加強醫(yī)院兼職檔案員隊伍建設的幾點思考

李紅娟

常山縣中醫(yī)醫(yī)院

1 檔案工作網(wǎng)絡中的兼職檔案員隊伍

一個單位要做好檔案工作，必須有組織保證，建立檔案工作網(wǎng)絡。醫(yī)院也是如此，必要時應成立檔案工作領(lǐng)導小組，負責領(lǐng)導和組織協(xié)調(diào)全院檔案工作，制定規(guī)劃、計劃，決定工作進程，協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，研究解決檔案工作中的重大問題。同時要明確檔案工作主管部門，一般是醫(yī)院辦公室。建立綜合檔案室，明確機構(gòu)編制，配備檔案室工作人員。在各部門指定兼職檔案員。

其中，領(lǐng)導是關(guān)鍵，檔案人員是基礎(chǔ)。

首先，領(lǐng)導要重視檔案工作，為檔案室開展工作提供必要的條件，進行有關(guān)協(xié)調(diào)工作。

其次，部門的分管領(lǐng)導也應重視本部門的檔案工作，負責本部門檔案工作的組織協(xié)調(diào)。如果部門分管領(lǐng)導“本位主義”嚴重，不配合全院檔案工作，不支持兼職檔案員的工作，就會妨礙全院檔案的集中統(tǒng)一管理。

再次，專兼職檔案人員要認真負責，積極作為。

在這個網(wǎng)絡中，樞紐單位是綜合檔案室。綜合檔案室負責全院檔案的集中統(tǒng)一管理和對各部門檔案工作的業(yè)務指導。工作基礎(chǔ)在各部門，各部門的兼職檔案員作用很重要。檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目、利用、編研八大環(huán)節(jié)中，收集和整理是首要和基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。也就是說，只有經(jīng)過收集和整理，才能形成檔案，確保檔案的完整齊全、真實準確、系統(tǒng)有序。這兩項工作首先是由兼職檔案員來完成的。因此，文件材料是否形成、形成是否規(guī)范、各類檔案的收集是否完整齊全，分類是否科學、案卷質(zhì)量是否達標，都直接影響全醫(yī)院檔案工作的水平。如果沒有一支過硬的兼職檔案員隊伍，檔案工作肯定是做不好的。

目前，兼職檔案員的年齡、學歷、專業(yè)結(jié)構(gòu)層次差別很大，其特點是兼職任務多，日常工作繁雜，從事檔案工作時間少，專業(yè)知識缺乏，崗位變動頻繁，難以專心做好檔案工作。由于檔案工作效果難以立竿見影，不易引起領(lǐng)導和同事們的重視，而常被其他工作擠掉。他們默默無聞地做著煩瑣的檔案收集、整理工作，卻又不被別人理解與支持。

2 加強兼職檔案員的素質(zhì)培養(yǎng)

2.1 領(lǐng)導重視，積極創(chuàng)造條件

醫(yī)院及各部門領(lǐng)導要重視關(guān)心支持兼職檔案員的工作，在政治進步、職級職稱晉升、工資福利待遇提高等方面關(guān)心關(guān)愛兼職檔案員，想方設法為兼職檔案員開展檔案工作創(chuàng)造條件。加強職業(yè)教育，鼓勵他們樹立專業(yè)思想，充分調(diào)動其工作積極性，增強檔案工作的責任感、尊崇感、榮譽感。

2.2 加大宣傳，增強檔案意識

增強檔案意識不但要加大檔案宣傳力度，還要注意形式的多樣化。例如為使《檔案法》更加深入人心，我院先后舉辦了兩次《檔案法》知識考試，把《檔案法》及有關(guān)宣傳材料發(fā)到每一個兼職檔案員和部門分管領(lǐng)導的手中，做到人手一份。不定期地在院報上登載檔案知識，并通過院報及時報道檔案工作新動態(tài)。通過廣泛深入持久的宣傳工作，全院干部職工普遍對檔案和檔案工作有了新的認識。形成了檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理，檔案集中管理利用，一級抓一級，上下齊努力的良好氛圍。

2.3 開展培訓，提高實操能力

我院定期舉辦檔案業(yè)務培訓班，對兼職檔案員進行集中培訓。針對兼職檔案員日常工作繁多、工作變動頻繁、新手多、專業(yè)水平低等特點，有目的地開展檔案業(yè)務培訓。首先要循序漸進，加強檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識教育和基本應用技能的培訓，適當減少純理論知識的介紹，缺什么補什么，急需什么講什么，切實提高業(yè)務水平。針對不斷更換的新上崗兼職檔案員，要進行檔案管理的基本知識和基本技能、實際操作方法的培訓。針對不同門類檔案的實體管理，要進行教學檔案、黨政管理檔案、實物檔案、多媒體檔案等專門檔案的業(yè)務培訓。

但是如果培訓方法不當、要求不嚴，學習后不復習又不實踐，到用時又不會，影響工作順利開展。因此，對于一年一次的歸檔整理工作來講，檔案室指導人員應當不厭其煩，每年應在歸檔整理前組織一次專門業(yè)務培訓。在培訓方法上，可以采取“模擬啟發(fā)式教學法”，就是先舉例教學，再模擬實踐，后啟發(fā)引導。改變過去那種在培訓班上滿堂灌、照本宣科和平鋪直敘的講課方法。要通過大量的實例，講述歸檔整理知識，在兼職檔案人員對歸檔整理工作具有感性認識的基礎(chǔ)上，讓他們根據(jù)實例進行模擬歸檔整理，指導人員根據(jù)實例進行綜合，結(jié)合不同部門檔案的特點進行啟發(fā)性引導，使兼職檔案員能夠根據(jù)本部門情況掌握文件材料的收集、分類、排列、編目等工作程序和基本要求，全面掌握歸檔整理的方法和技能。

2.4 深入部門，解決實際問題

檔案室設立指導熱線電話和電子郵箱，可以更方便快捷地解決廣大兼職檔案員工作中的問題，有效地緩解歸檔整理工作壓力，提高工作效率。檔案室指導人員要經(jīng)常深入各科室，在從分類、組卷到擬寫案卷標題等業(yè)務環(huán)節(jié)都主動進行幫助，解決疑難問題，面對面、手把手地指導。開展經(jīng)常性的業(yè)務指導，不但使原有的兼職檔案員能按要求獨立完成每年的歸檔整理工作，而且能使新兼職檔案員較快地掌握基本技能。

2.5 突出重點，加強業(yè)務指導

綜合檔案室及時指定專人跟蹤指導醫(yī)院重點項目、重大活動和突發(fā)事件檔案的歸檔整理工作，積極主動聯(lián)系歸檔文件材料的相關(guān)事宜。特別是對于醫(yī)院多個部門共同組成的臨時工作小組和專項活動形成的文件材料，綜合檔案室及時進行歸檔范圍制定、歸檔文件整理的指導和培訓工作。做到特殊事件特殊對待，最大限度地做好各項重點項目、重大活動和突發(fā)事件檔案的業(yè)務指導工作。

2.6 強化考核，引入競爭機制

為調(diào)動兼職檔案員的積極性，應當在工作中引進競爭機制。比如我院綜合檔案室在每年一次布置歸檔整理工作的同時，也把《檢查評比標準》下發(fā)到每個兼職檔案員手中，將歸檔整理工作細化，一邊兼職檔案員自覺對照評比標準中的年度工作內(nèi)容、質(zhì)量要求、完成時間、評比標準、得分、扣分等具體項目按表操作，自我評分。在此基礎(chǔ)上，組織有關(guān)人員對各科室歸檔整理工作進行總結(jié)評比，在全院檔案工作會議上進行表彰獎勵。多年來，我院歸檔整理及總結(jié)評比工作已經(jīng)程序化、制度化。它有力地促進了科室歸檔整理工作的開展，增強了各科室兼職檔案員之間的競爭意識。每年1—3月份，各部門兼職檔案員就積極主動地與綜合檔案室取得聯(lián)系，自覺做好歸檔整理工作。他們有的為了保證質(zhì)量，不怕麻煩，不怕辛苦，主動加班加點，甚至帶病堅持工作，絕不影響全院歸檔整理工作進度。

建立健全醫(yī)院兼職檔案員隊伍是一項細致的工作，需要領(lǐng)導重視、各科室積極配合、各兼職檔案員大力支持，以及綜合檔案室的努力。應當把學習、宣傳、貫徹、落實《檔案法》，增強兼職檔案員的檔案意識，全面提高兼職檔案員的政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)。只有這樣，才能培養(yǎng)一支熱愛檔案工作、業(yè)務過硬的兼職檔案員隊伍，使整個檔案工作網(wǎng)絡有序、高效地運行。