移交檔案，若專職的基建檔案員缺乏醫(yī)院基建檔案工程相關(guān)專業(yè)知識，就會出現(xiàn)業(yè)務(wù)部門移交什么資料，檔案人員就接收什么資料的情況，在基建檔案工作中往往會出現(xiàn)歸類不合理、整理雜亂等問題。

2.3 醫(yī)院建設(shè)參建方檔案管理人員水平參差不齊

醫(yī)院建設(shè)除土建、安裝、裝修外，還有醫(yī)用氣體、手術(shù)室潔凈、放射防護(hù)等專項工程。牽涉單位多、范圍廣，而且建設(shè)周期長，各單位檔案管理人員不固定，更多的都是其他崗位兼職檔案管理，很難保證管理人員的水平，加上監(jiān)督審核不嚴(yán)格，導(dǎo)致有些資料事后補錄、造檔，使檔案資料不能真實反映施工情況。

2.4 醫(yī)院檔案信息化程度不高

由于檔案工作不是醫(yī)院的中心工作，基層醫(yī)院普遍存在檔案信息化程度不高的現(xiàn)象。與病歷檔案、會計檔案相比，醫(yī)院基建檔案大多是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，數(shù)字化程度不高，特別是缺乏檔案信息管理系統(tǒng)，在查詢利用時，還需要跑庫房找資料，使用非常不便。

3 做好醫(yī)院建設(shè)項目檔案工作策略

3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識

醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者要提高認(rèn)識，將檔案信息化管理與醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務(wù)擺在同等重要的位置。醫(yī)院基建檔案管理人員更要有超前控制的意識，要提前介入，從項目的立項到工程竣工驗收、投入使用全生命周期監(jiān)管，做好跟蹤服務(wù)。

3.2 完善工作體系，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

根據(jù)新《檔案法》及《國家重大建設(shè)項目檔案文件歸檔范圍和保管期限表》以及醫(yī)院的規(guī)章制度制定適合本院使用的《醫(yī)院基建檔案管理制度》。在工程建設(shè)初期由建設(shè)單位定期邀請城建檔案館專家給各參建單位的檔案管理人員集中培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)知識水平。依據(jù)《國家重大建設(shè)項目檔案文件歸檔范圍和保管期限表》，統(tǒng)一規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、移交等環(huán)節(jié)的流程。醫(yī)院建設(shè)是民生工程，要讓檔案管理人員知道醫(yī)院的基建檔案是惠及民生的服務(wù)理念，通過提高服務(wù)意識，來保障檔案管理的質(zhì)量。

3.3 檔案按階段移交

醫(yī)院項目由于設(shè)計、施工專業(yè)種類多，持續(xù)時間長，從規(guī)劃、立項到投入使用需幾年時間，每一階段驗收合格后，都要求各施工單位將已驗收的資料及時歸檔，并集中管理，防止檔案的遺失、損壞。

3.4 加強(qiáng)對醫(yī)院信息化基建檔案的維護(hù)，提高檔案利用率

利用現(xiàn)代信息技術(shù)，能有效提升基建工作質(zhì)量，加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案信息資源的綜合運用，實現(xiàn)資源信息的共享。大家可以根據(jù)工作需要進(jìn)行網(wǎng)上查詢，同時定期對基建檔案的信息平臺進(jìn)行更新維護(hù)。

醫(yī)院基建檔案管理必須納入項目管理，與項目建設(shè)同步開展，配備專業(yè)的檔案管理人員，提供足夠的資金支持，運用科學(xué)的管理手段、信息化手段，推進(jìn)醫(yī)院基建項目的檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

4 結(jié)束語

為了滿足醫(yī)院的發(fā)展和社會的需求，解決病人“看病難、住院難”的問題，提升病人就醫(yī)滿意度、舒適度，醫(yī)院改擴(kuò)建項目逐年增多，醫(yī)院基建檔案管理的重要性愈發(fā)突顯，基建檔案對醫(yī)院有著非常重要的意義和作用?；n案不僅真實反映項目建設(shè)的整體情況，也為醫(yī)院未來改擴(kuò)建提供了有力的參考。