城建檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用

李升輝

(綏濱縣城鄉(xiāng)建設(shè)規(guī)劃管理處，黑龍江 綏濱 156200)

隨著社會(huì)信息化程度的加深，整個(gè)社會(huì)逐漸進(jìn)入到數(shù)字化時(shí)代。城建檔案管理工作也發(fā)生了重大的的改變。數(shù)字化技術(shù)不斷應(yīng)用到檔案管理的工作中，通過對(duì)檔案管理技術(shù)的數(shù)字化應(yīng)用進(jìn)行的研究分析，實(shí)現(xiàn)了城建檔案信息資源的綜合整合，有效提升了管理工作的效率和質(zhì)量。

一、城建檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)存問題

(一)檔案的保存問題

數(shù)字化建設(shè)中對(duì)于數(shù)據(jù)的合理保存有著諸多的問題。由于數(shù)字化技術(shù)本身自有的特性，某個(gè)或單個(gè)保存數(shù)據(jù)的文件一旦出現(xiàn)問題，極容易導(dǎo)致全部的文件都會(huì)受影響，極大程度破壞數(shù)據(jù)的完整性。另外，電子數(shù)據(jù)有著易復(fù)制性與易改動(dòng)性、易消失性等特點(diǎn)，如果網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在不安全隱患，容易受到不法分子的惡意破壞。專業(yè)人員對(duì)于數(shù)據(jù)管理也具有重要意義，管理人員如果沒能及時(shí)的定期備份和存檔就容易使得數(shù)據(jù)出現(xiàn)損毀。

(二)數(shù)字化管理的難題

數(shù)字化管理的困難凸顯。城建檔案管理注重運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類管理。檔案信息的保存、傳輸和查詢等管理工作已不適應(yīng)信息化建設(shè)目前的需求。城建檔案在數(shù)字化管理的困難主要是沒有從根本上改變管理方式，而僅僅是運(yùn)用一些新技術(shù)來進(jìn)行傳統(tǒng)的檔案管理，只是簡單的變換了手段。在管理上，這些工作仍是以紙質(zhì)檔案為中心進(jìn)行的。隨著社會(huì)的發(fā)展，城建檔案管理方面的工作也隨之增加了許多，所以城建檔案傳統(tǒng)的管理模式出現(xiàn)了各種各樣的弊端，這種情形下，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在社會(huì)發(fā)展的需求。此外，人力保障困難，管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)急需進(jìn)一步的優(yōu)化。各式各樣的電子信息設(shè)備要正常運(yùn)行，離不開專業(yè)技術(shù)人員的操作與維護(hù)，但現(xiàn)有的工作人員顯然不足以完成這些工作。

(三)缺少專業(yè)技術(shù)人員

城建檔案管理數(shù)字化要有專業(yè)的技術(shù)人員管理，但是在實(shí)際城建檔案的數(shù)字化建設(shè)過程中人力保障不夠完善。管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，有待提升。由于數(shù)字化建設(shè)還處于初期階段，各種技術(shù)設(shè)備的配置不夠完善，缺少專業(yè)的數(shù)字化城建檔案管理人員，在進(jìn)行日常的信息管理時(shí)并不能很好地應(yīng)用便捷的數(shù)字化管理技術(shù)，更多的還是傳統(tǒng)的人工機(jī)械操作，所以遠(yuǎn)遠(yuǎn)未達(dá)到真正意義上的數(shù)字化管理。

二、解決現(xiàn)有問題的有效途徑

(一)有效建立數(shù)字化檔案館

建設(shè)數(shù)字化檔案館的一個(gè)出發(fā)點(diǎn)就是為了更加妥善安全的保存大量的城建檔案信息，所以建設(shè)數(shù)字化檔案的存檔備案意義重大。電子檔案信息按照特定的歸檔機(jī)制進(jìn)行規(guī)范處理，然后完善檔案的保存體系，盡量的實(shí)現(xiàn)專人負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)文檔，這樣不但提高工作人員的認(rèn)真度，也間接提高了工作效率，有效保障工作質(zhì)量。城建檔案信息的保存是數(shù)字化管理中最基礎(chǔ)也是極為關(guān)鍵的一環(huán)，只有完整安全的保存了信息，才能為后續(xù)的一系列工作打下良好的基礎(chǔ)。

(二)尋求技術(shù)創(chuàng)新

城建檔案部門要看清新形勢(shì)的要求，重視業(yè)務(wù)知識(shí)和技術(shù)更新。數(shù)字化建設(shè)中，數(shù)據(jù)化保存和顯示文獻(xiàn)的交互中，可以應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。RIFD技術(shù)能夠方便的將實(shí)體文獻(xiàn)的各種屬性信息進(jìn)行記錄，諸如文獻(xiàn)的位置信息、編號(hào)、名稱、歸檔日期等等，都有著實(shí)時(shí)的、明確的顯示，方便通過數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行實(shí)體文獻(xiàn)的查找。構(gòu)建合理的已上傳數(shù)據(jù)的查找機(jī)制、文件檢索機(jī)制提高數(shù)字化數(shù)據(jù)信息的管理效率。在信息時(shí)代的大背景下，只有不斷地創(chuàng)新，才能跟得上發(fā)展的潮流。

三、數(shù)字化管理的積極作用

城建檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用能帶來許多社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。數(shù)字化系統(tǒng)使辦公自動(dòng)化，大大提高了辦公效率，提高了信息共享度，查詢也更快捷方便。充分的滿足人們對(duì)于資料管理高效、便捷的要求。減少了工作人員的精力浪費(fèi)。城建檔案中分類多、專業(yè)多而且子類繁瑣復(fù)雜。紙質(zhì)的檔案管理占用巨大的空間，并對(duì)與存放環(huán)境的要求很高，管理需要很高的成本，而數(shù)字化管理使信息存儲(chǔ)所占空間減少，對(duì)環(huán)境的要求較低，大大降低了檔案管理的成本，管理更高效。實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案管理的數(shù)字化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。事實(shí)證明，借助于計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)字化管理的城建檔案管理無疑更規(guī)范科學(xué)，能夠有效的保證檔案信息的及時(shí)獲取同時(shí)也大大的降低管理的成本。此外，數(shù)字化應(yīng)用使開發(fā)利用更加便捷迅速，是城建檔案開發(fā)利用的歷史性突破。城建檔案的數(shù)字化呈現(xiàn)出一種遠(yuǎn)程共享與交互的新模式，對(duì)城建資料的歷史資料的有效保存利用和進(jìn)一步開發(fā)都具有十分重要的積極作用。

四、結(jié)語

城建檔案數(shù)字化應(yīng)用給信息管理帶來了很多的便利條件，真正實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源的整合。用數(shù)字化的技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)城建檔案數(shù)據(jù)的保存是數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，后續(xù)的許多工作也都有賴于數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用。管理技術(shù)的提高從一個(gè)方面推動(dòng)城建檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)及國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

[1]紀(jì)紅麗.數(shù)字化時(shí)代城建檔案管理技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展措施分析[J].中國高新區(qū)，2017，1671-4113(11)：146.

[2]王健.城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017(02)：181.