檔案數(shù)字化外包服務(wù)的困惑及對策

王 園

浙江星漢信息技術(shù)股份有限公司

在檔案管理中，檔案的數(shù)字化發(fā)展是未來主要的趨勢，也是信息化的時代背景下檔案管理工作變革的必然要求。對于檔案數(shù)字化建設(shè)，很多企業(yè)都采用外包的形式實現(xiàn)。對于檔案數(shù)字化的外包來說，主要是指需求企業(yè)委托具備獨立法人身份的相關(guān)機構(gòu)來承擔(dān)和負(fù)責(zé)對其檔案的數(shù)字化建設(shè)工作。因為此類外包服務(wù)公司具備技能嫻熟、設(shè)備先進、經(jīng)驗豐富、速度快、效率高等優(yōu)點，所以外包成為企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要手段，是檔案管理部門短期內(nèi)迅速提升檔案服務(wù)水平的有力手段。但由于外包形式存在一定的特殊性，在檔案數(shù)字化的外包服務(wù)中，還普遍存在諸多的困惑，這就需要企業(yè)針對此類困惑積極采取有效的對策，確保其檔案管理工作的有效開展。

1 檔案數(shù)字化外包服務(wù)的困惑

1.1 外包服務(wù)的質(zhì)量控制難度大

檔案的數(shù)字化建設(shè)具有很強的專業(yè)性，為了更好地實現(xiàn)檔案的數(shù)字化建設(shè)，企業(yè)往往通過外包的方式進行，這也說明他們在檔案的數(shù)字化建設(shè)中往往不具備相應(yīng)的能力，進而導(dǎo)致他們對外包檔案數(shù)字化建設(shè)往往不能實現(xiàn)有效的質(zhì)量控制。在外包合同形成后，主要是通過外包公司來負(fù)責(zé)數(shù)字化的建設(shè)，對其建設(shè)質(zhì)量的控制也主要通過外包公司進行，相關(guān)檔案部門一般只是在驗收階段進行質(zhì)量檢查。同時，外包公司的人員對檔案管理并不是很專業(yè)，在面對海量檔案數(shù)據(jù)時，往往會通過抽檢方式進行校對，這就造成校對的不全面和不準(zhǔn)確，無法切實保障外包的質(zhì)量，從而影響了檔案的數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量。外包公司在工作開展中主要目標(biāo)是追求利潤，因此往往會忽視產(chǎn)品的質(zhì)量，進而對工作存在把控不嚴(yán)的情況，很難實現(xiàn)有效管控數(shù)字化的質(zhì)量。另外，企業(yè)和外包公司還可能存在質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一情況，在質(zhì)量驗收中會出現(xiàn)分歧和沖突。

1.2 外包服務(wù)的檔案安全性具有風(fēng)險

檔案往往具有多樣的類型和巨大的規(guī)模，且很多內(nèi)容都呈現(xiàn)出很高的機密性。在檔案數(shù)字化的外包服務(wù)中，需要向外包公司提供相應(yīng)的檔案信息，而這就會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)存在泄露的風(fēng)險。外包公司內(nèi)部人員的素質(zhì)參差不齊，安全保密意識也較為薄弱，職業(yè)素養(yǎng)存在各不相同的情況，因此檔案內(nèi)容的外泄概率就會加大。同時，一些人員在檔案的數(shù)字化建設(shè)中還存在對檔案認(rèn)識的不足。流程沒有掌握到位、操作不規(guī)范等，都可能會對檔案信息產(chǎn)生破壞。

另外，外包服務(wù)期間還常出現(xiàn)監(jiān)管的不力，這很容易導(dǎo)致檔案內(nèi)容泄密，出現(xiàn)安全風(fēng)險。在外包服務(wù)的工作開展中，若沒有對外包業(yè)務(wù)的范圍進行明確規(guī)定，會導(dǎo)致一些不能開放和外泄的檔案信息流入外包公司，加大泄密風(fēng)險；數(shù)字化轉(zhuǎn)換環(huán)節(jié)，若在檔案整理、鑒定、處理和校對中出現(xiàn)疏忽或者失誤，就可能對檔案信息安全性產(chǎn)生威脅。因為電子檔案具有很強的可復(fù)制性，若完成外包服務(wù)后，對服務(wù)期間檔案信息清理不到位，對檔案信息的安全性就會產(chǎn)生威脅。

2 檔案數(shù)字化外包服務(wù)的對策

2.1 全面了解外包公司，加強風(fēng)險評估

對于檔案數(shù)字化外包服務(wù)模式的應(yīng)用，為了保證其有效推進、實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，需要重視對外包風(fēng)險的評估。企業(yè)要從宏觀的角度出發(fā)，對外包公司進行深入和全面的了解，掌握其資質(zhì)情況，對可能出現(xiàn)的風(fēng)險實施評估。同時，企業(yè)要從微觀的角度做好細(xì)節(jié)工作的有效落實，實地考察外包公司，做好對外包公司情況的全面了解，如管理方法、運行模式、技術(shù)水平和人員素質(zhì)等，來實現(xiàn)對可能存在的檔案安全性及質(zhì)量隱患的有效規(guī)避[3]。另外，結(jié)合檔案風(fēng)險評估的情況，要做好相關(guān)風(fēng)險的防范方案和控制目標(biāo)的制定，實現(xiàn)對風(fēng)險的有效控制。

2.2 選取高品質(zhì)的外包公司，并全方位考核

在檔案數(shù)字化建設(shè)中，為了確保外包服務(wù)的良好品質(zhì)，就需要做好對高品質(zhì)外包公司的合理選擇。選擇時，可以將信用、專業(yè)能力和技術(shù)能力等當(dāng)作考核的依據(jù)，綜合考量其行業(yè)經(jīng)驗，保證其能夠提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。同時，企業(yè)還可以通過公開招標(biāo)的方式，對外包公司的信譽、經(jīng)驗和業(yè)務(wù)能力等綜合評價和對比，從而選擇高品質(zhì)的公司。因為檔案的數(shù)字化建設(shè)存在復(fù)雜的內(nèi)容和環(huán)節(jié)，為了避免數(shù)字化建設(shè)中存在質(zhì)量糾紛，就要對建設(shè)工作建立統(tǒng)一的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并做好對工作流程、技術(shù)指標(biāo)的全面落實[4]。

2.3 依據(jù)國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對外包服務(wù)的模式加強監(jiān)管

為了促進檔案數(shù)字化建設(shè)，并實現(xiàn)對數(shù)字化外包服務(wù)的有效控制，一系列法律法規(guī)陸續(xù)出臺和實施，這對檔案數(shù)字化建設(shè)中的外包風(fēng)險實現(xiàn)了有效控制。在外包工作中就需要嚴(yán)格遵守這些法律法規(guī)。同時，檔案行政管理機構(gòu)也要充分發(fā)揮其職能，做好對檔案外包工作情況的全面和深入調(diào)查，依據(jù)國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對外包服務(wù)的模式加強監(jiān)管。另外，針對外包工作中常出現(xiàn)的風(fēng)險和重點內(nèi)容，要實施精細(xì)化的處理，特別是對具有違約、泄密和質(zhì)量等風(fēng)險的內(nèi)容，規(guī)范檔案的數(shù)字化建設(shè)體系，做好對外包工作的規(guī)范管理和有效監(jiān)督。最后，在對外包公司工作的監(jiān)督和定期檢查中，如果發(fā)現(xiàn)存在問題，則雙方要積極協(xié)商，對風(fēng)險預(yù)案實施構(gòu)建，并簽訂保密協(xié)議，積極落實安全和質(zhì)量管理的責(zé)任機制，按照精細(xì)化的管理目標(biāo)和要求，對監(jiān)管制度實施細(xì)化，確保檔案數(shù)字化建設(shè)具有良好質(zhì)量。