城建檔案工作存在的問題與對策

黃海燕

余杭區(qū)城建檔案館服務(wù)部

城市建設(shè)檔案（以下簡稱“城建檔案”），是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動中直接形成的，對國家和社會具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種載體的文件材料。城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的重要基礎(chǔ)資料，是建設(shè)各主管部門依法實(shí)施行政管理、行政許可、市政監(jiān)管和執(zhí)法監(jiān)督的重要依據(jù)，是抗震防災(zāi)、應(yīng)對突發(fā)事件的重要參考信息，也是工程建設(shè)、維修養(yǎng)護(hù)、改建擴(kuò)建、審計(jì)稽查、維護(hù)權(quán)益的可靠信息來源和憑證。

城建檔案工作是圍繞城市建設(shè)開展的一系列檔案管理工作，包括收集、整理、保管保護(hù)、鑒定、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用等，是城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)的重要組成部分。隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展，城市建設(shè)檔案的數(shù)量與日俱增，檔案內(nèi)容和類別也不斷增加，城建檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

1 城建檔案工作中的難題

當(dāng)前，在檔案收集過程中，檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，仍然是一個(gè)基礎(chǔ)性難題。

第一，建設(shè)單位工程前期準(zhǔn)備階段資料不齊、開工過程中材料不完備；施工單位在施工過程中技術(shù)材料不全，施工商品砼、試驗(yàn)報(bào)告缺少，隱蔽層數(shù)缺層等；各責(zé)任主體簽章手續(xù)不齊，日期空缺，蓋章不簽字或簽字不蓋章，竣工圖亂蓋、漏蓋章現(xiàn)象比比皆是。

第二，按照2018年版移交書，需要提交文件原件的，部分單位提供了復(fù)印件，施工文件材料日期與實(shí)際施工不符，工程名稱、層數(shù)不對應(yīng)，修改現(xiàn)象嚴(yán)重，不是該項(xiàng)目的施工文件材料充斥其中。

第三，由于建設(shè)單位缺乏專業(yè)及兼職檔案管理人員，檔案往往在移交主管部門時(shí)，未按照工程的準(zhǔn)備、施工、驗(yàn)收等順序整理排列。同一工程無法區(qū)別是按照房建還是市政移交書移交，沒有按專業(yè)、時(shí)間、重要程度排列。

第四，施工單位資料員沒有及時(shí)使用同一國標(biāo)和省標(biāo)表格，造成分部、子分部“有娘無娃”“有娃找娘”現(xiàn)象。施工圖修改超過20%，未重新由設(shè)計(jì)單位出圖，部分由施工單位出圖的，未加蓋設(shè)計(jì)出圖章，建設(shè)、施工、監(jiān)理單位竣工圖章手簽，全刻章加蓋或一人手簽。

紙質(zhì)檔案滿足了檔案長期保管的安全需要，必須嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行專業(yè)水準(zhǔn)的整理工作。按照文件形成的時(shí)間順序、專業(yè)、重要程度排列整理，需要花費(fèi)一定的腦力和時(shí)間，還需要一定的耐心。城建主管部門在人員配置不足的情況下，往往會委托第三方進(jìn)行整理與電子化掃描，因人員非專業(yè)，易造成分卷不清、頁碼亂敲、編目不合理等問題。第三方人員流動過快，造成前后文件不銜接、檔案錯(cuò)亂問題。電子化數(shù)據(jù)掛接及利用還存在時(shí)間差等問題。電子文件的磁盤和光盤等載體非常不穩(wěn)定，靜電、磨合、消磁、易氧化等不利因素嚴(yán)重影響著載體的穩(wěn)定性。電子文件有較強(qiáng)的非人工識讀性和極強(qiáng)的系統(tǒng)依賴性，給長期保存和長期利用造成了很大困難。數(shù)字化的電子文件使得其增加、刪除、更改非常容易且可以不留下任何蛛絲馬跡，防火墻、數(shù)據(jù)加密、數(shù)字水印等技術(shù)存在著漏洞。

2 出現(xiàn)問題的原因

當(dāng)前，個(gè)別單位對城建檔案工作意識淡薄，缺乏足夠的重視。只求工期和進(jìn)度，忽視檔案工作，很多建設(shè)單位是臨時(shí)機(jī)構(gòu)，在前期審批、竣工驗(yàn)收時(shí)未配備專業(yè)檔案人員及檔案室妥善保管文件；與施工單位、監(jiān)理單位、分包單位工作職責(zé)不清，缺乏配合與溝通，資料員流動過快，施工資料缺失，實(shí)際工期與資料不同步。建設(shè)單位未對施工單位進(jìn)行監(jiān)管，未制定相應(yīng)的管理制度，沒有形成約束力。檔案人員缺乏相應(yīng)的技術(shù)知識和檔案專業(yè)知識，文化水平不高，造成文件不齊全、案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等問題。檔案電子化建設(shè)硬件及基礎(chǔ)設(shè)施配備不全，相關(guān)法律和規(guī)范化管理體系建設(shè)不足，管理人才缺乏，安全建設(shè)存在很大隱患。

3 解決問題的對策

3.1 提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善機(jī)制

城建檔案管理部門應(yīng)大力宣傳相關(guān)法律法規(guī)，組織學(xué)習(xí)《城建檔案管理規(guī)定》，在工程建設(shè)過程中，建立健全管理機(jī)制，使檔案全過程處于受控狀態(tài)。確保檔案的完整與齊全。定期舉行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使各單位檔案人員執(zhí)證上崗，城建管理部門深入一線，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查。

3.2 落實(shí)參建單位檔案工作責(zé)任制

嚴(yán)格要求各參建單位制訂檔案管理制度，并落到實(shí)處，與經(jīng)濟(jì)利益掛鉤。嚴(yán)把檔案驗(yàn)收質(zhì)量關(guān)，對不符合要求的單位，采取必要的行政手段。

3.3 建立健全的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系

在電子文件的使用格式、轉(zhuǎn)換格式、數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等方面制訂相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一文件管理的元數(shù)據(jù)等標(biāo)準(zhǔn)，以提高電子文件管理元數(shù)據(jù)的交換效率，提高電子文件管理系統(tǒng)之間、管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的兼容性。

城建檔案是城市建設(shè)的歷史縮影。城建檔案管理工作有條不紊地開展，是為了更好地提供便捷的服務(wù)。因此，檔案工作者要緊跟城市建設(shè)的步伐，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，為城市建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)。