企業(yè)檔案工作規(guī)劃編制探討

吳墀忠，王麗云

寧波市軌道交通集團有限公司

規(guī)劃是發(fā)展的先導。通過編制企業(yè)檔案工作規(guī)劃，可以將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，和工作計劃同步推進，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供引領保障。本文探討如何編制企業(yè)檔案工作規(guī)劃。

1 編制原則

1.1 協(xié)同

檔案工作規(guī)劃應納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，與信息化規(guī)劃等相關規(guī)劃相協(xié)同。

1.2 適用

規(guī)劃應與企業(yè)自身條件和發(fā)展階段相適應，不應貪大求全，強求一步到位。庫房和業(yè)務用房配置、信息化建設可分階段推進。

1.3 自主

規(guī)劃的編制應由企業(yè)檔案人員主導，這既是學習的過程，又方便實施時調整。需要專家指導時，企業(yè)檔案人員要積極介入。

2 編制準備

2.1 領導支持

積極爭取領導對規(guī)劃編制的重視和支持。一是在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、信息化規(guī)劃中考慮檔案工作，提出指導性意見；二是組建檔案工作團隊時，配備能力強的負責人和骨干力量；三是企業(yè)自身力量不足時，幫助尋求外部支援。

2.2 編制依據

主要有：有關法律、法規(guī)、部門規(guī)章，政府規(guī)章、規(guī)范性文件，有關標準規(guī)范，國家、省、市有關文件，等等，如《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《機關檔案管理規(guī)定》《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《企業(yè)數字檔案館（室）建設指南》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《關于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見》等。

2.3 基礎調查

內部調查。一是調查企業(yè)自身情況，包括企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、組織架構及主要業(yè)務、信息化規(guī)劃及實施情況等等。二是調查檔案工作基本情況，包括組織機構、檔案人員、硬件設施、室藏檔案、信息化基礎、檔案門類設置和各門類檔案的數量規(guī)模等。

外部調查。一是調查本行業(yè)、本地區(qū)的先進。二是調查新的檔案管理技術、檔案管理系統(tǒng)、檔案設施設備等。應特別重視面向檔案主管部門、行業(yè)專家的調查，基建項目檔案多的企業(yè)，還應調查當地城建檔案館。

3 規(guī)劃內容

企業(yè)檔案工作規(guī)劃內容一般包括：概述、發(fā)展環(huán)境、總體要求、主要任務和保障措施等。

3.1 概述

概述一般簡要介紹編制規(guī)劃的背景、目的、思路、方法與過程。

3.2 發(fā)展環(huán)境

即企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀及面臨的問題。應以具體、量化的事實從3方面說明問題：一是找標準。法規(guī)、規(guī)范關于檔案工作的基本要求，包括管理體系、設施設備、信息化等方面。二是找標桿。參考同行業(yè)、同地區(qū)先進企業(yè)的基本情況和特色，以其為榜樣。三是找差距。對照標準和標桿，指出主要差距，實事求是地分析企業(yè)檔案工作的成績、痛點、難點和卡點，指出檔案工作是否成為企業(yè)管理的短板及可能的影響。

3.3 總體要求

提出檔案工作規(guī)劃的指導思想、基本原則和發(fā)展目標。發(fā)展目標可以從以下2個方面考慮：一是確定形象目標。一般采用檔案主管部門認定的等級，目前全國范圍有數字檔案室和全國示范數字檔案室，浙江省范圍有省級合格、省級良好、省級優(yōu)秀等，可以作為階段性的形象目標，也可以自行確定其他適合本企業(yè)形象的目標。二是確定主要的進度目標。有考核的時間節(jié)點，可以分階段實施。

3.4 主要任務和保障措施

在總體發(fā)展目標下，分別從管理體系、設施設備、信息化3個模塊提出目標、計劃、重點，以及資源保障需求。根據實際，各模塊的編制深度可以有差別，有的可以深化到具體的實施方案，有的可以在實施過程中根據新規(guī)范和新技術條件補充完善。

3.4.1 管理體系

檔案管理體系主要包含企業(yè)檔案工作的組織制度，包括領導、機構、檔案員、檔案工作制度4個方面，分別提出內容、計劃和需求。

檔案管理體系規(guī)劃應考慮3方面因素：一是檔案機構自身定位和管轄范圍。是否負責下屬單位和外地分支機構檔案的收管用，有沒有涉密檔案。二是檔案機構與企業(yè)信息中心的關系。部分單位將檔案工作與信息化建設管理職能統(tǒng)一歸口到情報檔案處，為解決當前電子文件歸檔與電子檔案管理的難題提供了組織基礎保障。三是加工整理模式。是自行加工還是委外加工，檔案機構與業(yè)務部門的檔案工作界面設置，這些因素直接關系到檔案工作機構設置、人員配置、庫房和業(yè)務用房配置，以及檔案信息化規(guī)劃。

人才是檔案工作最重要的保障。當前，各單位面臨著傳統(tǒng)載體檔案數字化和增量檔案電子化的壓力，對檔案人員的要求更高，不僅要求檔案人員具有檔案管理知識技能，還要求其擁有較高的信息化管理水平。規(guī)劃應專題研究檔案人才隊伍建設問題。

檔案工作制度可參考《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，結合實際提出制度體系框架，一般包括工作規(guī)章、管理制度、業(yè)務規(guī)范3類制度，列出擬編制的主要制度清單。企業(yè)應通過制度明確2點：一是各制度和流程、各類合同協(xié)議均應編制檔案相關條款，并經企業(yè)檔案機構審查；二是確立企業(yè)文件處理的單一通道，避免多頭管理。

3.4.2 設施設備

企業(yè)檔案設施設備規(guī)劃可以根據《機關檔案管理規(guī)定》和有關規(guī)范，從業(yè)務用房、檔案庫房、檔案裝具、保管設備、辦公設備等5個方面，分別提出目標、計劃和需求。

檔案設施設備投資大，庫房結構和消防要求特殊，建成后不易調整，直接決定檔案保管條件、日常維護運營成本，更關系到等級目標驗收，設施設備的規(guī)劃、設計和建設應深入調查，深度規(guī)劃，形成與企業(yè)發(fā)展相適應的規(guī)劃方案。應根據有關規(guī)范，考慮4個因素：一是業(yè)務用房的數量、面積和布局應合理；二是大小庫房數量應合理配置，一般應多設置小庫房，提高靈活性、安全性，節(jié)能環(huán)保；三是對結構、消防系統(tǒng)、安防系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)的設計和采購提出明確的要求，作為下階段相應工作的依據；四是設施可以分批次安裝，暫時不用的庫房可先作其他用途，不安裝設施，以免設施積塵老化。

3.4.3 信息化

企業(yè)應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。近年來，檔案信息化相關的規(guī)范、標準、文件集中出臺，企業(yè)檔案信息化規(guī)劃參考依據比較齊全，建議以國家檔案局的《數字檔案室建設評價辦法》、國標《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》為主要的編制依據。信息化規(guī)劃一般包含基礎設施建設、應用系統(tǒng)建設、數字檔案資源建設3個方面，分別提出目標、計劃和需求。

信息化規(guī)劃的編制和實施由檔案機構和企業(yè)信息中心共同負責，應注意以下3個方面：一是檔案管理系統(tǒng)應在企業(yè)檔案管理制度建設比較完善后實施；二是請有關專家或檔案管理系統(tǒng)開發(fā)單位提前介入，指導編制規(guī)劃，以業(yè)務系統(tǒng)數據歸檔為重點，以系統(tǒng)自動集成主線深化業(yè)務流程數字化；三是電子文件電子檔案管理相關信息系統(tǒng)的安全管理應以等級保護或分級保護為核心予以實施，并輻射到安全管理的各個方面。