城建檔案服務外包工作的問題及對策分析

賴超芳

寧海縣城建檔案館

寧?？h城建檔案館成立于1989年6月，承擔著縣域內報建的各類房屋建筑和市政工程的檔案接收、保管和利用職能。2019年起，本館改變了接收成品檔案的傳統(tǒng)進館方式，將檔案整理及數(shù)字化加工外包給專業(yè)的檔案服務企業(yè)來實施完成，有效地提高了城建檔案工作的效率，但城建檔案服務外包工作的監(jiān)管壓力也隨之加大，因此，亟須制訂相應對策措施，規(guī)范城建檔案服務外包工作。

1 城建檔案服務外包工作現(xiàn)狀與問題

1.1 檔案服務外包企業(yè)業(yè)務水平有差距

城建檔案館把檔案服務外包推向市場以后，出現(xiàn)了眾多提供城建檔案整理和數(shù)字化加工服務的檔案服務企業(yè)，但企業(yè)的資質和業(yè)務能力卻參差不齊，有的企業(yè)雖然擁有較為高級的檔案設施設備，但在工作人員配備方面存著專業(yè)水平不足、業(yè)務不精通的問題，導致服務外包后的檔案收集不全、著錄內容出錯率高、整理質量不符合進館要求等問題。

1.2 檔案服務外包工作監(jiān)管機制不健全

市場上的檔案服務企業(yè)在館外開展服務外包活動，容易忽視服務外包工作制度的建設，同時存在著相關工作制度執(zhí)行不到位的問題，城建檔案部門對其服務項目的質量和進度也難以進行有效的監(jiān)督。缺少健全的管理制度和有效的監(jiān)管，項目檔案原件和數(shù)字復制件的質量和安全就難以把控，容易出現(xiàn)檔案原件損壞、缺失、篡改或信息泄露等現(xiàn)象。

1.3 檔案服務外包業(yè)務流程存在缺陷

由于城建檔案數(shù)量不斷增加，建設單位要求檔案進館的時間又比較緊迫，本館目前的做法是由檔案服務企業(yè)先對建設單位移交的資料整理組卷，通過電子文件在線接收系統(tǒng)報送條目數(shù)據(jù)，完成數(shù)字化加工后再進行裝訂，整體移交。實體檔案由城建檔案館核對驗收、入庫。由于在線報送時只提交條目數(shù)據(jù)，未比對實體檔案和數(shù)字復制件，往往出現(xiàn)收集不完整、掃描件缺失、歸檔文件錯誤等各種需要整改的問題，不僅需要大量的時間和精力返工，也會對檔案造成二次傷害。

2 改進城建檔案服務外包質量的對策

2.1 選擇合格的檔案服務企業(yè)

首先，城建檔案館應將那些獲得政府部門核發(fā)的備案證明的檔案服務企業(yè)，抑或是能夠得到檔案主管部門舉薦的企業(yè)，納入業(yè)務發(fā)包對象的考慮范圍。

其次，在正式簽訂協(xié)議書之前，城建檔案館應對檔案服務企業(yè)進行資質調查，考量其是否具有城建檔案服務外包經(jīng)驗、是否具有完備的人員隊伍等。

最后，城建檔案館應當選擇信譽情況良好、服務水平高及收費制度合理的檔案服務外包企業(yè)。

2.2 完善檔案服務外包工作監(jiān)管機制

首先，要加強檔案服務企業(yè)的資質管理。檔案服務企業(yè)應在縣級以上檔案主管部門登記備案，配備與業(yè)務規(guī)模匹配的檔案專業(yè)技術人員，相關人員持證上崗。

其次，要加強檔案服務外包安全管理。檔案服務企業(yè)須簽訂安全保密協(xié)議，明確參與檔案外包服務活動的工作人員的安全保密責任，降低檔案服務外包工作的安全保密風險。

最后，要加強對進館項目的監(jiān)督指導。城建檔案館應配備若干監(jiān)督指導人員，做好進館項目的聯(lián)絡溝通，對其檔案服務外包活動中的收集、整理和數(shù)字化加工等工作進行跟蹤指導和服務。

2.3 改進城建檔案進館工作流程

將現(xiàn)有的“先掃后交”改為“先交后掃”，即在檔案服務企業(yè)將整理合格的紙質檔案移交進館后再由城建檔案館統(tǒng)一進行數(shù)字化加工，這種模式可有效避免返工重掃、二次審核等費時、費力的問題。檔案服務企業(yè)接收到建設單位的委托后，在檔案館的監(jiān)管之下完成后續(xù)的數(shù)字化加工流程，通過檔案館的抽查驗收后接收進館，確保檔案不再流出館外，既提高了項目檔案移交工作的效率、加快了建設單位辦理竣工備案的進度，又能夠保障項目檔案的安全。

3 結語

城建檔案服務外包工作是新形勢下適應城建檔案事業(yè)發(fā)展的創(chuàng)新路徑，不但能夠解決城建檔案館人員配置少、工作量大等實際困難，也大大提升了檔案館的工作質量與效率。城建檔案館應繼續(xù)加大對城建檔案服務外包工作法治化、規(guī)范化和科學化的探索、創(chuàng)新，助力城建檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。