論新時期基層檔案館的檔案接收工作

文·婁紅 王增強(qiáng)

接收檔案是檔案館必須做好的一項基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作?！稒n案法》規(guī)定“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案?！薄稒n案法實施辦法》規(guī)定“屬于中央級和省級、設(shè)區(qū)的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級國家檔案館移交?！睓n案接收進(jìn)館是豐富館藏的主要途徑，也是檔案館利用檔案服務(wù)社會的重要基礎(chǔ)。近幾年，諸城市檔案館依據(jù)法律，接收了全市1997-2006年檔案資料進(jìn)館。此次接收檔案，時間長，部門多，工作過程中出現(xiàn)了很多的問題和困難，值得檔案部門認(rèn)真思考。

一、檔案接收過程中發(fā)現(xiàn)的問題

（一）檔案損毀、丟失問題較為嚴(yán)重

檔案館在接收檔案過程中，發(fā)現(xiàn)的一個突出問題就是檔案損毀和丟失。這種問題在鎮(zhèn)街和市直部門中都不同程度的存在，前者的嚴(yán)重程度要高于后者。出現(xiàn)這種問題的原因有三個，一是部分鎮(zhèn)街和市直部門，檔案保管條件差，檔案室空間很小，也沒有配備相應(yīng)的設(shè)備，檔案室溫度、濕度等達(dá)不到保管要求，檔案排列凌亂，容易出現(xiàn)檔案損毀和丟失的現(xiàn)象；二是檔案員多是兼職，鎮(zhèn)街檔案員更換頻繁。幾乎所有鎮(zhèn)街，檔案員都是由辦公室里新參加工作的畢業(yè)生兼職，工作繁雜，檔案業(yè)務(wù)不熟，且變動頻繁，平均一至兩年就會發(fā)生變動。市直部門檔案員相對固定，多是由工作多年的人員擔(dān)任，但也多是由辦公室工作人員兼職。這些都對檔案安全保管造成了不利影響；三是機(jī)構(gòu)改革過程中沒有做好檔案移交工作。近年來，鎮(zhèn)街和部分市直部門經(jīng)過了多次改革，很多鎮(zhèn)街和部門發(fā)生了合并重組，在改革過程中，檔案的清點(diǎn)和移交被忽視，撤銷單位的檔案員只是將庫存檔案一次性全部移交給新成立單位的檔案員，雙方都不做清點(diǎn)，也沒有請地方檔案行政部門監(jiān)督指導(dǎo)，極易造成檔案損毀和丟失，且責(zé)任不清。

（二）案卷質(zhì)量參差不齊

案卷質(zhì)量差也是一個突出問題。很多單位的檔案達(dá)不到接收進(jìn)館的標(biāo)準(zhǔn)，比如文稿質(zhì)量、檢索目錄、全宗卷編寫等都與檔案館的要求有很大差距，需要檔案館指導(dǎo)檔案移交單位檔案員重新修改和編寫，拖慢了檔案接收的進(jìn)程。之所以出現(xiàn)這些問題，主要還是檔案員業(yè)務(wù)不熟，沒有對檔案工作投入足夠的精力，各項檔案制度也沒有真正落到實處。

（三）檔案移交種類單一，部分單位對移交檔案有抵觸

檔案館接收的應(yīng)該是各種載體的檔案，但在實際工作中，接收進(jìn)館的檔案種類非常單一，絕大多數(shù)是文書檔案，照片、影像等檔案數(shù)量極少。究其原因，一方面是檔案館將檔案接收工作的主要對象放在了文書檔案上，對其它載體檔案的接收力度較?。涣硪环矫媸菣n案移交單位對檔案的認(rèn)識存在偏差，不少單位認(rèn)為只有文書檔案需要移交檔案館，其它載體的檔案不需要移交。此外，在檔案接收過程中，還出現(xiàn)了部分單位對移交檔案有抵觸的現(xiàn)象，有的單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案是屬于自己單位的，不應(yīng)該移交檔案館，把檔案交到檔案館，會對自己的使用造成影響，這對檔案接收的進(jìn)度造成了很大的阻礙。[1]

（四）電子檔案接收難度大，重復(fù)數(shù)字化造成浪費(fèi)

隨著無紙化網(wǎng)上辦公的普及，各單位形成和接收的電子文件數(shù)量要遠(yuǎn)大于紙質(zhì)文件。但受傳統(tǒng)思維影響，各單位立卷時仍將紙質(zhì)文件當(dāng)作主要的歸檔材料，而對電子檔案重要性的認(rèn)識則明顯不夠，立卷時只是將自己認(rèn)為重要的電子文件打印成紙質(zhì)文件歸檔，電子文件的鑒定和歸檔沒有真正實現(xiàn)，多數(shù)單位不保存電子文件。加之，網(wǎng)上辦公形成的電子文件與檔案館的檔案利用系統(tǒng)之間存在技術(shù)轉(zhuǎn)換的問題，檔案館在接收檔案進(jìn)館時，沒有將電子檔案納入范圍。紙質(zhì)檔案接收進(jìn)館之后，需要再次完成數(shù)字化處理，一定程度上造成了電子文件資源和財政資金的浪費(fèi)。

二、解決問題的對策

（一）加大檔案法律法規(guī)宣傳力度

檔案館在接收檔案時遇到的問題和困難，很多都與移交單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案員對檔案法律法規(guī)缺乏了解有關(guān)。檔案行政主管部門應(yīng)該對此項工作常抓不懈，利用各種形式，探索各種渠道，開展檔案法律法規(guī)宣傳，使各立檔單位的檔案員和主管領(lǐng)導(dǎo)了解檔案法律法規(guī)的內(nèi)容，提高對檔案工作的認(rèn)識，知曉哪些行為是違反法律的。也只有如此，檔案行政主管部門在履行檔案行政執(zhí)法時才更加有理有據(jù)。強(qiáng)化檔案法律法規(guī)的宣傳，對于檔案館接收各種載體的檔案也會起到促進(jìn)作用。

（二）強(qiáng)化業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)和培訓(xùn)

針對部分單位出現(xiàn)檔案損毀、丟失，檔案行政主管部門應(yīng)強(qiáng)化日常的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)和培訓(xùn)。每年定期組織對檔案室的檢查，發(fā)現(xiàn)檔案安全隱患，及時督促解決，促進(jìn)各項檔案制度落到實處，保障檔案的完整性和可持續(xù)性。鎮(zhèn)街和市直部門，檔案員多為兼職且變動頻繁，多數(shù)單位在更換檔案員之后，新老檔案員之間只有工作交接，沒有業(yè)務(wù)知識的傳授，也很少主動聯(lián)系檔案行政主管部門上門指導(dǎo)，只有到了下一年立卷時，檔案行政主管部門才知道哪些單位更換了檔案員。在此之前的很長時間內(nèi)，立檔單位檔案工作實際上形成了真空狀態(tài)。這是造成檔案損毀和丟失的重要原因。基于此，檔案行政主管部門不應(yīng)坐等立檔單位聯(lián)系，而應(yīng)該主動作為，擔(dān)起業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)的責(zé)任，除每年定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)之外，還應(yīng)及時了解各單位檔案員變動情況，對新更換和新成立部門的檔案員進(jìn)行單獨(dú)指導(dǎo)，確保檔案工作科學(xué)銜接和持續(xù)發(fā)展。對發(fā)生合并重組的機(jī)構(gòu)，檔案行政主管部門也應(yīng)主動參與到檔案移交工作中，三方共同清點(diǎn)檔案數(shù)量，厘清各方責(zé)任，履行各項交接手續(xù)。此外，在開始接收檔案之前，檔案館也應(yīng)對移交單位的檔案員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，使檔案員熟知檔案接收的流程和標(biāo)準(zhǔn)，做好準(zhǔn)備工作。

（三）分類推進(jìn)檔案接收

檔案館在接收檔案時，遇到的檔案丟失問題，多數(shù)發(fā)生在已經(jīng)撤銷的單位，比如某個鄉(xiāng)鎮(zhèn)在并入另一個鄉(xiāng)鎮(zhèn)后，就丟失了多卷檔案。之所以造成這個問題，一方面是立檔單位保管不善、沒有按規(guī)定履行移交手續(xù)，另一方面是單位合并重組之后，新成立的單位重視新形成的檔案，合并之前的檔案則往往被忽視，甚至陷入無人監(jiān)管的狀態(tài)。此外，有很多單位檔案保管條件很差，沒有足夠的空間保存檔案。劉鳳英提出：“如果各方面條件允許，應(yīng)盡可能地接收新進(jìn)形成的檔案進(jìn)館，以減少在基層單位保管的時間，避免可能出現(xiàn)的檔案遺失等風(fēng)險?！盵2]這在現(xiàn)實中還很難實現(xiàn)。檔案館在接收檔案進(jìn)館時，在時間上不能一刀切，應(yīng)該針對不同的部門制定不同的計劃，對于發(fā)生合并重組的機(jī)構(gòu)，可以在合并重組的時候就把檔案接收進(jìn)館；對于保管條件差的單位，則需要在其庫房飽和之前就提前接收檔案入館。對于后一種情況，檔案行政主管部門還應(yīng)幫助立檔單位積極爭取資金，改善檔案保管條件，確保檔案安全。劉建軍、孟安生還提出，在全面接收檔案之前，應(yīng)先建立接收試點(diǎn)，處理好接收過程中的一系列業(yè)務(wù)問題，并歸納整理，使每個檔案指導(dǎo)人員對每個細(xì)節(jié)都做到心中有數(shù)。[3]這是一個很好的方法，具體工作中，檔案館可以選擇檔案工作最落后、檔案保管條件最差的單位做試點(diǎn)，一方面可以最早把這些單位的檔案接收進(jìn)館，另一方面也可以從這些工作落后單位發(fā)現(xiàn)更多的問題，從而找出解決方法。

（四）探索電子文件歸檔和接收

隨著無紙化辦公的推進(jìn)，紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡成為未來檔案工作的發(fā)展趨勢，因而檔案行政主管部門應(yīng)該探索電子文件的歸檔和接收工作。由于檔案工作在各單位不受重視，檔案員普遍為兼職，立檔單位在電子文件歸檔和接收過程中無法承擔(dān)積極作為的角色，只能被動接收檔案行政主管部門的指導(dǎo)。檔案行政主管部門應(yīng)依據(jù)《檔案法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《電子檔案移交與接收辦法》等推進(jìn)電子文件的歸檔和接收，積極探索機(jī)關(guān)辦公系統(tǒng)與檔案館利用服務(wù)系統(tǒng)之間的技術(shù)對接，實現(xiàn)市或省范圍內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，避免重復(fù)數(shù)字化造成的浪費(fèi)。

綜上所述，接收檔案是檔案館的核心工作之一，當(dāng)前檔案接收工作既有檔案損毀、案卷質(zhì)量參差不齊等老問題，也有電子檔案接收困難等新問題。這些問題之所以會在檔案接收時發(fā)生，是因為從文件材料立卷開始就已經(jīng)出現(xiàn)了問題。要從根本上提高檔案接收工作的水平，必須從檔案工作的各個環(huán)節(jié)著手，需要檔案部門主動作為。