施工企業(yè)工程項目檔案管理的難點與有效應(yīng)對

文/周 靜

工程項目檔案涉及內(nèi)容多、范圍廣、周期長，貫穿工程項目建設(shè)的整個過程。針對當(dāng)前工程項目檔案管理工作存在的諸多問題，施工企業(yè)應(yīng)予以高度重視，強化責(zé)任意識，完善管理制度，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保工程檔案資料的真實性與有效性

工程項目檔案屬于施工企業(yè)工程項目建設(shè)過程產(chǎn)生的資料和文件，項目檔案管理是工程項目管理工作的重要一環(huán)。若不對該環(huán)節(jié)引起重視，工程項目檔案則不能做到完整歸檔與保存，也就不能對已發(fā)生的工程項目具體情況給予有效總結(jié)，還無法對后續(xù)工程項目施工中可能遇到的問題給予合理指導(dǎo)。所以，總結(jié)施工企業(yè)工程項目檔案管理現(xiàn)存問題，找出相應(yīng)的解決策略已刻不容緩。

一、施工企業(yè)工程項目檔案管理的難點

工程項目檔案管理關(guān)系到工程施工的順利進行，工程立項文件是對工程項目決策、審批與確立等過程的真實記錄。項目開工建設(shè)前已形成且積累的文件稱作工程準備階段文件，可為項目經(jīng)費使用、項目預(yù)算編制、招投標與項目的具體實施提供依據(jù)，而項目預(yù)算、招投標中形成的文件材料又可為項目勘察測量、設(shè)計等提供依據(jù)。若將這一文件積累過程從工程施工中剔除，工程是不能正常開展的。因而做好工程項目檔案管理工作是現(xiàn)代施工企業(yè)發(fā)展賦予的使命和要求，但當(dāng)前施工企業(yè)工程項目檔案管理還存在諸多問題，需引起重視，主要包括：第一，對工程檔案管理工作的重視度不夠；第二，項目檔案管理相關(guān)規(guī)章制度不完善；第三，工程檔案資料缺乏真實性和有效性 (部分施工企業(yè)工程檔案資料在形成時因制作份數(shù)少，或因保管不力而丟失，竣工移交時經(jīng)常用復(fù)制件替代。還可能因項目負責(zé)人不在現(xiàn)場，部分重要文件與審批文件、竣工圖章簽字等，則由工作人員自主代簽，降低了工程檔案資料的真實性與法律效力）；第四，檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升，為完整歸檔與及時歸檔增加了困難。

二、應(yīng)對措施

1.領(lǐng)導(dǎo)重視是落實工程項目檔案管理的基本前提

工程項目檔案管理要求施工企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)引起高度重視，強化責(zé)任意識。第一，需結(jié)合工程規(guī)模，堅持高效、精干、協(xié)調(diào)、有力的原則，增設(shè)專門的工程項目檔案管理機構(gòu)，并配備專門的專職檔案員，在機構(gòu)與人員編制上著手確保工程項目檔案管理工作有人落實、有人嚴抓；從經(jīng)費、宣傳等著手給予傾斜，使施工現(xiàn)場工程管理人員能夠主動參與到項目檔案管理工作中。第二，施工單位項目部成立后，項目業(yè)主需加強監(jiān)督、指導(dǎo)，施工單位內(nèi)部應(yīng)明確各級職責(zé)，項目經(jīng)理屬于項目檔案管理的第一責(zé)任人，成立以項目經(jīng)理為組長，總質(zhì)檢師、項目總工與主管項目生產(chǎn)的副經(jīng)理為副組長，部門主任積極配合的項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，促使各部門項目檔案管理工作能順利推進，定期組織和召開施工文件歸檔會議，商討解決施工文檔整理收集中遇到的問題；同時還需增設(shè)獨立的項目竣工檔案管理具體承辦機構(gòu)（竣工辦或檔案室），打造由檔案室?guī)ь^、各部門積極配合、主動接受項目業(yè)主與監(jiān)理監(jiān)督的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系。

2.制定并完善檔案管理相關(guān)規(guī)章制度

無規(guī)矩不成方圓。規(guī)章制度是保證施工企業(yè)檔案管理工作有效落實的指路燈，可為資料整理、歸檔與管理工作的開展提供法律依據(jù)。因而需進一步制定并落實如下規(guī)章制度：第一，制定檔案管理通報制度。檔案管理部門應(yīng)每月把文件資料的收集、整理、歸檔移交過程與所存問題，通過月例會的方式上報給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與項目監(jiān)理部，針對所存問題進行協(xié)調(diào)解決。第二，制定施工文件預(yù)立卷登記制。施工企業(yè)內(nèi)各部門指定的檔案專兼職人員需對已辦理結(jié)束的文件根據(jù)檔案管理要求進行分類整理存放并制定臺賬，降低施工文件資料整理、組卷所花費的工作量，促使文件資料完整無誤的歸檔；同時，應(yīng)積極督促專職檔案管理人員及時做好項目檔案目錄匯編。第三，制定項目檔案管理考核機制。項目檔案管理考核機制的制定，是保證檔案管理工作高效率、高質(zhì)量完成的可行手段。項目業(yè)主需對施工單位給予監(jiān)督及指導(dǎo)，成立施工文件與竣工檔案形成、整理和歸檔的相關(guān)懲罰制度，且和經(jīng)濟利益掛鉤。每年年初將項目檔案工作納入項目經(jīng)濟目標考核范疇，作為項目部工作計劃之一，對相關(guān)施工技術(shù)文件、工序質(zhì)量檢查驗收文件和單元工程驗收評定文件根據(jù)分部工程作出檢查，把檢查結(jié)果視作月質(zhì)量考核內(nèi)容，為相關(guān)責(zé)任人的獎懲提供依據(jù)。每年年底對不同部門和相關(guān)人員項目檔案管理目標進展與優(yōu)劣情況作出考核與獎懲，如若存在施工文件不齊、施工文件未和施工進程同步形成，或企業(yè)內(nèi)各部門沒有依照規(guī)定定期進行文件資料移交的，則對相關(guān)的負責(zé)人給予通報批評與懲處，達到監(jiān)督職能的作用，想方設(shè)法克服工作中存在的“短板”，促項目檔案管理與施工文件產(chǎn)生、收集、整理同步，實現(xiàn)管理有制度、開展有人員、執(zhí)行有舉措，真正將項目檔案管理工作落到實處。

3.確保工程檔案資料的真實性與有效性

項目施工中，為保證所產(chǎn)生文件資料的真實性與有效性，應(yīng)明確文件的法律責(zé)任，該由責(zé)任人簽字的，絕不可由他人代簽。如確實因特殊原因無法親自簽字的，責(zé)任人應(yīng)出具相應(yīng)的委托授權(quán)書，由受托人代簽，授權(quán)委托書和竣工文件同時歸檔保存，增強檔案資料的嚴謹性，提高資料的法律效率。工程檔案的形成與產(chǎn)生，如因意外而導(dǎo)致文字表述或數(shù)據(jù)出錯，責(zé)任人需及時作出修改，并在修改處蓋上修改人印章，使檔案資料更真實。

4.加強檔案管理人員業(yè)務(wù)索質(zhì)的提升

定期對工程檔案管理人員與相關(guān)技術(shù)人員展開培訓(xùn)。在改革開放深入與建筑業(yè)快速發(fā)展的今天，建筑檔案管理工作的特征有了新變化，對檔案管理人員的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)也提出了更高要求。檔案管理人員不僅有較高的專業(yè)素質(zhì)、扎實的技能和服務(wù)意識外，還應(yīng)具備新觀念，在工作中變被動為主動，認真領(lǐng)悟?qū)W習(xí)國家相關(guān)法律法規(guī)，以及施工企業(yè)的相關(guān)規(guī)章制度，促其在工作中得到靈活應(yīng)用，并在法規(guī)制度的引導(dǎo)下辦事，使檔案管理質(zhì)量與管理水平得以提高。

總之，和一般檔案管理相比，工程項目檔案管理的系統(tǒng)性、專業(yè)性更強，檔案收集、整理與管理工作需貫穿至工程施工的全過程，內(nèi)容廣而全，對管理人員的綜合素質(zhì)要求更高，做好項目檔案管理并非易事。所以，施工企業(yè)檔案管理工作應(yīng)在現(xiàn)有經(jīng)驗基礎(chǔ)上，不斷完善，大膽實踐，促使檔案管理更規(guī)范，促進我國社會經(jīng)濟發(fā)展再上一個新臺階。