供水企業(yè)檔案管理存在的問題及對策

黃 繪

余姚市自來水有限公司

供水事業(yè)是社會發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是國家經(jīng)濟發(fā)展、文明進步、人民生活水平提高不可缺少、無法替代的物質(zhì)基礎(chǔ)。完善的供水檔案能夠很好地展現(xiàn)供水事業(yè)發(fā)展的每一步，也能見證一代代供水人為供水事業(yè)發(fā)展奮斗的歷史。高質(zhì)量的供水檔案能夠為供水事業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新提供重要、有效的參考資源。高質(zhì)量是高效發(fā)揮供水檔案作用的前提，加強檔案質(zhì)量把控是做好供水檔案管理工作的關(guān)鍵。

1 供水企業(yè)檔案管理存在的問題

供水企業(yè)歷史悠久，傳統(tǒng)的企業(yè)管理方式和傳統(tǒng)的工作理念，導(dǎo)致供水檔案管理中存在許多不足和問題。

企業(yè)檔案意識整體不強。企業(yè)員工年齡相對偏大，文化程度相對偏低，存在重實干輕記錄的傳統(tǒng)工作作風(fēng)，因此很多重要的事項、工程建設(shè)等沒有留下詳細的文字記錄，僅存在于老員工腦海里，通過言傳身教的方式來傳承經(jīng)驗。

多年來形成的傳統(tǒng)企業(yè)管理方式，使對檔案的重要性認識不夠到位，認為做好業(yè)務(wù)工作是企業(yè)的重心，檔案只是一項文字類工作，對于企業(yè)發(fā)展只起著微不足道的作用。有些老員工還喜歡把一些重要的資料留在自己身邊，認為放在自己身邊查閱比較方便。

工程建設(shè)資料一般都由工程指揮部兼職人員或施工單位人員負責(zé)收集整理，他們對檔案管理工作都很陌生，只是被動性地進行資料的收集和整理，導(dǎo)致本該收集的資料沒有收集。

檔案管理隊伍力量薄弱，人力物力投入不足。沒有專職檔案管理員或檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏高素質(zhì)的檔案管理人才，缺乏系統(tǒng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)層，在很大程度上制約了供水檔案管理工作的發(fā)展。

2 改進供水企業(yè)檔案管理工作的對策

2.1 首先要把好檔案的收集關(guān)

檔案的收集和歸檔是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，因此必須重視并做好這項工作。保證歸檔資料的完整性是檔案收集工作的核心要求，保證室藏檔案資源結(jié)構(gòu)優(yōu)化是檔案收集工作的重要目標，因此，檔案收集工作推行標準化和規(guī)范化是供水檔案高質(zhì)量管理的首要條件。建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，上規(guī)模且具備條件的供水企業(yè)應(yīng)設(shè)置綜合檔案室，配備專職檔案員，負責(zé)所有檔案的統(tǒng)一管理、綜合利用；同時，配備部門兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交。明確歸檔范圍，凡是供水工作中形成的已辦理完畢、具有歷史憑證和查考價值的各種文字圖表、聲像等不同門類和載體的歷史記錄，一律嚴格要求按規(guī)定進行收集、整理，并移交綜合檔案室統(tǒng)一保管，任何部門和個人不得據(jù)為己有。收集過程中，應(yīng)堅持“寧多勿漏”原則，凡是認為有用的材料，不論其用處大小，都要收集起來。堅持圍繞“用”字原則，按照歸檔范圍，結(jié)合檔案本身屬性和社會對檔案的需求，準確研判檔案的價值和歸檔期限。

2.2 重點要抓好工程檔案的質(zhì)量關(guān)

供水工程檔案的收集整理是供水檔案管理中的重點和難點問題之一。供水工程是民生工程，事關(guān)人民生活、工作，因此把好供水工程建設(shè)檔案管理的質(zhì)量關(guān)尤為重要。

供水工程項目有立項文件、資金計劃、建設(shè)許可、消防設(shè)計、用地申請、勘測環(huán)評、監(jiān)理、施工等材料，來源廣，涉及部門多，且工程的具體實施往往是委托相關(guān)施工單位執(zhí)行，有的施工單位無專業(yè)檔案管理人員，對檔案又缺乏足夠的認識和重視，對檔案資料的收集整理一般都存在被動應(yīng)付現(xiàn)象，導(dǎo)致所移交的檔案往往達不到完整性、準確性的要求。

針對上述現(xiàn)象，供水行業(yè)業(yè)主單位應(yīng)在工程建設(shè)期間明確項目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立或明確與工程項目建設(shè)管理相適應(yīng)的檔案管理機構(gòu)，并指派一名專業(yè)檔案人員，會同工程項目部、監(jiān)理單位、施工單位、設(shè)計單位等相關(guān)部門的兼職檔案員或資料員組成網(wǎng)絡(luò)管理體系，實行統(tǒng)一管理、互相協(xié)作的方式。嚴格根據(jù)《浙江省建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》等規(guī)范標準，積極遵循與建設(shè)工程“同步開始、同步建設(shè)、同步驗收”的原則，抓好事前、事中和事后控制3個重要環(huán)節(jié)，為檔案資料收集的“完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范”打好基礎(chǔ)。

加強事前控制，將供水工程項目檔案的有關(guān)內(nèi)容納入工程合同，作為合同中的重要條款內(nèi)容，明確歸檔文件的類型、歸檔范圍、歸檔時間、文件保管期限、歸檔文件整理方法及歸檔文件所屬部門責(zé)任以及數(shù)字化要求等。

加強事中控制，針對供水工程存在點多面廣、戰(zhàn)線長、參建單位多、資料員素質(zhì)參差不齊等特點，定期或不定期組織專兼職資料員召開討論交流會，分析經(jīng)驗，查找漏點，并進一步完善歸檔制度。同時業(yè)主單位所指派的檔案員應(yīng)經(jīng)常對參建單位資料的收集、編制和整理情況進行指導(dǎo)，及時提出整改要求。

加強事后控制，嚴格把好自檢整改、預(yù)驗收、驗收移交等各個階段的驗收關(guān)，確保歸檔檔案收集完整、組卷合理、移交手續(xù)齊全。

2.3 注重檔案管理人員的隊伍建設(shè)

人才是提高檔案質(zhì)量的保證，是檔案管理工作持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。具有鮮明行業(yè)特色的供水檔案，既是檔案又是記錄人民供用水演變的歷史編研，完善的供水檔案能有效促進供水事業(yè)的健康發(fā)展。因此，要整理好這份重要的民生供水檔案，我們需要一批具有豐富檔案經(jīng)驗又熟悉供水事業(yè)的復(fù)合型人才，及時為檔案隊伍輸入新鮮血液。

加強對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，圍繞依法治檔、檔案管理、檔案利用等主題，定期對專兼職檔案員開展崗位培訓(xùn)，積極組織或推薦檔案管理人員參加各類檔案技能實操比武活動，全面提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。同時增加對檔案員的供水業(yè)務(wù)技術(shù)的行業(yè)培訓(xùn)，完善檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，拓寬檔案管理人員的視野，利于檔案管理人員站在供水的專業(yè)視角收集、整理供水檔案，使供水檔案的整理更為合理和具有行業(yè)特色。

面對新形勢，供水企業(yè)及相關(guān)上級部門應(yīng)建立科學(xué)的引才育才機制，鼓勵檔案干部和檔案管理人員積極參加繼續(xù)教育，鼓勵廣大檔案管理人員晉升初級、中級、高級職稱，由此造就一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀律嚴的高素質(zhì)檔案管理隊伍，為新時代供水檔案的持續(xù)發(fā)展、高效利用提供有力保證。