企業(yè)重組過程中檔案處置的問題與對策研究

文/周 靜

企業(yè)重組過程中企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生了變動(dòng)，檔案處置工作缺乏有效控制和規(guī)范管理，很容易進(jìn)一步損壞或者流失具有利用價(jià)值的檔案信息。企業(yè)檔案部門應(yīng)深入分析周圍形勢變化，進(jìn)一步認(rèn)清自身的價(jià)值和不足，完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，明確合并重組企業(yè)檔案歸屬與流向，根據(jù)重組企業(yè)檔案移交方案，切實(shí)做好檔案資料的清理工作，確保重組企業(yè)檔案資產(chǎn)安全

全面深化國有企業(yè)改革，加快轉(zhuǎn)型升級(jí)是企業(yè)“十三五”時(shí)期一項(xiàng)十分緊迫的重要任務(wù)。開展企業(yè)清理整合工作是全面深化改革的迫切需要，加快結(jié)構(gòu)調(diào)整和資源整合，推進(jìn)提升增效戰(zhàn)略，通過清理整合全面推動(dòng)企業(yè)體制創(chuàng)新和機(jī)制轉(zhuǎn)換，減少層級(jí)管理，縮短管理鏈條，提高管控能力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)又好又快的發(fā)展。筆者所在的企業(yè)為央企二級(jí)公司，自2010年開始重組整合下屬三級(jí)公司近20家，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生了頻繁變動(dòng)。如何妥善做好檔案處置工作，確保檔案完整安全，維護(hù)企業(yè)利益是我們值得思考的問題。本文就企業(yè)重組過程中檔案處置工作面臨的困難進(jìn)行分析，并提出在企業(yè)重組期加強(qiáng)檔案工作的策略。

企業(yè)重組，是指對企業(yè)的資金、資產(chǎn)、勞動(dòng)力、技術(shù)、管理等要素進(jìn)行重新配置，構(gòu)建新的生產(chǎn)經(jīng)營模式，使企業(yè)在變化中保持競爭優(yōu)勢的過程。企業(yè)重組貫穿于企業(yè)發(fā)展的每一個(gè)階段。企業(yè)重組是針對企業(yè)產(chǎn)權(quán)關(guān)系和其他債務(wù)、資產(chǎn)、管理結(jié)構(gòu)所展開的企業(yè)的改組、整頓與整合的過程，以此從整體上和戰(zhàn)略上改善企業(yè)經(jīng)營管理狀況，強(qiáng)化企業(yè)在市場上的競爭能力，推進(jìn)企業(yè)創(chuàng)新。

一、企業(yè)重組類型及檔案管理現(xiàn)狀

企業(yè)重組涉及企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)的方方面面，既包括企業(yè)的人員、產(chǎn)權(quán)、債務(wù)、資產(chǎn)、管理、機(jī)構(gòu)等，也包括作為企業(yè)資產(chǎn)重要組成部分的企業(yè)檔案。筆者所在的企業(yè)涉及重組的三級(jí)公司，根據(jù)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)方式不同，主要分為以下三種類型。

第一種類型為：企業(yè)內(nèi)部三級(jí)公司合并。此類企業(yè)合并的原則是，注重發(fā)揮管理先進(jìn)企業(yè)對落后、困難企業(yè)的融合及帶動(dòng)作用，注重經(jīng)營盈利與虧損企業(yè)的適度平衡，將落后一方整體并入先進(jìn)一方。

第二種類型為：三級(jí)公司脫離本企業(yè)重組到外部其他企業(yè)。此類重組企業(yè)的特點(diǎn)是，在上級(jí)單位的統(tǒng)籌安排下，本企業(yè)三級(jí)公司的資產(chǎn)、人員和業(yè)務(wù)整體從原企業(yè)分離，轉(zhuǎn)移到新的企業(yè)進(jìn)行管理。

第三種類型為：外部企業(yè)三級(jí)公司重組到本企業(yè)。此類重組企業(yè)的特點(diǎn)是，在上級(jí)單位的統(tǒng)籌安排下，將外部某公司的三級(jí)企業(yè)分離整體劃入到本企業(yè)。

以上各類合并重組企業(yè)普遍存在檔案門類多、檔案管理水平參差不齊、各門類檔案分散管理等現(xiàn)象。特別是第二、三種類型涉及外企業(yè)，在重組過程中科技檔案移交普遍存有歧義和糾紛。主要原因是筆者所在的企業(yè)為施工企業(yè)，在投標(biāo)攬活中需要提供大量工程業(yè)績原件，業(yè)績原件對提升市場競爭力具有重要意義，因此移交雙方都希望擁有施工業(yè)績，在移交過程中就會(huì)出現(xiàn)在建項(xiàng)目、完工項(xiàng)目的竣工資料如何移交，施工業(yè)績檔案如何移交等問題。

二、企業(yè)在重組過程中檔案處置工作面臨的困難和問題

(一)企業(yè)重組期的檔案工作缺乏控制性

被重組企業(yè)大多是營業(yè)收入未達(dá)到企業(yè)總部要求，近三年來收入利潤率指標(biāo)低于企業(yè)下屬同級(jí)公司平均水平，這就導(dǎo)致了這一類企業(yè)由于經(jīng)營業(yè)績不好，基礎(chǔ)管理不規(guī)范，因此被重組。企業(yè)整體管理水平不佳，也導(dǎo)致了檔案基礎(chǔ)工作薄弱，其中多數(shù)企業(yè)檔案管理責(zé)任未有效落實(shí)，未對歷年來形成的檔案集中統(tǒng)一保管，大部分檔案散存在各業(yè)務(wù)部門；加之企業(yè)面臨重組合并，人心渙散，原檔案人員調(diào)離或自謀出路，留守人員對檔案工作不熟悉，造成重組企業(yè)檔案移交處置過程中難以控制，企業(yè)檔案存在缺失風(fēng)險(xiǎn)。

（二）重組企業(yè)雙方缺乏對檔案資產(chǎn)的有效管理

第一，缺乏在重組工作開展前期對被重組企業(yè)檔案資產(chǎn)進(jìn)行價(jià)值評(píng)估的意識(shí)。進(jìn)入實(shí)體操作階段的企業(yè)重組工作必然會(huì)引發(fā)人心浮動(dòng)，導(dǎo)致檔案監(jiān)管工作走入空白區(qū)，因此參與并購行為的主體對被重組企業(yè)檔案價(jià)值未給予足夠的重視，倉促地在重組過程中接受檔案材料，會(huì)在一定程度上造成被重組企業(yè)檔案資產(chǎn)流失。第二，缺乏對重組期檔案資產(chǎn)處置預(yù)案的制定。在企業(yè)通過會(huì)議決策重組企業(yè)后，由于思想上缺乏指定人員參與到工作小組的意識(shí)，進(jìn)而無法制定科學(xué)合理的檔案資產(chǎn)處置預(yù)案，所以檔案移交工作缺乏規(guī)范化管理，主要表現(xiàn)在被重組企業(yè)需要移交資料范圍界定模糊、移交程序混亂無規(guī)章、檔案信息的質(zhì)量和價(jià)值被大打折扣，進(jìn)而容易讓重組企業(yè)后期檔案管理工作陷入缺損、混亂的局面。第三，企業(yè)重組后期缺乏對接收檔案的鑒定和保管工作。實(shí)施重組的企業(yè)在接管被重組企業(yè)后將更多的精力放在人力、財(cái)力和物力方面的理順工作中，致力于解決恢復(fù)生產(chǎn)經(jīng)營相關(guān)的權(quán)責(zé)分配類問題，沒有及時(shí)對接手的檔案資產(chǎn)管理投入精力進(jìn)行整頓、清理和規(guī)范管理，甚至連檔案基本的存放需求都難以滿足。對于正處于搬遷調(diào)整、崗位變動(dòng)和新舊檔案人員分流等問題頻繁出現(xiàn)的企業(yè)重組期，很容易進(jìn)一步損壞或者流失具有利用價(jià)值的檔案信息。

三、企業(yè)并購重組期檔案工作對策

（一）明確檔案工作目標(biāo)，開展更具針對性的管理工作

企業(yè)發(fā)展模式和方向的變化必然會(huì)影響檔案工作的開展，因此要根據(jù)新局面制定符合當(dāng)下發(fā)展的工作目標(biāo)，一方面企業(yè)應(yīng)組織召開重組單位資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置工作專題會(huì)議，明確合并重組企業(yè)檔案歸屬與流向，制訂檔案移交工作方案，明確檔案移交主責(zé)部門，提前解決好雙方的分歧。另一方面確定重組單位檔案交接時(shí)間與檔案交接責(zé)任人，責(zé)任落實(shí)到人，使重組企業(yè)工作人員更有針對性地開展工作。確立好工作目標(biāo)不僅能有效消除偏離目標(biāo)的因素，還能充分發(fā)揮局部優(yōu)化工作的效用促進(jìn)總體目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

（二）強(qiáng)化人員檔案意識(shí)，實(shí)行規(guī)范化檔案管理

做好檔案工作的基本前提，是從思想上樹立牢固的檔案意識(shí)。只有在充分意識(shí)的支撐下，才能開啟檔案規(guī)范化管理的第一步。移交雙方要樹立大局觀念，根據(jù)重組企業(yè)檔案移交方案，做好檔案資料的清理工作，由移交單位對各類檔案進(jìn)行編目登記，企業(yè)總部檔案部門對重組企業(yè)檔案進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保重組企業(yè)檔案資產(chǎn)安全。

（三）堅(jiān)持依法治檔，建立并完善檔案管理制度

要讓重組企業(yè)檔案工作朝著規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展，日常就必須建立合理的檔案管理制度，并在實(shí)施過程中堅(jiān)持對其進(jìn)行完善。一方面通過發(fā)揮制度的作用來規(guī)范檔案工作，比如實(shí)施分工責(zé)任制或者針對不同部門建立檔案管理工作責(zé)任制，制定《人事檔案管理規(guī)范》《文書檔案管理規(guī)范》《聲像檔案管理規(guī)范》和《會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》等，用來指導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)工作的開展；另一方面發(fā)揮制度的作用來保障檔案工作，比如建立《檔案資源管理績效考核細(xì)則》一類的配套管理制度，對檔案管理工作進(jìn)行考核、監(jiān)督，為檔案工作順利開展提供有力的制度保障。

（四）加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員綜合素質(zhì)

當(dāng)檔案管理工作陷入重組、交接、整改的困境期時(shí)，擺脫困境最好的辦法就是建設(shè)并擁有一支業(yè)務(wù)精良、結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍。建設(shè)好檔案隊(duì)伍的第一步，是保證專職檔案人員的數(shù)量，同時(shí)在專業(yè)能力、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素養(yǎng)和年齡結(jié)構(gòu)等方面要保證合理性，以便后期發(fā)揮出檔案團(tuán)隊(duì)的整體效應(yīng)；第二步是從整體角度出發(fā)，致力于檔案人員網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，讓各部門檔案工作銜接人員的作用得到充分發(fā)揮，而這需要建立科學(xué)合理的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，并將定性與定量相結(jié)合的考核方法加以輔佐，充分發(fā)揮激勵(lì)措施的作用，提高各層級(jí)檔案人員的工作積極性。

總而言之，重組對企業(yè)而言是一次改變和重生的機(jī)會(huì)，對檔案工作而言不僅是一次挑戰(zhàn)，更是一個(gè)機(jī)遇。企業(yè)檔案部門在重組過程中應(yīng)深入分析周圍形勢的變化，進(jìn)一步認(rèn)清自身的價(jià)值和不足，從而堅(jiān)定信心和方向，以此為契機(jī)提升檔案管理工作水平。